O que fazer quando a sua atual gestão de documentos não é suficiente.

A Progressive Legal descobriu que as soluções padrão de armazenamento de documentos não conseguiam satisfazer as exigências da sua prática jurídica moderna. Este estudo de caso explora a forma como a integração intuitiva da NetDocuments com os sistemas existentes e o modelo flexível baseado na nuvem transformaram a abordagem da Progressive Legal à gestão de documentos, permitindo a colaboração da equipa a partir de qualquer lugar.

Sobre a Progressive Legal

A Progressive Legal fornece aconselhamento jurídico prático, competente e atempado e documentos personalizados a empresas australianas em crescimento. A empresa está centrada no cliente com o objetivo final de proteger as empresas australianas, os seus activos e a sua propriedade intelectual. Fornece aconselhamento jurídico especializado em relação à estrutura empresarial, proteção da propriedade intelectual (incluindo marcas registadas), documentos jurídicos comerciais personalizados e aconselhamento, local de trabalho e resolução de litígios.

A Progressive Legal acredita que o modelo jurídico atual está desatualizado para o ambiente digital moderno e acelerado e a sua visão é completamente diferente da abordagem "à moda antiga" dos serviços jurídicos. Fornece serviços jurídicos em linha a clientes de toda a Austrália, com prazos de entrega rápidos, taxas fixas e aconselhamento jurídico económico prestado por especialistas em cada uma das áreas. Progressive Legal é um escritório de advocacia concebido em função das necessidades das pequenas empresas, com o objetivo de prestar um serviço de excelência sem jargão jurídico, em linguagem simples e com conselhos práticos diretos para as empresas australianas modernas.

Nascido na nuvem e com muitos advogados remotos, advogados de marcas registadas e paralegais, o Progressive Legal precisava de uma solução baseada na nuvem, fácil de utilizar e segura.

Ultrapassar o armazenamento local de documentos

A Progressive Legal está sempre à procura de identificar a melhor tecnologia para ajudar a sua equipa e gerar resultados para os clientes. Até 2017, a empresa utilizava uma combinação de Microsoft SharePoint e armazenamento local para guardar documentos, mas esta não era uma solução específica para o sector jurídico. A Progressive Legal precisava de uma forma fiável e segura de encontrar, partilhar e colaborar em documentos, a partir de qualquer lugar e utilizando qualquer dispositivo. Consequentemente, a Progressive Legal decidiu que era altura de adotar um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem, concebido especificamente para profissionais do sector jurídico.

Ian Aldridge, advogado principal da Progressive Legal, afirma: "Precisávamos de um repositório central de todos os e-mails e documentos. Queria traçar uma linha na areia e garantir que ninguém teria de passar pela experiência de perder um documento. Também queríamos eliminar eventuais problemas de controlo de versões ou dificuldades na pesquisa e recuperação de documentos."

"A NetDocuments tem excelentes funcionalidades e caraterísticas, experiência do utilizador e segurança, para além de o seu preço por utilizador ser acessível e a sua abordagem de pagamento por lugar tornou-a uma decisão fácil para nós."

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

‍"Olhando para o mercado, o NetDocuments era um dos poucos sistemas de gestão de documentos e correio eletrónico específicos para o sector jurídico. Muitos escritórios de advogados utilizam apenas o seu sistema de gestão de práticas ou uma combinação do Microsoft SharePoint e do Office, mas estes não oferecem o mesmo nível de funcionalidade que o NetDocuments."

A NetDocuments foi a escolha óbvia devido à sua integração com o Sistema de Gestão de Prática Clio (PMS) existente da Progressive Legal e com aplicações de produtividade como o Microsoft Outlook. A Progressive Legal também foi atraída pela herança da NetDocuments como especialista em segurança de documentos e pelo seu modelo comercial.

Depois de ter trabalhado para uma série de pequenas e grandes sociedades de advogados, tanto na Austrália como no Reino Unido, Aldridge tem uma experiência significativa de trabalho com vários DMS ao longo dos anos. Ele acrescenta: "A NetDocuments tem excelentes funcionalidades e caraterísticas, experiência do utilizador e segurança, além de que o seu preço por utilizador era acessível e a sua abordagem de pagamento por lugar tornou-a uma decisão fácil para nós."

