Sobre o direito do condomínio Common Ground

Fundado em 2020, o Common Ground Condo Law é um escritório de advocacia especializado em serviços jurídicos para corporações de condomínios. Com sede em Toronto, eles são uma prática virtual que atende corporações de condomínio em toda a província canadense de Ontário e se dedicam a fornecer aos clientes serviços jurídicos significativos, duradouros, econômicos e oportunos.

Desafio: dispor das tecnologias certas para apoiar o seu trabalho

O fundador e principal advogado da Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz, pratica direito de condomínios e resolução de litígios desde 2003, representando corporações de condomínios perante tribunais e tribunais.

Como entusiasta da tecnologia durante toda a sua vida, Chris manteve-se sempre a par das últimas e melhores tecnologias, especialmente no que diz respeito à sua profissão. "Depois de assistir ao ABA Techshow durante muitos anos e ver algumas das ferramentas notáveis no mercado, incluindo o NetDocuments," diz Chris, "senti que lançar uma firma virtual seria mais fácil do que nunca."

Ele estava confiante de que, com a pilha de tecnologia baseada em nuvem certa à sua disposição, sua nova empresa virtual poderia fornecer uma experiência muito robusta e centrada no cliente. Chris explicou: "Lançámos a nossa empresa em janeiro de 2020 e, entre as nossas ferramentas de lançamento, estava o NetDocuments. Escolhemo-la porque a plataforma era muito robusta e conseguíamos ver-nos a encontrar formas de utilizar as capacidades do NetDocuments para nos ajudar a crescer mais rapidamente." A Optiable ajudou na implementação da empresa.

"Conseguimos ver-nos a encontrar formas de utilizar as capacidades da NetDocuments para nos ajudar a crescer mais rapidamente."

Chris Jaglowitz, Diretor e Fundador, Common Ground Condo Law

Outra das principais razões para a escolha do NetDocuments foi o facto de se integrar bem com o Clio, o software de gestão da prática jurídica baseado na nuvem que escolheram. Entre a utilização do Clio para a entrada de clientes, gestão de contactos e calendários, e as poderosas funcionalidades de gestão de documentos, controlo de versões, colaboração e automatização do NetDocuments, a empresa estabeleceu uma base tecnológica preparada para o futuro que apoia os seus esforços para desenvolver e expandir o seu negócio. Chris observa: "As duas aplicações são melhores juntas. Pensamos que esta integração vai continuar a resolver alguns dos nossos problemas mais óbvios."

A automatização no DMS permite poupar tempo e melhorar os serviços prestados aos clientes

Uma das ferramentas que teve um impacto imediato na equipa foi o PatternBuilder, a ferramenta integrada de automatização de documentos e fluxos de trabalho do NetDocuments. Os advogados confiam no PatternBuilder para tratar de tarefas entediantes e repetitivas e libertar tempo e conhecimentos que podem ser gastos em trabalho mais estratégico.

Chris explica: "Eu fui para a faculdade de direito para ser um advogado, para aplicar meu julgamento e fornecer serviços de consultoria bem pensados. Não há dúvida de que usar o PatternBuilder para criar documentos me dá tempo de volta para me concentrar no tipo de trabalho que eu amo. É ainda mais rápido do que a nossa ferramenta de automatização de documentos anterior, que só podia produzir um documento de cada vez."

Atualmente, a empresa utiliza o PatternBuilder para gerar rapidamente conjuntos de documentos que incluem vários documentos e guardá-los automaticamente no espaço de trabalho adequado no DMS - tudo isto a partir de um simples questionário que o pessoal pode utilizar, em vez de ter os advogados a fazer esse trabalho. Uma vez que as aplicações do PatternBuilder podem ser partilhadas através de simples hiperligações e que as aplicações aproveitam os modelos padrão da empresa com a lógica do PatternBuilder, os seus objectivos futuros incluem aproveitar as automatizações do PatternBuilder em documentos cada vez mais sofisticados e ter questionários virados para o cliente, para que este possa gerar os seus próprios materiais, abrindo novas linhas de serviço ao cliente.

"Um grande diferencial do PatternBuilder é que tudo acontece dentro do nosso DMS. Não há necessidade de carregar os seus documentos para outra ferramenta."

Chris Jaglowitz, Diretor e Fundador, Common Ground Condo Law

Chris observa: "Um grande diferencial do PatternBuilder é que tudo acontece dentro do nosso DMS. Não há necessidade de carregar os nossos documentos para outra ferramenta". A Common Ground Condo Law observa que eles já viram um aumento na produtividade e uma redução no tempo que leva para redigir algo como um novo contrato.

Introdução ao AI e ao PatternBuilder MAX

A inteligência artificial (IA) está a transformar a forma como os profissionais da área jurídica trabalham, mas só é tão boa quanto os dados que lhe são fornecidos. Quando questionado sobre a sua estratégia de IA, Chris diz: "Como empresa, estamos interessados em utilizar a IA de várias formas, e faz sentido tirar partido da IA onde os nossos documentos e conhecimentos são armazenados: o nosso DMS. Já vimos um pouco do que o PatternBuilder MAX pode fazer, e estamos a experimentar ativamente e a encontrar formas de o implementar mais."

Utilizando o PatternBuilder MAX para automatizações baseadas em IA, a empresa notou uma redução no tempo necessário para concluir tarefas repetitivas. Chris refere um exemplo: "As perguntas que, de outra forma, levariam cerca de 15 minutos do tempo de um advogado para responder, podem agora ser tratadas instantaneamente por qualquer membro da nossa equipa, executando a aplicação PatternBuilder MAX. Isto permite-nos fornecer os melhores resultados aos nossos clientes, de forma mais rápida e económica." A combinação da IA e da automatização permite fluxos de trabalho documentais completos, em comparação com a IA isolada.

Embora só tenham começado a arranhar a superfície do que o PatternBuilder MAX pode fazer pela sua prática, Chris e a sua equipa estão ansiosos pelo que ele pode ajudar a empresa a realizar. "Os recursos de IA que vimos até agora com o PatternBuilder MAX oferecem o melhor retorno para o nosso investimento em IA. Tem sido inspirador descobrir mais formas de a utilizar para resolver problemas comuns."

Uma pilha de tecnologia simplificada faz uma grande diferença

A Common Ground Condo Law dedica-se a remodelar a forma como os serviços jurídicos dos condomínios são prestados, e as suas escolhas estratégicas em termos de tecnologia criaram uma base sólida para apoiar a sua visão. Com o NetDocuments, Chris diz: "Tem sido ótimo poder aproveitar o poder de uma única plataforma que faz várias coisas importantes. Eliminou a necessidade de muitas integrações pequenas e pontuais entre várias ferramentas."

"Faz sentido tirar partido da IA onde os nossos documentos e conhecimentos são armazenados: o nosso DMS."

Chris Jaglowitz, Diretor e Fundador, Common Ground Condo Law

A empresa também está concentrada em alinhar ainda mais a ligação entre o NetDocuments e o Clio para obter eficiências operacionais adicionais. Chris partilha: "Estamos a trabalhar no sentido de utilizar melhor as ferramentas que já temos, porque já estamos a ver os benefícios que podem trazer e que nos permitem servir melhor as comunidades de condomínios em toda a província e tornar a vida um pouco melhor para os seus gestores, diretores eleitos e proprietários."

Saiba como o NetDocuments pode ajudar as suas equipas a descobrir uma melhor forma de trabalhar com uma demonstração personalizada.