Saffery utiliza NetDocuments para apoyar su estrategia "Cloud-First", permitiendo al personal gestionar, descubrir y compartir archivos de forma segura desde cualquier lugar.

Sobre Saffery

Saffery (anteriormente Saffery Champness) es una de las 20 principales firmas de contables colegiados y fiduciarios registrados. En funcionamiento desde hace más de 160 años, la firma ofrece un conjunto de servicios que incluyen contabilidad, auditoría y aseguramiento, asesoramiento empresarial, finanzas corporativas, forense y litigios, externalización, fiscalidad, fideicomisos e IVA.

Reto: Los documentos en silos afectaban negativamente a la productividad

Saffery maneja miles de documentos cada día, cada uno de los cuales contiene información confidencial que ayuda a los clientes con sus necesidades de contabilidad e informes financieros. Como muchas empresas del sector, Saffery utilizaba varias aplicaciones para dar soporte a diversas líneas de servicio (como declaraciones fiscales y auditorías), muchas de las cuales tenían su propia funcionalidad de gestión de documentos. Sin embargo, estas capacidades de gestión de documentos eran limitadas y sólo funcionaban en el contexto de la aplicación individual de la línea de servicio. Esto significaba que los documentos se convertían en silos, lo que hacía que el personal utilizara el correo electrónico y las carpetas para gestionar los documentos de forma centralizada.

"No se había llevado a cabo la categorización de los documentos, lo que estaba repercutiendo en la productividad interna. Gestionar y almacenar documentos en Microsoft Exchange no era una forma sostenible de trabajar", afirma Julie Berry, socia de TI de Saffery. "Esta forma de trabajar suponía una gran carga para las bandejas de entrada de correo electrónico de los empleados y a menudo se perdía tiempo averiguando quién tenía qué documento y dónde encontrarlo. Esto hacía que se perdiera tiempo en encontrar la versión más actualizada, lo que aumentaba la frustración entre el personal."

"No se había llevado a cabo la categorización de los documentos, lo que estaba repercutiendo en la productividad interna. Gestionar y almacenar documentos en Microsoft Exchange no era una forma sostenible de trabajar".

Julie Berry, socia de TI, Saffery

Solución: Una plataforma central y segura en la nube para compartir, gestionar y colaborar en documentos

Para seguir haciendo más eficaz su gestión de documentos y correo electrónico y seguir ofreciendo un gran servicio al cliente, Saffery necesitaba una plataforma central y segura para compartir, gestionar y colaborar en los documentos.

Como empresa con una estrategia de "la nube primero", Saffery buscaba un sistema de gestión de documentos basado en la nube que le permitiera una mayor flexibilidad y agilidad. "Estamos creciendo rápidamente y necesitábamos una solución que nos diera soporte, ayudando al personal a gestionar su carga de trabajo de forma eficaz, tanto si trabajan en la oficina como si lo hacen a distancia", afirma Berry.

Una plataforma en la nube para apoyar la colaboración y la categorización y centralización de documentos

Saffery evaluó varias soluciones especializadas de gestión de documentos antes de elegir NetDocuments, que en su opinión ofrecía el mejor paquete en términos de facilidad de uso, f lexibilidad y seguridad. "Nuestra máxima prioridad era encontrar una plataforma segura basada en la nube para apoyar la colaboración y la categorización y centralización de nuestros documentos.

Tras evaluar numerosas soluciones, confiábamos en que NetDocuments nos proporcionaría la agilidad, flexibilidad y seguridad que necesitábamos para ofrecer los servicios integrales que esperan nuestros clientes", añadió Berry.

"Lo que hizo que NetDocuments destacara sobre la competencia fue la experiencia general del usuario. Nos impresionó la interfaz de usuario fácil de usar y cómo reflejaba las aplicaciones que nuestro personal utiliza a diario."

