Con poco tiempo al día y cada vez más trabajo acumulado, los bufetes de abogados de todos los tamaños, los equipos jurídicos de las empresas y las agencias gubernamentales buscan mejores formas de maximizar sus esfuerzos. ¿Su respuesta? La automatización.

Si bien es cierto que la automatización puede ayudarle a agilizar los flujos de trabajo, ahorrando tiempo y dinero, puede resultar intimidante dar el primer paso en la adopción de esta nueva tecnología cuando necesita mantener sus operaciones diarias y su carga de trabajo actuales. Y con tantos tipos diferentes de tecnología de automatización en el mercado, desarrollar una comprensión clara de lo que la automatización podría ser realmente para su práctica legal o agencia puede ser difícil. ¿Por dónde debería empezar?

Dado que gran parte del trabajo jurídico comienza y termina con los documentos, la mejor forma de beneficiarse inmediatamente de la automatización del flujo de trabajo es mediante la automatización de los documentos jurídicos. Al automatizar sus procesos documentales, no sólo obtendrá importantes beneficios con la menor interrupción de sus operaciones actuales, sino que también creará una base sólida para actualizaciones mayores de la automatización del flujo de trabajo en el futuro.

Por qué es importante la automatización de los documentos jurídicos

Independientemente de su área de práctica, el trabajo jurídico requiere muchos procesos repetitivos para crear un gran volumen de documentos, como contratos, acuerdos, alegatos, testamentos y muchos más, que deben ser todos conformes, coherentes y precisos.

Por desgracia, la práctica demasiado habitual de reutilizar una plantilla base o buscar un documento antiguo y utilizar "buscar y reemplazar" para adaptar manualmente cada documento a un propósito específico puede dar lugar a errores y a que se pasen por alto detalles importantes. Se trata de un proceso manual tedioso que quita a los abogados un tiempo valioso que, de otro modo, podrían dedicar a realizar un trabajo de mayor valor para el cliente, y la probabilidad de que se produzca un error humano puede crear ciclos de aprobación adicionales y retrasos costosos, además de erosionar la confianza del cliente.

Al automatizar la producción de documentos jurídicos mediante plantillas y aplicaciones inteligentes, los equipos jurídicos pueden aumentar su eficacia, reducir los errores y eliminar la necesidad de rellenar manualmente la misma información en múltiples documentos y formatos.

Cómo optimizar las operaciones con la automatización de documentos

He aquí algunos ejemplos concretos de cómo la automatización de documentos puede ayudar a bufetes de abogados de todos los tamaños, a equipos jurídicos corporativos y al sector público a optimizar sus operaciones:

Despachos de abogados pequeños, medianos y boutique

1. Captación de nuevos clientes: Con la cantidad de competencia que existe entre los pequeños bufetes, su nivel de eficacia y comunicación puede marcar la diferencia a la hora de conseguir nuevos negocios. Automatizar la captación de clientes y las cartas de compromiso que pueden pasarse a los clientes para su firma electrónica puede ahorrar tiempo y esfuerzo administrativo, así como mostrar a los posibles clientes que su bufete es rápido, atento, preciso y tecnológicamente moderno.

2. Generación de documentos: Especialmente útil para los despachos boutique -como los de planificación patrimonial, derecho de familia o quiebras- que ofrecen tarifas fijas para paquetes jurídicos en lugar de cobrar por horas, la capacidad de ahorrar tiempo en la creación de documentos es fundamental para mantener el trabajo por horas dentro del alcance de su estructura de precios. La automatización puede ayudar a las empresas a recopilar la información necesaria y generar automáticamente la mayoría, si no todos, los documentos incluidos en un paquete de precio fijo, lo que ahorra tiempo y libera tiempo de consulta especializado con los clientes.

Grandes bufetes

3. Admisión de pliegos de condiciones de fusiones y adquisiciones y generación de documentos de la operación: Cuando se trata de un trabajo jurídico sensible al tiempo, como las fusiones y adquisiciones (F&A) -en el que la puntualidad y el éxito de las grandes operaciones que se lleven a cabo afectarán a mucha gente-, cualquier oportunidad de ahorrar tiempo es especialmente útil, y ahí es donde puede ayudar la automatización. Automatizar el proceso de creación de una entrada de hoja de términos y rellenar automáticamente los documentos estándar de fusiones y adquisiciones permite a su equipo obtener una ventaja en el proceso, así como eliminar el riesgo de errores potenciales que pueden costar un tiempo valioso y ciclos de aprobación para rectificar.

