Acerca de la Ley de Condominios de Interés Común

Fundado en 2020, Common Ground Condo Law es un bufete de abogados especializado en servicios jurídicos para corporaciones de condominios. Con sede en Toronto, son una práctica virtual que sirve a las corporaciones de condominios en toda la provincia canadiense de Ontario, y se dedican a proporcionar a los clientes servicios legales significativos, duraderos, económicos y oportunos.

Reto: Disponer de las tecnologías adecuadas para apoyar su trabajo

El fundador y abogado principal de Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz, ha ejercido la abogacía de condominios y la resolución de disputas desde 2003, representando a corporaciones de condominios ante juzgados y tribunales.

Como entusiasta de la tecnología de toda la vida, Chris siempre ha estado al tanto de lo último y lo mejor en tecnología, especialmente cuando se trata de su profesión. "Después de asistir al ABA Techshow durante muchos años y ver algunas de las extraordinarias herramientas del mercado, incluida NetDocuments", dice Chris, "sentí que lanzar un f irm virtual sería más fácil que nunca".

Confiaba en que con la pila tecnológica basada en la nube adecuada a su disposición, su nuevo bufete virtual podría ofrecer una experiencia muy sólida y centrada en el cliente. Chris explicó: "Lanzamos nuestro bufete en enero de 2020, y entre nuestras herramientas de lanzamiento estaba NetDocuments. La elegimos porque la plataforma era muy robusta, y podíamos vernos a nosotros mismos encontrando formas de utilizar las capacidades de NetDocuments para ayudarnos a crecer más rápido." Optiable colaboró en la implantación del bufete.

"Nos veíamos encontrando formas de utilizar las capacidades de NetDocuments para ayudarnos a crecer más rápido".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

Otra de las principales razones para elegir NetDocuments fue que se integra bien con Clio, el software de gestión del bufete de abogados en la nube que habían elegido. Entre el uso de Clio para la admisión de clientes, la gestión de contactos y el calendario, y las potentes funciones de gestión de documentos, control de versiones, colaboración y automatización de NetDocuments, el bufete estableció una base tecnológica preparada para el futuro que respalda sus esfuerzos por construir y ampliar su negocio. Chris señala: "Las dos aplicaciones son mejores juntas. Creemos que esta integración va a seguir resolviendo algunos de nuestros puntos débiles más evidentes."

La automatización dentro del DMS supone un ahorro de tiempo y un mejor servicio al cliente

Una de las herramientas que tuvo un impacto inmediato en el equipo fue PatternBuilder, la herramienta integrada de automatización de documentos y flujos de trabajo de NetDocuments. Los abogados confían en PatternBuilder para encargarse de tareas tediosas y repetitivas y liberar tiempo y conocimientos que pueden dedicarse a un trabajo más estratégico.

Chris explica: "Estudié Derecho para ser abogado, para aplicar mi criterio y prestar servicios de asesoramiento bien pensados. No hay duda de que utilizar PatternBuilder para crear documentos me devuelve tiempo para centrarme en el tipo de trabajo que me gusta. Es incluso más rápido que nuestra anterior herramienta de automatización de documentos, que sólo podía producir un documento cada vez."

Actualmente, el bufete utiliza PatternBuilder para generar rápidamente conjuntos de documentos que incluyen varios documentos y hacer que se guarden automáticamente en el espacio de trabajo del asunto adecuado dentro del DMS, todo ello a partir de un sencillo cuestionario que el personal puede utilizar, en lugar de que sean los abogados quienes realicen ese trabajo. Dado que las aplicaciones de PatternBuilder pueden compartirse a través de simples hipervínculos y que las aplicaciones aprovechan las plantillas gold standard del bufete con la lógica de PatternBuilder, sus objetivos futuros incluyen aprovechar las automatizaciones de PatternBuilder en documentos cada vez más sofisticados y disponer de cuestionarios de cara al cliente para que los clientes puedan generar sus propios materiales, abriendo nuevas líneas de servicio al cliente.

"Un gran diferenciador con PatternBuilder es que todo ocurre dentro de nuestro DMS. No hay necesidad de cargar los documentos en otra herramienta".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

Señala Chris: "Un gran diferenciador con PatternBuilder es que todo ocurre dentro de nuestro DMS. No hay necesidad de cargar nuestros documentos en otra herramienta". Common Ground Condo Law señala que ya han observado un aumento de la productividad y una reducción del tiempo necesario para redactar algo como un nuevo contrato.

Primeros pasos con AI y PatternBuilder MAX

La inteligencia artificial (IA) está transformando la forma de trabajar de los profesionales del Derecho, pero sólo es tan buena como los datos que se pongan en ella. Cuando se le pregunta por su estrategia de IA, Chris afirma: "Como bufete, estamos muy interesados en utilizar la IA de diversas formas, y tiene sentido aprovechar la IA allí donde se almacenan nuestros documentos y conocimientos: nuestro DMS. Ya hemos visto parte de lo que PatternBuilder MAX puede hacer, y estamos experimentando activamente y buscando formas de implementarlo más."

Utilizando PatternBuilder MAX para las automatizaciones impulsadas por IA, el bufete ha notado una reducción del tiempo necesario para realizar tareas repetitivas. Chris señala un ejemplo: "Las preguntas que de otro modo llevarían unos 15 minutos de tiempo del abogado para responderlas, ahora pueden ser gestionadas al instante por cualquier miembro de nuestro personal ejecutando la aplicación PatternBuilder MAX. Esto nos permite ofrecer los mejores resultados a nuestros clientes de forma más rápida y barata." La combinación de IA y automatización favorece los flujos de trabajo documentales completos de principio a fin en comparación con la IA por sí sola.

Aunque sólo han empezado a arañar la superficie de lo que PatternBuilder MAX puede hacer por su práctica, Chris y su equipo están deseando ver lo que puede ayudar a la firma a conseguir. "Las capacidades de IA que hemos visto hasta ahora a través de PatternBuilder MAX ofrecen la mayor rentabilidad de nuestra inversión en IA. Ha sido inspirador descubrir más formas de utilizarla para resolver problemas comunes."

Una pila tecnológica simplificada marca una gran diferencia

Common Ground Condo Law se dedica a remodelar la forma en que se prestan los servicios jurídicos a los condóminos, y sus elecciones tecnológicas estratégicas han sentado unas bases sólidas para respaldar su visión. Con NetDocuments, dice Chris, "ha sido estupendo poder aprovechar la potencia de una única plataforma que hace varias cosas importantes. Ha eliminado la necesidad de muchas pequeñas integraciones puntuales entre varias herramientas."

"Tiene sentido aprovechar la IA allí donde se almacenan nuestros documentos y conocimientos: nuestro DMS".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

La empresa también está centrada en alinear aún más la conexión de NetDocuments y Clio para lograr una mayor eficacia operativa. Según Chris, "estamos trabajando para hacer un mejor uso de las herramientas que ya tenemos, porque ya estamos viendo los beneficios que pueden aportar, y nos permiten servir mejor a las comunidades de condominios de toda la provincia y hacer la vida un poco mejor a sus gestores, directores electos y propietarios."

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