A Saffery utiliza o NetDocuments para apoiar a sua estratégia "Cloud-First", permitindo aos funcionários gerir, descobrir e partilhar ficheiros de forma segura e a partir de qualquer lugar

Sobre a Saffery

A Saffery (anteriormente Saffery Champness) é uma das 20 principais empresas de revisores oficiais de contas e fiduciários registados. A operar há mais de 160 anos, a empresa presta um conjunto de serviços que incluem contabilidade, auditoria e garantia, consultoria empresarial, finanças empresariais, forense e contencioso, outsourcing, impostos, trusts e IVA.

Desafio: Documentos isolados tinham um impacto negativo na produtividade

A Saffery lida com milhares de documentos todos os dias, cada um contendo informações confidenciais que ajudam os clientes nas suas necessidades de contabilidade e relatórios financeiros. Como muitas empresas do sector, a Saffery utilizava várias aplicações para apoiar várias linhas de serviço (tais como declarações fiscais e auditorias), muitas das quais tinham a sua própria funcionalidade de gestão de documentos. No entanto, essas capacidades de gestão de documentos eram limitadas e só funcionavam no contexto da aplicação da linha de serviço individual. Isto significava que os documentos ficavam isolados, o que levava o pessoal a utilizar o correio eletrónico e as pastas para gerir os documentos de forma centralizada.

"A categorização dos documentos não tinha sido efectuada, o que estava a ter impacto na produtividade interna. Gerir e armazenar documentos no Microsoft Exchange não era uma forma sustentável de trabalhar", afirma Julie Berry, IT Partner da Saffery. "Esta forma de trabalhar sobrecarregava as caixas de correio eletrónico dos funcionários e, muitas vezes, perdia-se tempo a tentar descobrir quem tinha um determinado documento e onde o podia encontrar. Isto resultava no tempo gasto para encontrar a versão mais actualizada, criando uma maior frustração entre os funcionários."

"A categorização dos documentos não tinha sido efectuada, o que estava a ter impacto na produtividade interna. Gerir e armazenar documentos no Microsoft Exchange não era uma forma sustentável de trabalhar."

Julie Berry, Parceiro de TI, Saffery

Solução: Uma plataforma central e segura na nuvem para partilhar, gerir e colaborar em documentos

Para continuar a tornar a sua gestão de documentos e correio eletrónico mais eficiente e para continuar a prestar um excelente serviço ao cliente, a Saffery precisava de uma plataforma central e segura para partilhar, gerir e colaborar em documentos.

Como uma empresa com uma estratégia "cloud-first", a Saffery estava à procura de um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem para permitir uma maior flexibilidade e agilidade. "Estamos a crescer rapidamente e precisávamos de uma solução que nos apoiasse, ajudando os funcionários a gerir o seu volume de trabalho de forma eficiente, quer estejam a trabalhar no escritório ou remotamente", afirma Berry.

Uma plataforma em nuvem para apoiar a colaboração e a categorização e centralização de documentos

A Saffery avaliou várias soluções especializadas de gestão de documentos antes de selecionar a NetDocuments, que, na sua opinião, oferecia o melhor pacote em termos de facilidade de utilização, flexibilidade e segurança. "A nossa principal prioridade era encontrar uma plataforma segura baseada na nuvem para apoiar a colaboração e a categorização e centralização dos nossos documentos.

Depois de avaliarmos várias soluções, estávamos confiantes de que a NetDocuments nos proporcionaria a agilidade, a flexibilidade e a segurança de que necessitávamos para prestar os serviços completos que os nossos clientes esperam", acrescentou Berry.

"O que fez com que o NetDocuments se destacasse da concorrência foi a experiência geral do utilizador. Ficámos impressionados com a interface de utilizador fácil de utilizar e com a forma como espelhava as aplicações que o nosso pessoal utiliza diariamente."