4. Estar mejor equipado para servir a los departamentos jurídicos corporativos: Para los asesores externos que prestan un servicio parcial o completo a las grandes empresas, existe una presión cada vez mayor para mantenerse al día en las prácticas más innovadoras con el fin de seguir siendo competitivos. Esto significa encontrar formas más eficientes de prestar servicio a sus clientes y gestionar su carga de trabajo, desde la reducción de la repetición de grandes volúmenes hasta la simplificación de tareas más complejas, pasando por la oferta de soluciones de autoservicio a medida, de modo que la experiencia de los abogados pueda liberarse para centrarse en asuntos más especializados y de mayor riesgo.

Equipos jurídicos corporativos

5. Recepción de solicitudes: Los departamentos jurídicos de las empresas dedican mucho tiempo a gestionar las solicitudes de evaluación de asuntos, revisión o creación de documentos y otras muchas tareas que llegan en un flujo constante por correo electrónico. La tecnología de automatización ayuda a dominar este caos agilizando el proceso de admisión. Cosas como simples acuerdos de empleo o acuerdos de confidencialidad pueden configurarse como autoservicio con la supervisión del departamento sólo cuando sea necesario. Salir de este tipo de solicitudes permite a su departamento jurídico gestionar mejor las solicitudes internas, creando orden al mismo tiempo que libera valioso tiempo de abogados y asistentes jurídicos. De este modo, su equipo dedica menos tiempo a gestionar y organizar la documentación y más a satisfacer las necesidades de la empresa.

6. Admisión de casos: Normalmente, cuando los abogados de una empresa reciben una demanda, tienen que generar manualmente los escritos de respuesta para asegurarse de que el caso se tramita correctamente. La automatización del proceso de admisión garantiza que no se omita ningún paso, que se generen automáticamente plantillas de escritos de respuesta y que toda la información relevante esté exactamente donde debe estar. Esto libera al personal jurídico para que dedique más tiempo a responder a una demanda y menos al trabajo administrativo.

Obtenga más información en "Automatizar su departamento jurídico corporativo de forma sencilla".

Sector público

7. Cartas de opinión: Para las fiscalías generales y los organismos gubernamentales es habitual recibir solicitudes de cartas de opinión por correo postal o electrónico en las que se piden aclaraciones sobre las leyes de determinadas jurisdicciones. Sin embargo, cada correspondencia requiere una configuración, una asignación, una investigación y una respuesta en un plazo determinado. La tecnología de automatización puede recopilar los datos de admisión iniciales para generar una respuesta de admisión al solicitante y también crear documentos de plantilla de respuesta como punto de partida para su equipo. Aquí la automatización hace que este proceso repetitivo sea más rápido y sin errores, manteniendo e incluso mejorando la reputación del organismo ante el público.

8. Respuestas a la FOIA: Los abogados y profesionales jurídicos que trabajan en entidades gubernamentales estatales y federales pueden verse fácilmente desbordados por las frecuentes solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) por parte de ciudadanos y periodistas, que pueden recibir por correo, correo electrónico e incluso fax. Las herramientas de automatización pueden agilizar y modernizar este proceso de admisión mediante formularios de admisión en línea y documentos con plantillas. Esto puede reducir significativamente la repetición y la posibilidad de error, aliviando la carga de trabajo de los abogados y manteniendo al mismo tiempo una buena relación con el público.

9. Autoservicio para documentos legales comunes: Las agencias o sus departamentos jurídicos pueden publicar una biblioteca de formularios en línea (por ejemplo, acuerdos de empleo, formularios de RR.HH. o formularios de admisión) que permitan a los empleados o a las partes externas introducir información y generar al instante los documentos rutinarios que necesiten. O poner en marcha un proceso recopilando información y escalando después asuntos más complejos al personal como parte de un flujo de trabajo.

