‍Sobre a Lei Barrila

A Barrila Law foi fundada há 11 anos por Gaetano Barrila. Com sede em Ontário, Canadá, a empresa tem dois escritórios e dedica-se ao sector imobiliário, ao direito comercial empresarial, aos testamentos e às heranças.

Desde o início, a Barrila reconheceu a necessidade de um repositório central de documentos para incentivar a organização e a eficiência e evitar o acúmulo de documentos. A NetDocuments foi a solução ideal, permitindo à empresa estabelecer uma cultura de produtividade, trabalho em equipa e consciência social. Este estudo de caso partilha as razões pelas quais Barrila escolheu a NetDocuments e a forma como esta o ajudou a criar um ambiente de colaboração e de proximidade.

Uma transição simples

Antes de a Barrila Law Firm ter escolhido a NetDocuments, a empresa já estava a utilizar uma estrutura de organização de documentos semelhante à utilizada pela plataforma NetDocuments. Barrila tinha experimentado os efeitos prejudiciais da acumulação de documentos noutras firmas, pelo que proibiu o pessoal de armazenar documentos em qualquer lugar que não fosse uma unidade partilhada. Esta cultura estabelecida de partilha de documentos, juntamente com a estratégia organizacional semelhante, significou que os membros da equipa estavam bem preparados para começar a utilizar a plataforma NetDocuments após a sua implementação. "Estávamos estruturados para avançar", disse Barrila.

Acesso remoto e sem stress

Ter um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem tem sido fundamental para apoiar o ambiente flexível e em movimento que existe na Barrila Law.

Inicialmente, Barrila estava interessado numa solução baseada na nuvem como forma de poder trabalhar remotamente a partir de qualquer lugar, quer fosse em casa ou em férias, e rapidamente se apercebeu de que estas vantagens se estendiam a toda a empresa. Atualmente, a Barrila Law possui uma política formal de trabalho a partir de casa, permitindo e encorajando a equipa a trabalhar a partir de casa pelo menos uma vez por semana. Esta flexibilidade proporciona uma comodidade adicional aos funcionários, permitindo-lhes ter tempo para deixar os filhos na escola ou ajustar o tempo de deslocação para evitar o tráfego intenso. A empresa também emprega jovens mães que podem utilizar a plataforma baseada na nuvem para uma experiência remota sem problemas.

"Mesmo antes da pandemia, houve alturas em que faltou a eletricidade, por isso disse aos meus funcionários para irem para casa e eles puderam aceder à Internet em casa e ter tudo o que precisavam."

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

Não é apenas o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal que ganha com a acessibilidade remota. Quando ocorrem encerramentos e ordens de permanência em casa, como a mais recente pandemia de COVID-19, Barrila e a sua empresa conseguiram manter-se operacionais, trabalhando imediatamente a partir da segurança das suas próprias casas. "Estamos preparados", disse ele. "Mesmo antes da pandemia, houve alturas em que faltou a eletricidade, pelo que disse aos meus funcionários para irem para casa e eles puderam aceder à Internet em casa e ter tudo o que precisavam."

Caraterísticas que incentivam a evolução e o sucesso

Uma qualidade fundamental que atraiu a Barrila para o NetDocuments foram as funcionalidades de criação de perfis de documentos. O sistema de criação de perfis do NetDocuments permite que os colaboradores criem relatórios de metadados - essencialmente, etiquetas que descrevem os atributos de um documento e os associam a esses atributos para facilitar a identificação e a pesquisa - que têm sido fundamentais para ajudar a Barrila Law a melhorar a governação da informação e a funcionalidade dos documentos.

"Agora, quando temos um documento final, descarregamo-lo no SetBuilder e poupamos horas ao nosso funcionário de faturação, que tem de estar à frente de uma máquina."

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

"Agora, quando temos um documento final, descarregamo-lo no SetBuilder e poupamos horas de trabalho ao nosso funcionário de faturação", disse Barrila.

A funcionalidade baseada na nuvem do NetDocuments também permitiu à Barrila Law Firm abandonar o seu servidor e fazer a transição para uma operação sem servidor. Uma vez que as estruturas sem servidor eliminam a necessidade de gestão do servidor e são inerentemente escaláveis, a conversão para uma arquitetura completamente baseada na nuvem é um passo importante para criar o tipo de flexibilidade que é cobiçado pela maioria das empresas modernas.

Maior colaboração entre equipas

De acordo com Barrila, a empresa tem visto inúmeros benefícios das funcionalidades de organização de documentos do NetDocuments e da sua capacidade de manter um único repositório de documentos.

"Todos os processos em que trabalhamos no escritório são abordados em equipa, pelo que não são atribuídos apenas a uma pessoa", afirmou Barrila. "Está tudo ali, num só lugar. Independentemente de onde estiver, pode aceder e editar."

Este nível elevado de colaboração é necessário num ambiente baseado em equipas como o escritório de advogados Barrila, onde várias pessoas trabalham frequentemente nos mesmos ficheiros.

Ter um repositório central acessível a partir de qualquer dispositivo apoia ainda mais os esforços de colaboração, uma vez que os membros da equipa podem consultar os documentos sempre que necessário. "Ter todos os documentos que a nossa empresa já produziu no meu telemóvel quando preciso deles é bastante útil no final do dia", afirmou Barrila.

Porque é que a Lei Barrila se mantém

O NetDocuments melhorou consideravelmente a eficiência, os esforços de colaboração e a cultura geral da Barrila Law Firm, o que constitui um grande alívio para a Barrila. Antes de implementar o NetDocuments, alguns membros da equipa mostraram-se preocupados com a mudança para uma plataforma baseada na Web. Felizmente, estas preocupações foram rapidamente aliviadas assim que começaram a utilizar o NetDocuments e viram a facilidade com que se adaptava às suas operações quotidianas. "Toda a gente adora o NetDocuments. Não conseguiríamos viver sem ele", afirmou Barrila.

A Barrila Law também utiliza a Software Analysis Corporation para as suas necessidades de consultoria. De facto, Jen McComb "tem sido excelente. Quando pensamos que algo não pode ser feito, telefonamos à Jen. A sua resposta é: 'Sim, é absolutamente possível fazer isso, e eis como o fazer'. Ou "deixe-me fazer o meu registo e vamos fazer isto". Quando temos necessidade de uma funcionalidade nova ou diferente, a Jen consegue encontrar uma solução."

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.