Nesta série de 5 partes, abordámos o que é um sistema de gestão documental (DMS) (primeira parte), porque é que a sua empresa precisa de um (segunda parte), potenciais obstáculos à implementação e soluções (terceira parte), bem como questões que deve colocar ao escolher um DMS (quarta parte). Então, como é que a NetDocuments pode acabar com os seus problemas de DMS de uma vez por todas?

Um DMS baseado na nuvem é um DMS melhor

Ao escolher entre um DMS baseado na nuvem ou no local, a opção pela nuvem é claramente a vencedora. As soluções na nuvem não só são mais fáceis de implementar com custos iniciais mais baixos, como também são mais flexíveis, móveis e seguras para a sua equipa e clientes.

"Com a implementação correta, a computação em nuvem provou não só ser a decisão natural na nossa procura de plataformas digitais de ponta, mas também uma ferramenta muito poderosa para servir melhor os clientes e garantir uma interação mais fluida entre as nossas equipas", afirma José María Eyzaguirre B., presidente da empresa Claro & Cia., sediada em Santiago.

(Veja como a transição da Claro & Cia. para a nuvem os ajudou a enfrentar a pandemia da COVID-19.)

Como sistema de gestão documental baseado na nuvem, o NetDocuments fornece uma solução poderosa concebida especificamente para o sector jurídico. Sendo a única verdadeira nuvem privada e multi-tenant no mercado - e não uma solução alojada -, o NetDocuments permite aos utilizadores aceder a todas as vantagens da nuvem sem comprometer a segurança ou a fiabilidade.

Quando escolhe a NetDocuments como o seu DMS, nós assumimos o trabalho pesado. Isso significa que não tem de se preocupar em comprar mais servidores, atualizar o seu software, gerir a segurança ou resolver problemas de TI que surjam. Nós apoiamo-lo.

NetDocuments oferece grandes vantagens

Os clientes da NetDocuments usufruem de uma variedade de vantagens, incluindo custos mais baixos, maior produtividade, melhor colaboração, maior segurança, acesso em qualquer lugar e muito mais.

Redução dos custos internos

Um DMS baseado na nuvem como o NetDocuments reduz drasticamente os custos da gestão de documentos. Para aqueles que mudam da gestão de documentos físicos, os custos de papel, impressão, armazenamento e tempo gasto a procurar e arquivar são praticamente eliminados. Os utilizadores de sistemas locais reduzirão a pressão sobre os seus recursos de TI e os custos de manutenção de hardware.

Durante a pandemia global, o valor da nuvem tem sido enorme: "Adoro o facto de o NetDocuments ser baseado na nuvem", diz Paula Semeyn da Dickinson Wright PLLC, "Não estou preocupada com servidores que estão num local para onde não posso viajar! Tínhamos vários servidores ligados ao nosso anterior DMS. Não me consigo imaginar a tentar gerir todos eles agora."

Aumento da produtividade

Os escritórios de advogados lidam com enormes quantidades de informação. Quando os documentos se encontram dispersos por um sistema de arquivo físico ou digitalizados numa plataforma desorganizada e difícil de utilizar, a produtividade é muito afetada.

Por outro lado, com um DMS como o NetDocuments, os advogados podem encontrar e recuperar rapidamente o que necessitam, permitindo-lhes manterem-se produtivos e prestar um melhor serviço aos clientes. O NetDocuments também permite que os utilizadores modelem espaços de trabalho para que os novos projectos se adaptem perfeitamente à estrutura organizacional existente.

"Os utilizadores estão sempre a trabalhar de forma mais eficiente e recebemos feedback positivo pela migração para o NetDocuments", afirma Sheri M. Stone, administradora da Aronberg Goldgehn. "A funcionalidade de arquivamento de correio eletrónico com IA ... é constantemente elogiada pelos nossos advogados e funcionários como uma poupança de tempo."

