Sobre Carbert Waite

A Carbert Waite LLP é uma firma de advocacia de contencioso com 50 advogados, localizada no centro de Calgary, Alberta, com experiência adicional em direito da saúde, direito do trabalho, mediação/arbitragem, planeamento imobiliário e assuntos de direito empresarial. A firma canadiana é conhecida por fornecer aos clientes uma visão de confiança e soluções inovadoras.

No final de 2022, a empresa mudou do sistema de gestão documental (DMS) local Worldox para a plataforma de nuvem NetDocuments. Aqui, Dylan Snowdon, sócio e membro do Comité Executivo, partilha as suas ideias sobre o percurso da empresa.

Uma cultura de inovação ponderada

Quando se pretende manter o mais elevado nível de segurança possível, tende-se a não avançar com inovações tecnológicas até que todos os factores de risco tenham sido abordados. Parte de manter-se informado é ter um diálogo aberto com outros escritórios de advogados.

"Estamos ativamente envolvidos em conversas com outras empresas, falando com as pessoas para descobrir que tecnologia estão a utilizar, o que pensam sobre ela e que mudanças gostariam de ver. Isto ajuda-nos a adotar uma abordagem estratégica e ponderada em relação à inovação, que tem em conta os níveis de segurança de que necessitamos", observa Dylan sobre a cultura da Carbert Waite.

A empresa estava a sentir-se cada vez mais frustrada com a estabilidade do seu DMS Worldox local e com a incapacidade de aceder aos documentos onde e quando precisasse deles, o que levou a empresa a começar a procurar opções alternativas.

Objectivos comerciais e critérios de avaliação

A Carbert Waite já tinha começado a mudar para a nuvem através da implementação do Microsoft 365, e o seu software de gestão e contabilidade da clínica tinha mudado para um pacote de nuvem.

Dylan explica: "Manter o hardware no local é uma grande despesa de capital. É preciso depreciá-lo durante alguns anos e depois temos outra grande despesa de capital. Por isso, mudar para um DMS na nuvem era certamente algo que nos interessava como parte do nosso roteiro geral de TI."

A Carbert Waite questionou outras empresas sobre as suas mudanças para DMS na nuvem e aprendeu com as empresas que tiveram sucesso. Para além da segurança ser de grande importância, alguns factores importantes que a Carbert Waite procurava numa nova plataforma de gestão de documentos incluíam

• Potencial para melhorar a eficiência e racionalizar o processo de definição de perfis da empresa
• Uma interface de utilizador intuitiva que facilite a utilização da ferramenta
• Acessibilidade através de dispositivos móveis

Dylan acrescentou: "Tínhamos dois advogados que utilizaram a NetDocuments em firmas anteriores e que nos deram excelentes críticas, por isso, entre isso e a nossa diligência em relação aos nossos objectivos e critérios, a decisão de selecionar a NetDocuments foi bastante fácil."

"Tínhamos dois advogados que utilizaram a NetDocuments em empresas anteriores e que nos deram excelentes críticas, por isso, entre isso e a nossa diligência em relação aos nossos objectivos e critérios, a decisão de selecionar a NetDocuments foi realmente muito fácil."

Dylan Snowdon, Sócio da Carbert Waite LLP

Planos para uma implementação bem sucedida

Para ajudar a maximizar a adoção do NetDocuments, o Dylan e a equipa desenvolveram uma abordagem de gestão da mudança que incluía um grupo piloto, formação específica e comunicações a nível da empresa.

"A realização de uma fase piloto foi muito útil", diz Dylan. Essencialmente, criou outro conjunto de "formadores" que podiam ajudar o resto da nossa equipa com questões. No geral, queríamos dar às pessoas as ferramentas necessárias para serem bem sucedidas no primeiro dia e depois, por isso criámos muitas oportunidades de formação, sessões de perguntas e respostas com o formador e mais formação para continuar a desenvolver competências."

A empresa também se associou a um parceiro de implementação experiente para os ajudar no lançamento. Dylan observa: "Craig Bayer, da Optiable, era muito conhecedor. Foi fundamental para nos pôr a trabalhar."

Ganhos rápidos com o NetDocuments

Apenas três meses após a implementação, a Carbert Waite já está a ver os resultados positivos da mudança para o NetDocuments. Os destaques incluem:

• A pesquisa avançada facilita a procura de documentos: "As pessoas estão a definir o perfil dos seus documentos e a encontrá-los quando os procuram", afirma Dylan.
• Novas oportunidades de trabalho remoto flexível: Dylan explica: "A parte da mobilidade, a capacidade de trabalhar remotamente, sem estar ligado a um servidor remoto, tem sido uma grande melhoria para o nosso trabalho remoto."
• Suporte que cumpre: "O suporte da NetDocuments tem sido sempre rápido e excelente, tanto do ponto de vista do utilizador como do ponto de vista administrativo, desde o primeiro dia. Disseram-nos que seria bom, e tem sido", partilha Dylan.

Projectos futuros no horizonte

A Carbert Waite tem vários projectos em curso para melhorar a sua utilização da plataforma. O foco no CollabSpaces para a colaboração com clientes externos é uma prioridade máxima, e Dylan tem tido sucesso com o SetBuilder e está a incentivar outros a utilizá-lo. Ele partilha: "Ter a ferramenta SetBuilder no NetDocuments e poder criar essas pastas sem sair do DMS tem sido muito útil. Não tenho de copiar nada para outra ferramenta e depois voltar a copiá-la e voltar a arquivar tudo. É tudo feito no NetDocuments. O SetBuilder tem sido uma óptima ferramenta que tenho utilizado para resumos, preparação de julgamentos e preparação de mediações."

A empresa também prevê que a componente de mobilidade se expanda organicamente à medida que mais pessoas utilizem o NetDocuments e se familiarizem com as suas capacidades.