Julie Berry, socia de TI, Saffery

"Lo que hizo que NetDocuments destacara sobre la competencia fue la experiencia general del usuario. Nos impresionó la interfaz de usuario fácil de usar y cómo reflejaba las aplicaciones que nuestro personal utiliza a diario. Pensamos que esto era muy importante para conseguir que los empleados se comprometieran a utilizar un nuevo sistema", afirma Berry.

Trabajar con una pequeña ventana de oportunidad para la aplicación

Cuando llegó el momento de implantar NetDocuments, la empresa disponía de un plazo de seis meses (de abril a octubre) para probar y poner en marcha el nuevo sistema de gestión de documentos, ya que tiene que trabajar en torno a la temporada de impuestos para minimizar las interrupciones de la actividad. A pesar del corto plazo, el proyecto se entregó a tiempo y ayudó a Saffery a incorporar a su personal. "Los principales retos a los que nos enfrentábamos a la hora de incorporar al personal era conseguir que abandonaran viejos hábitos. Teníamos 800 personas que no conocían el concepto de gestión de documentos. Sin embargo, a través de sesiones de formación específicas pudieron ver el valor que podía aportar a su trabajo, como la función de "búsqueda guardada", que significaba que el personal ya no tenía que perder tiempo archivando documentos en carpetas y encontrándolos por sí mismos."

Ventajas: Acceso seguro desde cualquier lugar, aumento de la productividad, mejora de la colaboración y del cumplimiento de la normativa

Desde que implantó NetDocuments, Saffery ha mejorado la colaboración en toda la organización y con las partes interesadas. Al proporcionar un espacio central y seguro en la nube para guardar y gestionar correos electrónicos y documentos, el personal y los socios pueden colaborar de forma eficaz, aumentando la productividad y añadiendo valor al trabajo que realizan. "Ya no tenemos que dedicar mucho tiempo a buscar documentos en múltiples sistemas, ya que ahora podemos crear archivos de asuntos con capacidad de búsqueda completa para cada uno de nuestros clientes, asegurándonos de que cada documento está en el lugar adecuado y categorizado correctamente", afirma Berry.

El uso de NetDocuments también ha mejorado significativamente la gestión del correo electrónico en toda la empresa. "Con NetDocuments, el personal puede seguir utilizando las aplicaciones a las que está acostumbrado, como Outlook, y recuperar aún más el control de sus bandejas de entrada. NetDocuments ha contribuido a agilizar el trabajo y a aumentar la productividad en toda la empresa", añadió Berry.

"NetDocuments ha ayudado a agilizar el trabajo y a aumentar la productividad en toda la empresa".

Julie Berry, socia de TI, Saffery

Además de mejorar los procesos y la eficacia, NetDocuments también ha ayudado a Saffery a mejorar su seguridad y el cumplimiento de la normativa. "Ahora tenemos la posibilidad de compartir documentos a través de enlaces seguros, lo que no sólo reduce el tráfico de correo electrónico, sino que nos da a nosotros y a nuestros clientes la tranquilidad de saber que lo que compartimos es 100% seguro. NetDocuments también mantiene los datos protegidos en toda la organización, ayudando a cumplir políticas como la GDPR al eliminar la información cuando ya no la necesitamos", añadió Berry.

Permitir un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados

Más de 800 personas, entre personal de Saffery y socios, utilizan ahora NetDocuments a través de dispositivos de sobremesa, portátiles, móviles y tabletas. "Permitir que el personal acceda a nuestros documentos desde cualquier lugar utilizando el dispositivo de su elección es cada vez más importante, especialmente a medida que cambian las prácticas de trabajo. Creemos que esto es crucial para la productividad y la felicidad de los empleados, ya que buscamos atraer y retener a los mejores talentos."

Con NetDocuments, Saffery dispone ahora de una plataforma de gestión de documentos y correo electrónico preparada para el futuro que respalda su crecimiento y permite a la empresa ofrecer una experiencia mejorada tanto a sus empleados como a sus clientes.

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