Ploum -un bufete de abogados con sede en Rotterdam, Países Bajos- se pasó a NetDocuments en 2015. En nuestra conversación con Willem Leppink, uno de los socios de propiedad intelectual de Ploum, nos enteramos de lo que hace que NetDocuments encaje a la perfección en su equipo.

A lo largo de su carrera, Willem Leppink se ha enfrentado a diversos enfoques de la gestión de documentos, ninguno de los cuales resultaba especialmente inspirador. Cuando llegó el momento de que Ploum se pasara a una plataforma de contenidos moderna, se mostró comprensiblemente escéptico.

"Con aquellos sistemas más antiguos, era más bien una molestia", dijo. "Yo era crítico al principio. Realmente pensaba: 'Oye, ¿esto nos va a ahorrar tiempo?". Después de seis años con NetDocuments, Leppink ha cambiado de opinión. Desde la intuitiva interfaz de usuario hasta el equipo centrado en el cliente que hay detrás del software, Leppink descubrió numerosas razones para apreciar la gestión de documentos.

Nada es tan fabuloso como NetDocuments para encontrar algo cuando no tengo ni idea de dónde tengo que buscarlo.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Utilícelo a su manera

Empezar a utilizar un nuevo software puede ser un poco como ponerse los zapatos de otra persona: no acaba de encajar. Sin embargo, como descubrió Leppink, NetDocuments es diferente. La plataforma centrada en el ámbito jurídico es fácil de usar y lo suficientemente flexible como para amoldarse a su flujo de trabajo, y no al revés.

En mi anterior empresa, había todos esos trucos para sortear el sistema si alguien quería hacer algo rápidamente... pero esos trucos realmente rompían el sistema. Lo que me gusta de NetDocuments es que es muy intuitivo y puede utilizarse de la forma que mejor se adapte a mi flujo de trabajo.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Encuentre lo que necesita con facilidad

Leppink sabía que buscar un antiguo archivo de asuntos puede parecer una causa perdida, sobre todo cuando no se sabe exactamente dónde buscar. Por eso son tan valiosas las incomparables capacidades de búsqueda y metadatos de la plataforma NetDocuments. Podrá encontrar rápidamente lo que busca y dedicar más tiempo a tareas de gran valor.

No sé cuáles son los números de mis asuntos. Sólo sé el nombre de mis clientes. Pero en NetDocuments, puedo teclear inmediatamente algunas letras de mi expediente y encontrar lo que necesito. Creo que eso es muy útil porque simplemente
quiero que [la búsqueda] sea fácil.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Maximice su eficiencia

Nadie quiere reinventar la rueda, pero Leppink y algunos miembros de su equipo crearon un sistema dentro de NetDocuments para asegurarse de no tener que hacerlo. Con una impresionante colección de plantillas de documentos, el equipo de Ploum ha podido aprovechar fácilmente el trabajo previo y colaborar entre sí para atender a los clientes con mayor rapidez y precisión.

Nuestro equipo ha creado un sistema de conocimientos técnicos con plantillas y normas. Lo hemos organizado con un árbol en NetDocuments. '¿Necesita una plantilla para un acuerdo? ¿Un acuerdo de licencia? ¿Qué tipo de acuerdo de licencia?' Es muy fácil para la gente encontrar lo que necesita, y funciona realmente bien.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Contar con la colaboración

Cuando se tiene una única fuente de verdad, todo es más fácil. Eso es lo que ha conseguido Ploum con NetDocuments: Un lugar al que todo su equipo puede acudir para crear, editar, organizar y colaborar en documentos, sin tener que sacrificar la seguridad ni la eficacia. Cuando Leppink compara NetDocuments con los sistemas anteriores que ha utilizado, no hay discusión.

En los últimos años, hemos conseguido realmente lo que queríamos: una colaboración real en el sentido de que todo el mundo sabe cómo guardar las cosas en NetDocuments, y podemos encontrar fácilmente un asunto. Antes, siempre dependíamos de si alguien había dado autorización para leer su buzón. Ahora, es superfácil. Puedo contar con ello. Hay un lugar donde siempre puedo encontrar todos los correos electrónicos, todos los documentos, todo.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Almacene lo que necesite

El trabajo jurídico moderno implica mucho más que documentos de texto estándar, por lo que la plataforma NetDocuments le permite almacenar diversos tipos de archivos. Como abogado especializado en propiedad intelectual, Leppink aprecia esto a nivel personal en su trabajo diario.

Puedo almacenar todo tipo de archivos, lo que es fundamental en mi práctica de la propiedad intelectual. Tenemos muchas fotos, imágenes e incluso películas que pueden almacenarse fácilmente en NetDocuments.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Automatice su organización

Incluso los mejores sistemas pueden verse atascados por tediosas tareas administrativas, como la creación de una estructura de carpetas coherente para todos los asuntos entrantes. Para Leppink y el equipo de Ploum, ese problema ha desaparecido por completo con NetDocuments.

Lo bueno de NetDocuments es que cuando abrimos un expediente en nuestro sistema jurídico, inmediatamente el asunto se abre automáticamente en NetDocuments. Todas las carpetas están ahí y puedo trasladar fácilmente todos mis expedientes.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Manténgase conectado desde cualquier lugar

Algunos bufetes de abogados tuvieron dificultades con la transición al trabajo desde casa durante la pandemia de Covid-19, pero para Ploum, el proceso fue indoloro desde el punto de vista tecnológico. Con la gestión de documentos basada en la nube, ya estaban totalmente preparados para trabajar desde cualquier lugar.

NetDocuments garantiza que podamos trabajar desde casa de la misma forma que lo hacemos desde la oficina. Y como ya habíamos hecho esa transición a NetDocuments, nos ha ayudado a ser lo más flexibles posible. Casi no nos dimos cuenta cuando tuvimos que trabajar desde casa a causa de la pandemia.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

Confíe en su equipo

Cuando invierte en una herramienta tan fundamental para su empresa como su plataforma de gestión de documentos, es mejor que sólo tenga que hacerlo una vez. Para el equipo de Ploum, seguir con NetDocuments es una elección en la que se sienten seguros, no sólo porque satisface sus necesidades, sino porque saben que NetDocuments es un socio tecnológico que se preocupa, escucha y se esfuerza por servirles mejor.

Lo que me gusta de NetDocuments es que escuchan. Eso no es algo que haya visto en otras empresas, que pueden ser muy arrogantes. Pero NetDocuments realmente intenta escuchar lo que queremos hacer. La empresa
toma los comentarios para crear un sistema mucho mejor y mejorar constantemente.

Willem Leppink, socio de propiedad intelectual, Ploum

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