Se o você leu a primeira parte desta série, agora está informado sobre como fazer pequenos ajustes no seu fluxo de trabalho que lhe pouparão cliques, o que resulta em uma grande economia de tempo.

Agora é hora de dar um passo à frente e resolver os processos quebrados. Na segunda parte, compartilharei mudanças mais significativas e como o você pode aproveitar o NetDocuments para adotar uma maneira nova e mais inteligente de trabalhar para acelerar os processos.

Rastreamento de documentos

Conforme discutido na primeira parte, as pesquisas salvas são uma ótima maneira de evitar cliques quando o você se vê repetindo uma pesquisa idêntica. No entanto, as pesquisas salvas também podem facilitar o rastreamento de documentos e outros trabalhos à medida que eles circulam pela organização. Por exemplo, se o seu processo inclui um requisito de aprovação para faturas relacionadas a desembolsos de clientes, o você provavelmente precisará de uma maneira de rastrear o status de cada fatura. Isso pode ser feito quase automaticamente por meio de uma série de pesquisas salvas.

Como implementar o rastreamento de documentos com pesquisas salvas

• Adicione atributos de perfil pesquisáveis aos seus documentos. Talvez o você precise rastrear a data de recebimento, o status de uma fatura, o advogado que precisa revisá-la e uma data de vencimento. A data recebida e a data de vencimento são atributos simples de data, enquanto o status da fatura e o advogado revisor serão atributos de texto com uma pequena lista de opções. Isso pode significar rotular o status de uma fatura como Recebida, Entrada, Aprovada ou Paga; e o advogado revisor pode ser uma lista de cada advogado em sua organização.
• Atualize o status à medida que o documento passa pelos departamentos. Quando uma fatura é recebida e digitalizada ou salva no NetDocuments, os campos de data devem ser sempre preenchidos com um status de fatura definido como Recebida. Quando a contabilidade a insere no sistema, ela deve atualizar o status para Entered (inserido) e adicionar o advogado ao campo Attorney Reviewer (revisor do advogado). Quando o advogado aprovar a fatura, a contabilidade deverá alterar o status da fatura para Aprovado. Por fim, a contabilidade altera o status da fatura para Pago assim que ela for concluída.

Isso pode parecer muito trabalhoso, mas é muito mais simples do que a alternativa de enviar e-mails para toda a organização para obter atualizações de status. Com uma série de pesquisas salvas que combinam o poder de atributos de perfil específicos e intervalos de datas, qualquer pessoa na organização pode rastrear o status de uma fatura à medida que ela passa pela organização.

Atributos dinâmicos

Os atributos dinâmicos de perfil aumentam a eficiência, permitindo que o você insira dados quando (e somente quando) precisar deles, mostrando os atributos somente quando existirem determinadas condições. No exemplo acima, os atributos dinâmicos foram usados para rastrear a fatura durante todo o seu ciclo de vida.

Os atributos dinâmicos são criados da mesma forma que qualquer outro atributo e, como qualquer outro atributo, podem ser texto, data, usar uma pesquisa, etc. O segredo é escolher a opção dinâmica ao criar o atributo. O número de ID do atributo também precisará ser anotado. Veja este exemplo:

Nesse caso, o atributo Status da fatura está marcado como dinâmico (1), o que informa ao NetDocuments que só quero vê-lo sob determinadas condições, configurado como um atributo de texto que usa uma tabela de pesquisa (2), e observei que é o atributo de perfil número 1084 (3).

Depois que os atributos dinâmicos forem criados, é hora de definir quando eles aparecerão. Isso é feito atualizando o campo Type do valor de controle. Digite os números dos atributos em {braces} na ordem em que o você deseja que eles apareçam. Na imagem abaixo, eu disse ao NetDocuments que quero que quatro atributos dinâmicos apareçam sempre que o tipo de documento Fatura - Desembolso for selecionado. Esses atributos dinâmicos são inseridos como "{1083}{1084}{1085}{1086}", em que {1083} é a Data de Recebimento da Fatura, {1084} é o Status da Fatura, {1085} é o Revisor da Fatura e {1086} é a Data de Pagamento da Fatura.

Em minha opinião, os atributos dinâmicos são uma das chaves para o uso eficaz do NetDocuments e podem revolucionar a maneira como o você trabalha , fornecendo informações somente quando e onde for necessário, diminuindo, assim, o número de decisões que precisa tomar ao longo do dia.

Criação de espaços de trabalho

A organização no NetDocuments está centrada em espaços de trabalho que oferecem organização integrada de assuntos. Dentro de um espaço de trabalho, o você pode adicionar pastas e pesquisas salvas para organizar ainda mais seus arquivos, de modo que tudo esteja ao seu alcance.

