A Stewart McKelvey não é alheia à inovação e ao aproveitamento da tecnologia para acelerar a mudança. Considerada uma das firmas mais empreendedoras do Canadá, a primeira e maior firma de advogados regional do Canadá Atlântico tem um longo historial de colocar o serviço ao cliente em primeiro lugar.

De facto, a empresa assumiu um papel de liderança em TI com Paul Saunders, o seu primeiro Parceiro de Inovação na Prática, utilizando tecnologias de ponta, resolução criativa de problemas e melhoria de processos para maximizar o valor do cliente, minimizando os custos e o desperdício. O projeto NetDocuments fazia parte de um esforço contínuo para proporcionar maior eficiência no trabalho e na colaboração.

"Em suma, a nossa entrada em funcionamento do NetDocuments foi um grande sucesso e uma transição suave! A equipa de implementação da NetDocuments fez um trabalho fantástico."

Sherri Thom, Diretora de TI, Stewart McKelvey

Desafio: Maximizar o valor do cliente

A missão de "maximizar o valor do cliente" estava no centro das atenções quando a Stewart McKelvey decidiu, em 2017, substituir o seu sistema de gestão documental (DMS). De acordo com Sherri Thom, Diretora de TI da empresa nos últimos seis anos e líder de todos os projectos de TI e formação tecnológica da empresa, a empresa enfrentava desafios inultrapassáveis com o seu sistema OpenText eDocs existente.

"Essencialmente, o nosso DMS tinha-se tornado obsoleto... faltava-lhe a centralização na matéria, o que restringia muito a nossa capacidade de colaborar melhor; o nosso correio eletrónico existente e a integração de aplicações mais amplas constituíam um desafio; o sistema carecia de mobilidade; e, do ponto de vista da segurança, havia desafios preocupantes", afirmou Thom.

Um outro fator de negócio da empresa era a concretização da sua iniciativa "Paperlite", algo que era improvável, na melhor das hipóteses, com o sistema existente.

"Imaginámos que um DMS moderno poderia ajudar o nosso movimento Paperlite centrado na centralização de assuntos colaborativos, no acesso móvel, na digitalização integrada, nas capacidades de OCR e numa aplicação de pesquisa empresarial mais robusta e melhor integrada, utilizando uma lista mais refinada de tipos de documentos", afirmou Thom.

Solução: Seleção de soluções preparadas para o futuro

Embora o NetDocuments tenha abordado todos os desafios identificados por Thom e a sua equipa, havia um obstáculo ainda mais premente que anteriormente impedia a Stewart McKelvey, bem como muitas outras empresas em todo o Canadá, de adotar a tecnologia nativa da nuvem.

A empresa considerou a NetDocuments pela sua flexibilidade na resposta a preocupações de governação da informação (IG) a nível nacional e pela capacidade, através do ndFlexStore, de fornecer "flexibilidade de armazenamento geo-consciente, armazenando documentos em locais distintos com base em requisitos diferentes em regiões diferentes", afirmou Thom.

Thom também observa que o ndFlexStore foi o que os ajudou a defender a nuvem entre os cépticos internos e os clientes.

"O ndFlexStore satisfaz os nossos requisitos de governação, residência de dados e recuperação de desastres", afirmou Thom. "Além disso, estamos a utilizar chaves de encriptação geridas pelo cliente utilizando o NetDocuments HSM, o que proporciona uma camada adicional de segurança para os nossos documentos."

Implementação: Executando o Go-Live perfeito

A tecnologia só é tão útil quanto a vontade dos utilizadores de utilizar a nova tecnologia e a sua adoção global. Isto não poderia ser mais verdadeiro do que com um DMS de uma empresa, que é uma das poucas tecnologias em que todos os utilizadores da empresa confiam e utilizam diariamente. Thom e a sua equipa de projeto experiente partilharam as melhores práticas, que se revelaram essenciais para um arranque sem problemas:

Adesão: Qualquer iniciativa de gestão da mudança afunda-se ou nada com a adesão e a comunicação de toda a empresa. Desde o início, as TI da empresa, apoiadas pelos seus líderes de inovação prática, envolveram os advogados, o pessoal de apoio, as operações e os parceiros na mudança para o DMS. Sherri e a sua equipa incluíram o feedback de mais de 100 advogados e funcionários de toda a empresa, realizaram inquéritos de perceção para desenvolver uma prova de conceito do DMS NetDocuments e mais de 60 advogados e funcionários testaram o sistema.

"Queríamos fornecer o máximo de informações sem atrasar o projeto. Visitámos todos os escritórios, fornecendo uma pré-visualização do NetDocuments, partilhando os calendários de implementação e os comentários dos grupos-piloto", afirmou Thom. "Oferecemos grupos de discussão de todas as áreas de prática para demonstrar o NetDocuments e ajudar a tomar decisões importantes relacionadas com o design e os tipos de documentos que utilizaríamos no NetDocuments."

Equipa de sonho de tecnologia e serviços: A empresa trabalhou em conjunto com a equipa de implementação do DMS da NetDocuments e colaborou com a Traveling Coaches para ajudar nos processos de gestão da mudança, envolvendo os utilizadores no processo, bem como na formação sobre o produto e no apoio pós-lançamento.

Comunicações: A empresa decidiu criar consciência e desejo a nível interno, comunicando em cada momento, incluindo a educação dos utilizadores sobre a terminologia, as caraterísticas e as funções do NetDocuments. A equipa de Thom criou pequenos vídeos educativos para partilhar e configurar sessões de sandbox para ajudar a visualizar as opções de design e ajudar todos a sentirem-se mais confortáveis com a mudança iminente. A empresa aproveitou o seu portal SmartNet KM para maximizar a exposição geral e a familiaridade antes do arranque.

"Em suma, a nossa entrada em funcionamento do NetDocuments foi um grande sucesso e uma transição suave! A equipa de implementação da NetDocuments fez um trabalho fantástico. Também recorremos aos Traveling Coaches para a formação, apoio no terreno e gestão da mudança e foram igualmente essenciais para o nosso sucesso. E, finalmente, a minha própria equipa fez um trabalho fantástico ao planear e preparar a implementação e ao assegurar uma transição www.netdocuments.com sem problemas para os nossos colaboradores", afirmou Thom.

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