Colaboração melhorada

Quando é necessário colaborar, a passagem de documentos entre várias partes pode rapidamente tornar-se um grande problema. Com vários comentadores e versões, é difícil manter tudo em ordem. O NetDocuments ajuda a resolver este problema, restringindo o acesso aos documentos para que apenas uma pessoa possa fazer edições de cada vez, e todas as versões anteriores de um documento são armazenadas em conjunto para que saiba sempre qual é a mais recente e possa aceder a outras versões, se necessário. Também é possível partilhar documentos de forma fácil e segura dentro da equipa e com intervenientes externos.

"A capacidade da plataforma para partilhar ligações e colaborar em documentos tem sido extremamente útil", afirma Anand C. Mathew, sócio da Palmersheim & Mathew LLP. Além disso, "Não vale a pena reinventar a roda. A utilização da pesquisa avançada no NetDocuments permitiu que as nossas equipas localizassem rapidamente conteúdos de assuntos anteriores para reutilização - diminuindo significativamente o tempo que gastam em novos trabalhos e aumentando a precisão geral para os nossos clientes."

Mais seguro e em conformidade

Na NetDocuments, compreendemos as leis, os regulamentos e as normas que os escritórios de advogados e as equipas jurídicas têm de cumprir. Mantemos a nossa plataforma actualizada com as políticas e requisitos mais recentes e mantemos vários certificados de segurança que pode aproveitar com a conformidade de passagem. As nossas funcionalidades de segurança incluem encriptação de nível militar, controlos de acesso de utilizadores, proteção contra perda de dados e muito mais, para que possa ter a tranquilidade de saber que os seus dados estão protegidos ao mais alto nível.

Acesso em qualquer lugar

O trabalho não acontece apenas no trabalho, o que significa que não deve estar preso ao escritório ou a uma ligação VPN pouco fiável para fazer as coisas quando precisa. A NetDocuments compreende a importância da flexibilidade no local de trabalho moderno, e é por isso que concebemos a nossa plataforma para lhe dar mobilidade em todos os seus dispositivos, para que a sua experiência seja perfeita, independentemente de onde estiver.

"A mobilidade do NetDocuments foi uma diferença noturna e diurna [em relação a outros fornecedores], permitindo-nos aceder aos conteúdos remotamente a partir de qualquer lugar, com qualquer dispositivo", afirma Ken Kroeger, CIO da Kutak Rock.

(Veja como a Kutak Rock utiliza o NetDocuments para resolver desafios de acessibilidade, escalabilidade e colaboração.)

Benefícios herdados

Uma vez cliente da NetDocuments, nunca terá de se preocupar com o facto de a sua versão da plataforma ficar desactualizada. Chamamos-lhe o benefício da herança: À medida que a plataforma melhora, herda essas melhorias na sua instância do software. Não é necessário qualquer esforço adicional da sua parte - a sua experiência apenas melhora. O mesmo princípio aplica-se a novas integrações, proteção contra novas ameaças à segurança e muito mais.

Melhor para a sua equipa

Embora a sua empresa colha muitos dos benefícios de um DMS baseado na nuvem, os membros da sua equipa também têm muito a ganhar individualmente. Com o NetDocuments, o trabalho é simplesmente mais fácil. Os utilizadores passam menos tempo a procurar os documentos de que necessitam, a tratar de tarefas administrativas e a lutar com um sistema que não foi concebido para eles. Podem trabalhar remotamente sem perder o ritmo. O NetDocuments apoia a liberdade, a flexibilidade e o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional da sua equipa, ajudando-a a ser mais produtiva e satisfeita.

"Ninguém nunca me agradeceu tanto dentro da empresa quanto estão me agradecendo pelo trabalho que fizemos para levar a Claro para a nuvem", diz Ariel Mihovilovic, sócio da Claro & Cia.

Como a NetDocuments satisfaz as suas necessidades

A escolha de um DMS pode ser um desafio, mas queremos facilitar-lhe a tarefa. Na quarta parte desta série, fornecemos uma lista de perguntas para fazer a cada fornecedor de DMS que considerar. Aqui está uma amostra do que partilharemos consigo quando perguntar à NetDocuments:

A nossa plataforma excede as expectativas

O NetDocuments integra-se com as plataformas tecnológicas jurídicas e empresariais mais populares, além de oferecer muitas funcionalidades incorporadas para o ajudar a trabalhar ainda mais facilmente entre sistemas.

