Cuando se trata de mejorar los procesos de trabajo, ¿alguna vez ha creado una lista de pasos, ha recortado los que parecían carecer de sentido y luego ha dado por concluida su tarea de mejora de procesos? Si lo ha hecho, o ha estado tentado de hacerlo, ha venido al lugar adecuado.

Desgraciadamente, aunque enumerar los pasos de los procesos puede ayudar a organizar sus pensamientos en torno a las mejoras, detener su viaje en este punto es como dejar dinero sobre la mesa.

Para extraer verdaderas oportunidades de mejora, una lista de pasos debe analizarse con un ojo agudo para el detalle. En Affinity, generalmente abordamos este análisis de dos maneras:

• Identifique ineficiencias aparentemente pequeñas en un proceso por lo demás eficiente e introduzca pequeñas mejoras para solucionarlas.
• Identifique los procesos que no funcionan y encuentre una forma nueva y más eficaz.

Para los profesionales del Derecho de todo el mundo, NetDocuments puede contribuir a mejorar el flujo de trabajo en ambos sentidos. La plataforma NetDocuments ofrece numerosas funciones que ahorran a los abogados y a su personal un clic aquí y una pulsación allá, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo. Y, cuando se trata de mejoras espectaculares, NetDocuments cuenta con funciones y estrechas integraciones con otras tecnologías que pueden mejorar significativamente los procesos cotidianos.

En la primera parte de esta serie de dos, me centraré en nuestro primer enfoque y compartiré cómo NetDocuments puede mejorar su flujo de trabajo con pequeñas, pero impactantes, ganancias de eficiencia.

Lea la segunda parte, donde le ayudaré a explorar cómo NetDocuments puede arreglar sus procesos rotos.

Consejos sencillos para ahorrar tiempo y clics en NetDocuments

Siempre que se adopta un nuevo software, al principio puede resultar abrumador y es fácil pasar por alto pequeñas funciones que facilitarán sus procesos cotidianos.

Las plantillas de perfil, las personalizaciones de la página de inicio, las ubicaciones predeterminadas en ndOffice y las búsquedas guardadas son sólo cuatro de esas funciones que a menudo se pasan por alto y que pueden reducir el número de veces que hace clic o cambia de pantalla en la plataforma, ayudándole en última instancia a ser más eficiente y productivo.

1. Plantillas de perfil

Si rellena repetidamente los mismos campos, de la misma manera, es hora de que considere la posibilidad de utilizar plantillas de perfil.

Las plantillas de perfil son una forma sencilla de rellenar previamente uno o varios atributos de perfil a la vez. Un ejemplo sencillo es algo como un campo 'Autor'. En lugar de escribir su nombre cada vez que guarde un documento, puede configurar una Plantilla de perfil para que lo rellene automáticamente cada vez que cargue un documento.

Cómo configurar una plantilla de perfil

• Cree una plantilla: Hay varias formas de hacerlo, pero todas implican guardar algún tipo de documento. Una de las formas más sencillas consiste en cargar un documento en el armario donde desee guardar la plantilla.
• Introduzca la información del perfil: Una vez que haya cargado y seleccionado el documento, haga clic en Editar perfil/etiquetas para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá introducir la información del perfil. Comience por borrar todo lo que aparezca en los campos. Dentro del cuadro de diálogo Editar perfil, existe una práctica opción Borrar perfil para que esta operación resulte prácticamente sencilla.
• Rellene los campos de valor por defecto: Para completar su plantilla de perfil para nuestro ejemplo "Autor", simplemente rellene el campo Autor con su nombre. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar como plantilla y, a continuación, asigne el nombre correspondiente a su plantilla.

Ahora que ha creado su plantilla, estará disponible siempre que guarde un documento. Por ejemplo, sólo tiene que buscar Plantillas de perfil en el cuadro de diálogo ndGuardar.