Cómo elegir la tecnología de automatización de documentos adecuada

Aunque existen muchas herramientas de automatización excelentes, no todas son adecuadas para gestionar el enorme volumen de creación de documentos, el sofisticado nivel de lógica o el nivel de seguridad que necesitan los equipos jurídicos. He aquí algunas características importantes que debe buscar a la hora de seleccionar sus herramientas de automatización:

• Capacidades de gran volumen: La búsqueda de soluciones diseñadas específicamente teniendo en cuenta las necesidades de los abogados garantiza que pueda gestionar la creación rápida y de gran volumen de documentos.
• Lógica robusta: La generación de documentos jurídicos requiere con frecuencia que se incluyan en la automatización muchas funciones lógicas sofisticadas. Asegúrese de que la solución que elija sea capaz de soportar sus procesos y flujos de trabajo exclusivos, pero que no sea demasiado complicada de configurar.
• Seguro y conforme: Los equipos jurídicos, las industrias altamente reguladas y el sector público exigen normas de seguridad más estrictas que la mayoría de las empresas. Las sólidas funciones de seguridad no sólo mantienen los documentos a salvo de amenazas externas, sino que también mantienen muros éticos y mantienen la información privilegiada limitada sólo a aquellos que deben tener acceso.
• Funciona con su gestión de documentos existente: La creación de documentos sin un método para almacenar el producto final puede crear un problema aún mayor en el que tenga que trasladar varios documentos a la ubicación de almacenamiento adecuada. Asegúrese de que su herramienta de automatización de documentos se conecta a la perfección con su sistema de gestión de documentos (DMS) existente para conseguir un flujo de trabajo totalmente eficaz.

Acerca de PatternBuilder, Automatización de documentos por NetDocuments

Como solución líder de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube en la que confían los profesionales jurídicos de todo el mundo, NetDocuments ha presentado PatternBuilder, una solución de automatización de documentos jurídicos que ofrece todas las ventajas de automatización mencionadas anteriormente y muchas más.

NetDocuments está diseñado para soportar grandes volúmenes de creación y gestión de documentos, manteniendo al mismo tiempo las estrictas normas de seguridad y cumplimiento exigidas por bufetes de abogados y entidades gubernamentales. Integrado de forma nativa en la plataforma NetDocuments DMS, PatternBuilder:

• Ya se puede integrar en la forma de gestionar sus documentos con NetDocuments.
• Hereda las galardonadas capacidades de seguridad y conformidad ya presentes en la plataforma NetDocuments.
• Le permite crear y mantener automatizaciones y documentos fácilmente mediante una tecnología sin código y nativa de la nube.
• Le ayuda a crear y gestionar documentos fácilmente a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar.

He aquí cómo PatternBuilder puede ayudar a los profesionales del Derecho a agilizar y optimizar su trabajo diario:

• Precisión: La información se introduce una sola vez y se rellena correctamente en todos los lugares adecuados, lo que crea coherencia en su producto de trabajo y le ayuda a mantener una reputación positiva.
• App Builder y automatización de documentos: PatternBuilder facilita la conexión de formularios en línea a sus plantillas de documentos con el App Builder. También puede tomar esos formularios y compartirlos como desee, ya sea ejecutándolos dentro de NetDocuments, compartiéndolos a través de un enlace seguro con clientes, webhooks o publicándolos en su sitio web o intranet.
• Plantillas de documentos Word y PDF: Mientras que la mayoría de las herramientas de automatización se especializan en uno u otro formato de documento, PatternBuilder le permite automatizar formularios y documentos tanto en formato Microsoft Word como PDF. Además, PatternBuilder le permite elegir entre utilizar una interfaz web o trabajar directamente en Word para crear automatizaciones fácilmente y trabajar con herramientas y procesos con los que sus equipos ya están familiarizados.
• Cálculos: Gracias a su motor lógico, el mejor de su clase, PatternBuilder facilita la toma de datos del usuario y la realización de cálculos avanzados, como la aplicación de normativas fiscales, el cálculo de la elegibilidad de ingresos, la emisión de opciones sobre acciones, el cálculo de puntuaciones de riesgo, etc.
• Listas y bucles: Para el trabajo jurídico que requiere recopilar listas de elementos para redactar documentos, como hijos, bienes, propiedades, etc., PatternBuilder facilita más que nunca la recopilación de estos datos mediante la introducción de entradas en bucle y su posterior salida automática y precisa en documentos para rellenar cláusulas y detalles.
• Automatización avanzada de documentos jurídicos: PatternBuilder admite incluso la lógica jurídica más compleja al permitirle insertar y formatear dinámicamente no sólo palabras o frases sueltas, sino cláusulas enteras. Puede incluso anidar cláusulas condicionales dentro de cláusulas condicionales para automatizar incluso los documentos jurídicos más complejos.

Tome esas tareas mundanas y repetitivas - y automatizarlos. PatternBuilder puede ayudarle a ahorrar importantes cantidades de tiempo incorporando a su práctica la automatización segura de documentos jurídicos. Póngase en contacto con NetDocuments o solicite una demostración para obtener más información.