Se eu lhe dissesse que a criação de espaços de trabalho é difícil para algumas organizações, o você poderia se perguntar do que estou falando. A maioria dos usuários finais nunca os vê sendo criados. Eles solicitam ou adicionam um novo assunto ao seu sistema de gerenciamento de prática ou de faturamento e um espaço de trabalho correspondente é criado automaticamente por meio da integração desse sistema com o NetDocuments. Mesmo sem uma integração direta, o utilitário gratuito ndLink pode criar uma. Os escritórios de advocacia quase sempre utilizam uma dessas duas opções. No entanto, outros tipos de ambientes não jurídicos, como os departamentos jurídicos corporativos, podem não usar as mesmas ferramentas de gerenciamento de práticas que os escritórios de advocacia, o que faz com que muitas dessas empresas tenham dificuldades para encontrar uma maneira eficiente de adicionar espaços de trabalho.

Há pelo menos três maneiras de adicionar espaços de trabalho sem uma integração ou um aplicativo que possa suportar o ndLink; no entanto, algumas são mais eficientes do que outras:

• Peça a um administrador de repositório que crie uma nova entrada na tabela de pesquisa do atributo de perfil apropriado. O problema, é claro, é que os administradores do repositório podem ter que gastar muito tempo fazendo isso, o que eu não recomendo.
• Preencha uma tabela de pesquisa carregando um arquivo de variáveis separadas por vírgula (.csv). Isso pode ser feito tanto por administradores quanto por um grupo seleto de usuários não administradores. O problema com esse método é que ele funciona melhor com uma planilha comum que deve ser salva localmente, o que pode criar conflitos de tempo à medida que vários usuários tentam atualizar a planilha e carregá-la.
• Aproveite a API do NetDocuments. O você poderia programar algo por conta própria, mas é muito mais fácil utilizar uma das ferramentas de terceiros já criadas para essa finalidade. Duas possibilidades são o One Step Workspace e o mot-r creator. Ambas as ferramentas permitem que qualquer grupo de usuários designado pelos administradores crie espaços de trabalho em qualquer gabinete ao qual tenham acesso, e ambas são surpreendentemente acessíveis. Se a criação de espaços de trabalho for um problema para a sua organização, recomendo enfaticamente que o você dê uma olhada nessas ferramentas.
• Coloque o Microsoft Power Automate para trabalhar. O acesso ao Microsoft Power Automate está disponível para os clientes do NetDocuments que têm uma assinatura do Microsoft 365. Usando o conector do NetDocuments com o PowerAutomate, os profissionais de tecnologia podem se conectar à ferramenta de criação de espaço de trabalho automatizado do NetDocuments, que pode ser configurada para criar um espaço de trabalho aprovado depois que um usuário concluir um novo processo de entrada de assunto ou solicitação.

Automatização do fluxo de trabalho

Ao pensarmos na API aberta do NetDocuments, é hora de discutirmos as ferramentas de terceiros que podem aprimorar sua experiência com a plataforma.

No momento em que escrevo este artigo, há atualmente 127 aplicativos listados no NetDocuments App Directory. Essas ferramentas variam desde os criadores de espaços de trabalho que mencionei anteriormente até uma lista de sistemas de gerenciamento de práticas com links integrados. Se o você deseja levar seu uso do NetDocuments para o próximo nível, recomendo que veja o que há por aí.

Aqui estão alguns lugares para começar:

• SignatureBridge fornece um link entre o NetDocuments e o DocuSign. A pandemia da COVID-19 acelerou a tendência de assinaturas eletrônicas e o SignatureBridge permite que o você encaminhe documentos e monitore o status no NetDocuments.
• Uma rápida pesquisa me mostrou que pelo menos 20 dos aplicativos do diretório estão relacionados ao gerenciamento de contratos. Se a sua organização passa muito tempo redigindo contratos, especialmente em um ambiente jurídico corporativo, pode ser um verdadeiro desafio acompanhar os contratos, quem está trabalhando neles e quando eles precisam ser renovados. Uma ferramenta integrada de gerenciamento de contratos ajuda o você a manter o controle dessas informações no NetDocuments.

Acelere a eficiência com as ferramentas integradas do NetDocuments

Por fim, há várias ferramentas do NetDocuments que economizam tempo e aumentam a eficiência diretamente na plataforma.

ndMail

Os principais benefícios do ndMail começam com o arquivamento preditivo de e-mails. Em vez de navegar até um espaço de trabalho e salvar um e-mail, o ndMail prevê um local para o você.

Só que essa última frase não lhe faz justiça.

O ndMail é notavelmente bom em prever onde um e-mail deve ser arquivado e , com um único clique , o você pode arquivar essa mensagem e todas as mensagens subsequentes na mesma conversa, se desejar. Usando inteligência artificial, ele analisa cada parte do e-mail, incluindo o(s) destinatário(s), o remetente, o assunto e o corpo do e-mail. Ele também pode reconhecer texto, nomes, padrões numéricos e outras informações e compará-los com padrões em e-mails salvos anteriormente, bem como em locais dentro do NetDocuments.