Ahorro de tiempo extra

Establecer una plantilla de perfil como plantilla de armario por defecto es una idea inteligente si está buscando formas de recortar más pasos en su flujo de trabajo. Para ello, sólo tiene que seleccionar Configuración en el "menú Hola" y, a continuación, Configuración de aplicaciones. Desplácese hasta la parte inferior de la pantalla Aplicaciones y elija un armario y la Plantilla de perfil que desee establecer como predeterminada.

Si estableciera su nueva plantilla "Autor" como plantilla de perfil para un armario, la próxima vez que guardara un documento dentro del armario asignado, la plantilla se aplicaría por defecto y rellenaría automáticamente el campo Autor con su nombre.

2. Personalización de la página de inicio

¿Busca constantemente los mismos asuntos o documentos? Considere la posibilidad de personalizar su página de inicio. La mayoría de los usuarios de NetDocuments ya tienen algunas personalizaciones de la página de inicio, pero aquí tiene 4 consejos de organización que harán que su página de inicio sea especialmente útil:

3. Ubicaciones predeterminadas de ndOffice

Puede elegir la ubicación predeterminada que ndOffice muestra al abrir o guardar desde Word, PowerPoint, Excel, etc. e incluso elegir ubicaciones predeterminadas independientes para Outlook.

Esta sencilla configuración puede ahorrarle tiempo y cansancio en la toma de decisiones, y todo ello es accesible a través de la aplicación ndOffice.

Cómo crear ubicaciones predeterminadas en ndOffice

• Abra el cuadro de diálogo: En el Centro de Actividades, seleccione el símbolo de engranaje/cog y elija Configuración, después pulse en la pestaña Navegación.
• Seleccione sus ajustes por defecto: Elija sabiamente sus ajustes, basándose en su forma habitual de trabajar. Por ejemplo, yo tiendo a abrir documentos que ya están en documentos recientes, y tiendo a guardar en un espacio de trabajo reciente dentro del armario de clientes de mi organización. Mis ajustes reflejan esto.

Establecer una ubicación por defecto no significa que no pueda cambiar manualmente la ubicación que se muestra al Abrir o Guardar un archivo. Simplemente cambia lo que se muestra inicialmente por defecto, lo que puede ahorrarle unos cuantos clics y decisiones a lo largo de su jornada laboral.

4. Búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas son una de las muchas joyas ocultas de NetDocuments. Esta función tiene varios usos más allá de la obvia capacidad de guardar criterios de búsqueda, y puede ahorrarle tiempo y esfuerzo cuando se utiliza correctamente. Éstas son sólo algunas de las formas en que puede utilizar las Búsquedas guardadas en su beneficio diario:

Cómo crear una búsqueda guardada

Crear una búsqueda guardada en NetDocuments es muy fácil e intuitivo.

Recuerde: Las búsquedas guardadas le pertenecen a usted, no a la organización, y pueden ayudarle a personalizar la organización de los archivos de una forma que tenga sentido para usted personalmente sin afectar a los métodos de archivo de su empresa.

Conclusión

En la primera parte de esta serie de dos, he tocado las diversas joyas ocultas y funciones dentro de NetDocuments que pueden ahorrarle un clic aquí y allá, o tal vez un cambio de pantallas de vez en cuando. Cuando se utilizan juntas, estas pequeñas mejoras pueden acumularse con el tiempo y tener un impacto significativo tanto en su eficiencia personal como en la de su organización.

En la segunda parte de esta serie, compartiré herramientas de NetDocuments que pueden tener un impacto dramático en el flujo de trabajo cambiando sus procesos para mejor.

¿Está preparado para llevar su flujo de trabajo al siguiente nivel? Affinity Consulting puede ayudarle a implantar NetDocuments por primera vez o a optimizar su flujo de trabajo NetDocuments existente. Obtenga más información aquí.

Sobre el autor

Jeffrey S. Krause es socio de Affinity Consulting Group. Es un abogado de Wisconsin que lleva más de 20 años ayudando a otros abogados a elegir la tecnología adecuada y a utilizarla de la forma correcta. Conéctese con él en Linkedin.