Julie Berry, Parceiro de TI, Saffery

"O que fez com que o NetDocuments se destacasse da concorrência foi a experiência geral do utilizador. Ficámos impressionados com a interface de utilizador fácil de utilizar e com a forma como espelhava as aplicações que o nosso pessoal utiliza diariamente. Achámos que isto era muito importante para conseguir que os funcionários aderissem à utilização de um novo sistema", afirma Berry.

Trabalhar com uma pequena janela de oportunidade para a implementação

Quando chegou o momento de implementar o NetDocuments, a empresa dispunha de um período de seis meses (abril - outubro) para testar e implementar o novo sistema de gestão de documentos, uma vez que tinha de trabalhar em torno da época fiscal para minimizar as perturbações na atividade. Apesar do curto período de tempo, o projeto foi entregue a tempo e ajudou a Saffery a integrar o seu pessoal. "Os principais desafios com que nos deparámos quando se tratou de integrar o pessoal foi fazer com que abandonassem velhos hábitos. Tínhamos 800 pessoas que não conheciam o conceito de gestão de documentos. No entanto, através de sessões de formação dedicadas, conseguiram ver o valor que poderia trazer para o seu trabalho - como a função de 'pesquisa guardada', que significava que o pessoal já não tinha de perder tempo a arquivar documentos em pastas e a encontrar documentos por si próprio."

Benefícios: Acesso seguro em qualquer lugar, maior produtividade, melhor colaboração e conformidade

Desde que implementou o NetDocuments, a Saffery melhorou a colaboração entre toda a organização e as suas partes interessadas. Ao disponibilizar um espaço central e seguro na nuvem para guardar e gerir e-mails e documentos, os funcionários e parceiros podem colaborar eficazmente, aumentando a produtividade e acrescentando valor ao trabalho que realizam. "Já não temos de perder muito tempo a procurar documentos em vários sistemas, pois agora podemos criar ficheiros de assuntos totalmente pesquisáveis para cada um dos nossos clientes, garantindo que cada documento está no sítio certo e categorizado corretamente", afirma Berry.

A utilização do NetDocuments também melhorou significativamente a gestão do correio eletrónico em toda a empresa. "Com o NetDocuments, os funcionários continuam a poder utilizar as aplicações a que estão habituados, como o Outlook, e recuperam o controlo das suas caixas de entrada. O NetDocuments ajudou a simplificar o trabalho e a aumentar a produtividade em toda a empresa", acrescentou Berry.

"O NetDocuments ajudou a simplificar o trabalho e a aumentar a produtividade em toda a empresa."

Julie Berry, Parceiro de TI, Saffery

Para além de melhorar o processo e a eficiência, a NetDocuments também ajudou a Saffery a melhorar a sua segurança e conformidade. "Agora temos a possibilidade de partilhar documentos através de ligações seguras, o que não só reduz o tráfego de correio eletrónico, como também nos dá a nós e aos nossos clientes a tranquilidade de saber que o que partilhamos é 100% seguro. O NetDocuments também mantém os dados protegidos em toda a organização, ajudando a cumprir políticas como o RGPD, eliminando informações quando já não precisamos delas", acrescentou Berry.

Permitir um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada dos trabalhadores

Mais de 800 pessoas, incluindo funcionários e parceiros da Saffery, estão agora a utilizar o NetDocuments através de computadores de secretária, portáteis, telemóveis e tablets. "Permitir que os funcionários acedam aos nossos documentos a partir de qualquer lugar, utilizando o dispositivo da sua escolha, está a tornar-se cada vez mais importante, especialmente à medida que as práticas de trabalho mudam. Pensamos que isto é crucial para a produtividade e felicidade dos funcionários, uma vez que procuramos atrair e reter os melhores talentos."

Com a NetDocuments, a Saffery dispõe agora de uma plataforma de gestão de documentos e de correio eletrónico preparada para o futuro para apoiar o seu crescimento, permitindo à empresa proporcionar uma experiência melhorada tanto aos funcionários como aos clientes.

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