Stewart McKelvey no es ajeno a la innovación y al aprovechamiento de la tecnología para acelerar el cambio. Considerado como uno de los bufetes más emprendedores de Canadá, el primer y mayor bufete regional del Atlántico canadiense tiene un largo historial de dar prioridad al servicio al cliente.

De hecho, el bufete ha asumido un papel de liderazgo en TI con Paul Saunders, su primer Socio de Innovación de Prácticas, aprovechando las tecnologías de vanguardia, la resolución creativa de problemas y la mejora de procesos para maximizar el valor para el cliente al tiempo que se minimizan los costes y el despilfarro. El proyecto NetDocuments formaba parte de un esfuerzo continuo por ofrecer una mayor eficacia a la hora de trabajar y colaborar.

"En general, ¡nuestra puesta en marcha de NetDocuments fue un gran éxito y una transición sin problemas! El equipo de implementación de NetDocuments hizo un trabajo fantástico."

Sherri Thom, Directora de TI, Stewart McKelvey

Desafío: Maximizar el valor para el cliente

La misión de "maximizar el valor para el cliente" estaba en primer plano cuando Stewart McKelvey se propuso en 2017 sustituir su sistema de gestión documental (SGD). Según Sherri Thom, directora de TI del bufete durante los últimos seis años y responsable de todos los proyectos de TI y formación tecnológica del bufete, este se enfrentaba a retos insalvables con su actual sistema OpenText eDocs.

"Esencialmente, nuestro DMS se había quedado obsoleto... carecía de centralidad de materia, lo que restringía enormemente nuestra capacidad para colaborar mejor; nuestro correo electrónico existente y la integración de aplicaciones más amplias suponían un reto; el sistema carecía de movilidad; y desde el punto de vista de la seguridad, había retos preocupantes", dijo Thom.

Otro firme motor empresarial era cumplir su iniciativa "Paperlite", algo que resultaba improbable en el mejor de los casos con el sistema existente.

"Imaginamos que un DMS moderno podría ayudarnos con nuestro movimiento Paperlite centrado en la colaboración de asuntos, el acceso móvil, el escaneado integrado, las capacidades de OCR y una aplicación de búsqueda empresarial más robusta y mejor integrada utilizando una lista más refinada de tipos de documentos", dijo Thom.

Solución: Seleccionar soluciones preparadas para el futuro

Aunque NetDocuments abordó todos los retos identificados por Thom y su equipo, había un "obstáculo" aún más acuciante que anteriormente impedía a Stewart McKelvey, así como a muchas otras empresas de todo Canadá, adoptar la tecnología nativa de la nube.

"La empresa consideró a NetDocuments por su flexibilidad a la hora de abordar las preocupaciones de gobernanza de la información (GI) en todo el país y la capacidad a través de ndFlexStore de proporcionar 'flexibilidad de almacenamiento geo-consciente, almacenando documentos en distintas ubicaciones en función de los diferentes requisitos en las distintas regiones", dijo Thom.

Thom también señala que ndFlexStore fue lo que les ayudó a argumentar a favor de la nube entre los escépticos internos y los clientes.

"ndFlexStore satisface nuestros requisitos de gobernanza, residencia de datos y recuperación ante desastres", afirmó Thom. "Además, estamos utilizando claves de cifrado gestionadas por el cliente mediante NetDocuments HSM, lo que proporciona una capa adicional de seguridad para nuestros documentos".

Puesta en marcha: Ejecutar la puesta en marcha perfecta

La tecnología sólo es tan útil como la disposición de los usuarios a utilizar la nueva tecnología y su adopción general. Esto no podría ser más cierto que con el DMS de una empresa, que es una de las pocas tecnologías en las que todos los usuarios de la empresa confían y aprovechan a diario. Thom y su experimentado equipo de proyecto compartieron las mejores prácticas que resultaron esenciales para lograr una puesta en marcha sin problemas:

Aceptación: Cualquier iniciativa de gestión del cambio se hunde o nada con la implicación y la comunicación de toda la empresa. Desde el principio, el departamento de TI del bufete, apoyado por sus líderes en innovación práctica, implicó a abogados, personal de apoyo, operaciones y socios en el cambio al DMS. Sherri y su equipo contaron con la opinión de más de 100 abogados y empleados de todo el bufete, realizaron encuestas de percepción para desarrollar una prueba de concepto del DMS de NetDocuments e hicieron que más de 60 abogados y empleados probaran el sistema.

"Queríamos proporcionar el máximo de aportaciones sin ralentizar el proyecto. Visitamos todas las oficinas, ofreciéndoles una vista previa de NetDocuments, compartiendo los plazos de implantación y compartiendo los comentarios de los grupos piloto", declaró Thom. "Ofrecimos grupos de discusión de todas las áreas de práctica para que hicieran una demostración de NetDocuments y ayudaran a tomar decisiones importantes relacionadas con el diseño y los tipos de documentos que utilizaríamos en NetDocuments."

Dream Team de tecnología y servicios: La empresa trabajó codo con codo con el equipo de implantación del DMS de NetDocuments y se comprometió con Traveling Coaches para ayudar con los procesos de gestión del cambio, conseguir que los usuarios participaran en el proceso, así como con la formación sobre el producto y el soporte en planta posterior a la implantación.

Comunicación: La empresa se propuso crear conciencia y deseo internamente mediante la comunicación en todo momento, incluida la educación de los usuarios sobre la terminología, las características y las funciones de NetDocuments. El equipo de Thom creó vídeos educativos breves para compartir y organizó sesiones sandbox para ayudar a visualizar las opciones de diseño y a que todos se sintieran más cómodos con el cambio que se avecinaba. La empresa aprovechó su portal SmartNet KM para maximizar la exposición general y la familiaridad antes de la puesta en marcha.

"En general, ¡nuestra puesta en marcha de NetDocuments fue un gran éxito y una transición sin problemas! El equipo de implementación de NetDocuments hizo un trabajo fantástico. También utilizamos a Traveling Coaches para la formación, el soporte en planta y la gestión del cambio, y fueron igualmente parte integrante de nuestro éxito. Y, por último, mi propio equipo hizo un trabajo increíble planificando y preparando la implantación y garantizando una transición fluida www.netdocuments.com para nuestra gente", dijo Thom.

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