Por exemplo, se o número do seu assunto for ABC123 e o e-mail incluir essa informação em qualquer lugar, é muito provável que o ndMail preveja esse assunto como o local de arquivamento, mesmo que seja o primeiro e-mail recebido sobre o assunto. Se ele não prever o local correto, o você pode reservar um momento para arquivar manualmente o e-mail e ele aprenderá com esse seu comportamento - e o de todos em sua organização.

O arquivamento preditivo de e-mails incluído no ndMail economiza muito tempo, mas não é só isso que ele faz. Ele também inclui um recurso de mapeamento de pastas que permite mapear uma pasta ou subpasta do Outlook para um local do NetDocuments. Para arquivar um e-mail, basta arrastá-lo da caixa de entrada para a pasta. Por fim, ele fornece um painel no Outlook que oferece acesso instantâneo ao NetDocuments em uma visualização semelhante à do ndOffice, totalmente incorporada ao Outlook.

O ndMail é uma ferramenta revolucionária para seu fluxo de trabalho, trazendo o DMS para o local de trabalho favorito de muitos advogados: seu e-mail.

SetBuilder

O SetBuilder foi criado para poupar seu tempo, simplificando a forma como o você reúne e organiza documentos em um fichário ou conjunto de documentos. Um conjunto pode ser criado do zero ou copiando um conjunto existente. Depois que um conjunto é criado, o você pode adicionar documentos do mesmo espaço de trabalho ou do seu computador local.

O SetBuilder inclui a capacidade de adicionar outros elementos organizacionais. Por exemplo, é possível adicionar cabeçalhos de seção e espaços reservados ao conjunto para ajudá-lo a identificar rapidamente quais documentos foram concluídos e quais ainda estão em andamento. Tudo isso é feito em uma interface gráfica limpa, na qual o você arrasta e solta os itens na ordem desejada.

O SetBuilder é muito útil para criar pastas de fechamento para qualquer tipo de transação. A ferramenta ajuda o você a reunir todos os seus arquivos em um formato ordenado e de fácil digestão.

Fechamento de imóveis, formação de empresas e planos imobiliários são apenas algumas das áreas de atuação em que o SetBuilder pode desempenhar um papel importante. Se o você trabalha em uma dessas áreas, provavelmente já está criando fichários como esse. Por que não fazer isso da maneira mais eficiente possível, criando-os no mesmo local em que os documentos já estão?

CollabSpaces

Em sua forma mais simples, o CollabSpaces permite que o você crie o que muitos de nós ainda chamamos de "portais de clientes". Em outras palavras, o você pode criar uma área no NetDocuments onde um cliente ou usuário externo pode acessar os documentos. O você controla se eles podem simplesmente visualizar os documentos que o você colocou lá, fazer download de documentos existentes, carregar novos documentos ou modificar coisas que já estão no CollabSpace.

No entanto, os CollabSpaces são mais do que um simples portal do cliente. Eles podem ser usados para colaborar com testemunhas especializadas ou advogados externos, e são muito úteis em questões complexas em que o você precisa coletar e organizar um subconjunto de documentos da questão, como ao conduzir um depoimento específico ou responder a uma solicitação de produção. A grande vantagem do CollabSpaces é que ele permite que o você colabore e, ao mesmo tempo, controle como isso acontece. O você controla não apenas o acesso ao CollabSpace, mas também como as pessoas com acesso podem trabalhar no CollabSpace.

O NetDocuments requer uma licença de usuário externo. O você pode verificar quantos usuários externos são permitidos em sua conta na página de administração Information and Settings. Se o você não tiver acesso ao CollabSpaces ou precisar de mais usuários externos, entre em contato com o representante da NetDocuments para obter mais informações.

Conclusão

Espero que o você tenha gostado desta série de duas partes sobre o fluxo de trabalho do NetDocuments, na qual destaquei duas maneiras de aprimorar seu fluxo de trabalho: primeiro, aproveitando as vantagens de melhorias aparentemente pequenas na maneira como você usa um produto como o NetDocuments; e, segundo, procurando maneiras pelas quais um produto moderno como o NetDocuments pode mudar seu fluxo de trabalho para melhor.

Multiplicar alguns cliques salvos por toda a organização e aproveitar essa tecnologia moderna para acelerar o trabalho pode ter um impacto enorme na eficiência e na adoção do produto. E o que não pode ser feito por si só, pode ser feito em conjunto com outro produto de terceiros.

Pronto para levar seu fluxo de trabalho para o próximo nível? A Affinity Consulting pode ajudar o você a implementar o NetDocuments pela primeira vez ou otimizar o fluxo de trabalho existente do NetDocuments. Saiba mais aqui.

Sobre o autor

Jeffrey S. Krause é sócio do Affinity Consulting Group. Ele é um advogado de Wisconsin que passou mais de 20 anos ajudando outros advogados a escolher a tecnologia certa e usá-la da maneira correta. Conecte-se com ele no Linkedin.