Damos uma elevada prioridade à conformidade e mantemo-nos actualizados em relação às leis, regulamentos e certificações actuais. A nossa segurança é de alto nível, com encriptação de nível militar, controlos de acesso dos utilizadores, proteção contra perda de dados e muito mais.

Como já referimos, o NetDocuments foi concebido para proporcionar a mobilidade de que necessita, para que possa aceder a tudo, quer esteja no escritório ou em viagem.

A organização centrada no assunto é uma caraterística padrão daplataforma de gestão documental NetDocumentspara escritórios de advogados. Pode pesquisar e filtrar facilmente os resultados para encontrar rapidamente o que precisa.

O NetDocuments permite-lhe colaborar facilmente com os intervenientes internos e externos de forma segura.

Se quiser tirar ainda mais partido da sua experiência NetDocuments, consulte as nossas ferramentas e funcionalidades adicionais, incluindo o ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder e ndOffice.

Colocamos os clientes em primeiro lugar

Como uma verdadeira nuvem multi-tenant, podemos começar com uma prova de conceito em 1-2 dias - ao contrário das soluções alojadas que demoram .

Como oferecemos uma verdadeira solução de nuvem, os seus documentos são migrados uma vez, sem nunca serem expostos.

O tempo de atividade médio anual da NetDocuments é de 99,979%, e pode sempre verificar o estado do serviço em trust-us.netdocuments.com.

Teremos todo o gosto em pô-lo em contacto com clientes actuais que lhe possam fazer uma avaliação honesta da nossa plataforma e do nosso serviço.

O que os nossos clientes têm a dizer

Eis mais algumas vantagens que os nossos clientes descobriram ao utilizar o NetDocuments:

O NetDocuments é fácil de utilizar (e adotar).

"Pesquisámos várias opções e concluímos que a NetDocuments era a mais fácil de utilizar e mais orientada para o valor."

Sheri M. Stone, Administradora, Aronberg Goldgehn

"Intuitivo por natureza".

Janet L. Bender, administradora da firma, Maser Law

"No final de um processo de implementação de 6 meses, olhamos para trás e não podíamos estar mais satisfeitos. Aprendemos muito durante o processo e tivemos uma experiência de migração sem falhas. O trabalho foi impecável. Toda a equipa da NetDocuments causou uma excelente impressão em nós."

Ariel Mihovilovic, Sócio, Claro & Cia.

"Temos mais de 850 pessoas a trabalhar remotamente e a plataforma NetDocuments permitiu-nos continuar a trabalhar de forma colaborativa entre nós e os clientes da nossa empresa, sem perder o ritmo."

Jared Gullbergh, Gestor Sénior, Governação da Informação e Gestão de Serviços Tecnológicos, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

"Se não tivéssemos mudado do nosso antigo sistema de gestão documental para o NetDocuments [antes da COVID-19], a nossa empresa teria enfrentado um pesadelo. Teríamos tido um período significativo de interrupção da atividade enquanto configurávamos e implementávamos uma forma de todos acederem aos ficheiros dos nossos clientes. Com o NetDocuments, não registámos absolutamente nenhum atraso na produtividade."

Kathy J. Hamilton, Diretora, The Blum Firm, P.C.

"Com o NetDocuments, os nossos advogados podem trabalhar de forma mais eficiente e colaborativa e estamos a trabalhar de forma mais inteligente. Temos acesso instantâneo, os ficheiros estão no sítio certo e, consequentemente, a nossa resposta aos clientes é melhor."

Kate Laycock, Analista Comercial de TI, Shulmans

A solução NetDocuments

Existem várias formas de abordar os desafios da gestão documental na sua empresa. Mas nem todas as soluções são iguais.

A verdade é que existe apenas um verdadeiro fornecedor de DMS na nuvem concebido especificamente para advogados e profissionais do sector jurídico: NetDocuments.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode beneficiar a sua empresa, contacte-nos para falar com um especialista em soluções empresariais através do número (866) 638-3627 ou clique aqui para solicitar uma demonstração.