Desafío

‍Chapman and Cutler LLP, reconocido como uno de los mayores bufetes de abogados de todo el mundo, se enfrentaba a importantes retos con su sistema de gestión documental (DMS) a medida. Desarrollado internamente, el sistema era difícil de mantener debido a su complejidad y a las exigencias de mantenimiento. El bufete necesitaba una solución que se alineara con sus operaciones principales sin las cargas de la gestión de software y hardware.

Solución y aplicación

Tras su nombramiento como CIO, David Hambourger aportó una nueva perspectiva a la estrategia de TI de la empresa. Con experiencias positivas previas en la implantación de NetDocuments para la gestión de documentos en otras empresas, Hambourger abogó por la probada plataforma basada en la nube. Su objetivo era eliminar el mantenimiento del sistema interno, reasignando así los recursos de TI a actividades más críticas y de valor añadido dentro de la empresa. NetDocuments ofrecía una solución sólida con funciones como la búsqueda avanzada, la gestión del correo electrónico y un control de versiones excepcional, funcionalidades de las que carecía el bufete o que se gestionaban internamente con gran esfuerzo.

La transición a NetDocuments permitió a Chapman and Cutler mejorar la fiabilidad operativa y reducir los gastos generales de TI asociados al mantenimiento de un sistema heredado. Hambourger señaló: "Había muchas cosas que faltaban en nuestra cartera que NetDocuments nos proporcionó casi de inmediato, y no tener que preocuparnos por la infraestructura supuso una gran diferencia."

La migración a NetDocuments fue una empresa importante, que supuso la transferencia y gestión segura de aproximadamente 14 millones de documentos. Hambourger hizo hincapié en el carácter crítico de la fase inicial de la migración, consciente de que una primera impresión fluida era crucial para conseguir la aceptación duradera de las partes interesadas de la empresa. La estrategia de transición se planificó y ejecutó meticulosamente, centrándose en minimizar las interrupciones y garantizar que todos los datos se migraran con precisión al nuevo sistema.

Resultados positivos

Hambourger se muestra satisfecho con NetDocuments, y destaca la ausencia de llamadas al servicio de asistencia técnica como prueba de la calidad del diseño y la facilidad de uso del sistema. "Está bien diseñado", comenta Hambourger. "Hace lo que dice que va a hacer, y creo que la gente aprecia la sencillez de ese resultado".

"Había muchas cosas que faltaban en nuestra cartera que NetDocuments nos proporcionó casi de inmediato, y no tener que preocuparnos por la infraestructura supuso una gran diferencia."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

He aquí algunas ventajas adicionales a tener en cuenta:

• Mejora de la fiabilidad: El cambio a NetDocuments aumentó sustancialmente la fiabilidad del sistema, lo que se notó inmediatamente en toda la empresa. Este cambio fue crucial para la productividad de la empresa y ayudó a generar confianza en el nuevo DMS.
• Reducción de los problemas de infraestructura: Con NetDocuments, Chapman and Cutler redujo significativamente el tiempo y los recursos asignados anteriormente al diseño y mantenimiento del sistema.
• Satisfacción de los usuarios: La empresa se adaptó rápidamente a NetDocuments, elogiando su simplicidad y la sencillez de sus funcionalidades.

Perspectivas de futuro

Chapman and Cutler se prepara ahora para aprovechar las nuevas funciones e innovaciones de NetDocuments. Hambourger se muestra entusiasmado con las continuas mejoras y la introducción de nuevas funciones que contribuirán a simplificar aún más los procesos del bufete.

El caso de Chapman and Cutler LLP ilustra el impacto transformador de seleccionar e implantar el sistema de gestión documental adecuado. NetDocuments ha ayudado a esta empresa de Mac a optimizar sus operaciones internas y a prepararse para el éxito a largo plazo.

"Está bien diseñado. Hace lo que dice que va a hacer, y creo que la gente aprecia la sencillez de ese resultado."

David Hambourger, CIO, Chapman and Cutler LLP

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