Uma solução Cloud-First para se alinhar com as necessidades imediatas e futuras da empresa

Sobre a King & Jurgens, L.L.C

Durante quase 40 anos, a King & Jurgens tem prestado serviços a clientes regionais e nacionais num vasto leque de áreas de prática, incluindo direito marítimo, energia, direito ambiental, direito societário geral, fiscal, bancário, litígios de construção e defesa de seguros.

Com sede em Nova Orleães e um segundo escritório em Houston, a sua firma de mais de 25 advogados representa um vasto leque de clientes, desde indivíduos e empresas de capital fechado a empresas cotadas na bolsa e internacionais. Como membro da Law Firm Alliance, uma aliança estratégica de mais de 50 firmas e 2.500 advogados em todo o mundo, dedicam-se a servir as necessidades de cada cliente, mantendo os valores, o compromisso de serviço e a cultura que os seus clientes esperam de uma firma de advogados de média dimensão.

Uma introdução à gestão centralizada de documentos

Desde que entrou para a King & Jurgens em 2008, o Diretor de TI, Johnston Smith, tem sido responsável pela modernização e racionalização dos processos da empresa através da implementação e gestão de soluções tecnológicas. "Quando fui contratado pela primeira vez, tinha acabado de chegar de uma empresa maior. Quando perguntei que sistema de gestão de documentos (DMS) estavam a utilizar, perguntaram-me "o que é isso?". Com o número de advogados que tínhamos, eu sabia que essa era a primeira coisa que teríamos de mudar."

Enquanto investigava onde poderia ter um impacto positivo, descobriu que os processos de criação e partilha de documentos existentes na empresa variavam de pessoa para pessoa, utilizando uma combinação de unidades e plataformas partilhadas, cada uma com o seu próprio sistema de categorização e sem um repositório central. "As nossas práticas de gestão de documentos em silos eram muito complicadas; ninguém conseguia encontrar nada."

Com poucas soluções de gestão de documentos adequadas às necessidades do sector jurídico disponíveis no mercado em 2008, a Johnston selecionou a Worldox como base para centralizar os documentos da empresa.

O catalisador da mudança

A Worldox funcionou bem para a empresa durante mais de uma década, mas à medida que a tecnologia avançava, depressa se aperceberam que a plataforma não estava a acompanhar a evolução das suas necessidades.

"Precisávamos que a nossa tecnologia fosse compatível com o Microsoft 365 e que se integrasse bem com ele. Esse é o modelo para o futuro."

Johnston Smith, Diretor de TI, King & Jurgens, L.L.C.

A Johnston testemunhou uma insatisfação crescente com a interface de utilizador da plataforma e a falta de integração com o Microsoft 365. Johnston decidiu que era altura de a empresa procurar uma nova solução de gestão de documentos. Ele observou: "Precisaríamos que nossa tecnologia fosse compatível com o Microsoft 365 e se integrasse bem a ele. Esse é o modelo para o futuro."

Escolher o NetDocuments para uma experiência intuitiva e poupança de tempo

Com base no feedback dos advogados e no que Johnston tinha visto noutras empresas, o NetDocuments foi a escolha mais lógica para substituir o Worldox: "É intuitivo para o utilizador e não pensei que as pessoas tivessem muita dificuldade em aprender a utilizá-lo."

Como uma solução que prioriza a nuvem, Johnston sabia que a NetDocuments poderia garantir que a empresa se mantivesse actualizada com as tendências tecnológicas e de segurança actuais. E ao falar sobre a sua experiência pessoal, Johnston também partilhou que a sua carga de trabalho a gerir as TI da empresa diminuiu significativamente desde a migração para a nuvem e que já não irá considerar a tecnologia local para a pilha tecnológica da empresa. Ele comentou: "Por exemplo, neste momento também estamos à procura de uma nova solução de faturação e nem sequer estamos a considerar nada no local. Mesmo a maior firma de advogados continua a ser uma pequena empresa e não faz sentido, em termos económicos, gerir os seus próprios servidores e hardware."

Johnston descreveu os objectivos que a empresa espera alcançar ao passar do Worlddox para o NetDocuments:

1. Tornar a criação e gestão de documentos mais fácil do que nunca para todos na empresa. "Esta é a primeira fase e o nosso principal objetivo. Já consigo ver que, no que diz respeito à gestão de documentos, vamos assistir a grandes adopções devido à facilidade com que o NetDocuments é compreendido por todos."
2. Desenvolver um núcleo central de conhecimentos que os advogados e o pessoal da empresa possam consultar para obter respostas rápidas às suas perguntas. "Será mais fácil para nós criar uma base de conhecimentos que todos possam utilizar. Isto será especialmente útil para os advogados mais jovens, pois se estiverem à procura de um exemplo de algo, já o teremos criado internamente e será mais fácil de encontrar e reutilizar."
3. Tenha a certeza de que cada documento é a versão mais atual e uma única fonte de verdade ao partilhar entre advogados, clientes e empresas externas. "Consigo imaginar-nos a utilizar o NetDocuments para enviar documentos de grandes dimensões para trás e para a frente, para facilitar a colaboração."
4. Assegurar que todas as soluções da pilha tecnológica da empresa não só funcionam bem e comunicam entre si, como também são compatíveis com o que os clientes estão a utilizar. "Sendo um escritório de advogados, temos de nos adaptar ao software que o cliente utiliza. Isso tem sido um problema para nós no que diz respeito ao ambiente de trabalho virtual, mas o NetDocuments é um DMS que é fácil de executar e gerir num ambiente de trabalho real e que combina bem com o Microsoft 365."
5. Utilize capacidades de IA integradas e modelos de documentos para poupar tempo e aumentar a precisão na criação de contratos, formulários e outra documentação comum. "É útil poder adicionar automaticamente as etiquetas e informações corretas a um documento. Tudo para melhorar a experiência do cliente."

Um futuro brilhante com um DMS fácil de utilizar

Quanto ao que o futuro reserva para a King & Jurgens, Johnston tem a certeza de que as coisas só podem melhorar a partir de agora, agora que estão a utilizar o NetDocuments. "Anteriormente, estávamos a utilizar apenas cerca de 10% das funcionalidades do nosso DMS. Espero que a facilidade de utilização do NetDocuments aumente a utilização das suas funcionalidades e a adoção geral dos utilizadores." Também está satisfeito com o progresso contínuo da empresa na transferência de toda a sua gestão de dados para a nuvem. "Agora, o meu tempo é gasto mais com a descoberta do que com a gestão de TI, e a passagem para a nuvem aliviou a carga."

"Espero que a facilidade de utilização do NetDocuments aumente a utilização das suas funcionalidades e a adoção geral pelos utilizadores."

Johnston Smith, Diretor de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Embora a empresa planeie continuar com os ambientes de trabalho virtuais durante algum tempo, ele também prevê um futuro em que poderão reduzir ou potencialmente eliminar a necessidade quando começarem a explorar todas as capacidades do NetDocuments. "Talvez possamos poupar algum dinheiro se não utilizarmos ambientes de trabalho virtuais completos e, em vez disso, mantivermos um ambiente fechado no NetDocuments. Estamos entusiasmados com o que o futuro nos reserva."

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