Funcionalidade revolucionária com integração no Microsoft Office, arquivo inteligente de documentos e acesso seguro "em movimento

Aldridge diz que teve vários momentos de "a-ha" durante a demonstração inicial do produto. Ficou entusiasmado com a possibilidade de ter todas as mensagens de correio eletrónico num repositório seguro e protegido, facilmente pesquisável e estreitamente integrado no Clio.

À medida que íamos descobrindo mais funções excelentes, estava constantemente a perguntar à equipa: "Como é que o NetDocuments é bom?!". Era como se nos tivéssemos deparado com um segredo comercial."

A Progressive Legal entrou em funcionamento com a NetDocuments em 2017, com o apoio do parceiro certificado da NetDocuments, a Verlata Consulting. Atualmente, a empresa utiliza o NetDocuments para armazenamento e gestão de precedentes e bibliotecas, gestão de documentos internos e gestão de documentos de clientes.

Aldridge explica: "Cada mensagem de correio eletrónico enviada e recebida de um cliente é guardada no NetDocuments com um só clique através da funcionalidade ndMail. Utilizamos a função ndCompare no Microsoft Word para obter documentos a comparar diretamente a partir do espaço de trabalho de um cliente. O pacote Microsoft Office integra-se no NetDocuments, pelo que cada item pode ser guardado diretamente do Word, Excel, Outlook, bem como do Adobe. Também temos vindo a utilizar a aplicação NetDocuments nos smartphones, o que permite aceder aos documentos em qualquer lugar".

À medida que íamos descobrindo mais funções fantásticas, estava constantemente a perguntar à equipa: "quão bom é o NetDocuments? Era como se nos tivéssemos deparado com um segredo comercial.

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

"A integração com o Clio e o Microsoft Office é um fator de mudança para nós. O controlo de versões também é excelente. Podemos guardar um documento sem perder as versões anteriores e aceder a elas em qualquer altura. A cópia de segurança Echo dá-nos uma sensação de segurança, pois não podemos perder um documento em que passámos algum tempo a trabalhar. A poderosa função de pesquisa pode ser utilizada em todos os gabinetes, pelo que, se tivermos em mente o título de um documento, não precisamos de percorrer infinitamente ou abrir várias pastas."

Sem dúvida que a nossa empresa não poderia ter crescido à velocidade a que cresceu sem a NetDocuments.

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

"Sem dúvida que a nossa atividade não poderia ter crescido à velocidade a que cresceu sem o NetDocuments. Olhando para trás, a descoberta da NetDocuments foi um momento crucial para a nossa empresa", afirmou Aldridge. Ele diz que a experiência em conformidade e segurança da NetDocuments foi particularmente benéfica: "Agora é muito fácil para nós pesquisar e recuperar e-mails e documentos históricos, o que é importante, uma vez que legalmente temos de conservar a informação durante sete anos. A NetDocuments funciona com o padrão de platina para segurança, armazenamento e gestão de correio eletrónico e documentos, o que é naturalmente uma consideração primordial para nós. Os potenciais clientes perguntam-nos sobre a plataforma que utilizamos e temos orgulho em dizer que utilizamos a NetDocuments. Não hesito em recomendar a NetDocuments a escritórios de advogados australianos de todas as dimensões."

Olhando para o futuro, a Progressive Legal to está a começar a explorar como as capacidades nativas de IA e automação do NetDocuments ndMAX podem beneficiar a empresa. "Estamos à procura de uma plataforma para gerar documentos a partir de precedentes, criar bibliotecas de cláusulas úteis, instruções e questionários, agora que temos uma extensa biblioteca de precedentes", concluiu Aldridge.

Com o NetDocuments, a Progressive Legal tem conseguido colher os frutos de uma maior produtividade à medida que a sua atividade continua a crescer. Os funcionários da empresa podem agora colaborar e trabalhar de forma segura em documentos a partir de qualquer lugar, elevando a fasquia do serviço ao cliente. Além disso, a Progressive Legal tem a tranquilidade de ter uma plataforma preparada para o futuro que lhe permitirá tirar partido das mais recentes capacidades de IA jurídica.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.