Una solución Cloud-First para alinearse con las necesidades inmediatas y futuras de la empresa

Acerca de King & Jurgens, L.L.C

Durante casi 40 años, King & Jurgens ha servido a clientes tanto regionales como nacionales en un amplio espectro de áreas de práctica, incluyendo derecho marítimo, energético, medioambiental, corporativo general, fiscal, bancario, litigios de construcción y defensa de seguros.

Con sede en Nueva Orleans y una segunda oficina en Houston, su bufete de más de 25 abogados representa a un amplio abanico de clientes, desde particulares y empresas cerradas hasta corporaciones internacionales y que cotizan en bolsa. Como miembro de Law Firm Alliance, una alianza estratégica de más de 50 bufetes y 2.500 abogados en todo el mundo, se dedican a atender las necesidades de cada cliente conservando los valores, el compromiso de servicio y la cultura que sus clientes esperan de un bufete de tamaño medio.

Una introducción a la gestión centralizada de documentos

Desde que se incorporó a King & Jurgens en 2008, el director de TI Johnston Smith se ha encargado de modernizar y agilizar los procesos del bufete mediante la implantación y gestión de soluciones tecnológicas. "Cuando me contrataron por primera vez, acababa de llegar de un bufete más grande. Cuando pregunté qué sistema de gestión de documentos (DMS) utilizaban, me preguntaron '¿qué es eso? Con el número de abogados que teníamos, sabía que eso era lo primero que tendríamos que cambiar."

Mientras investigaba dónde podía tener un impacto positivo, descubrió que los procesos de creación e intercambio de documentos existentes en la empresa variaban de una persona a otra, utilizando una combinación de unidades y plataformas compartidas, cada una con su propio sistema de categorización y sin un repositorio central. "Nuestras prácticas de gestión de documentos en silos eran muy engorrosas; nadie podía encontrar nada".

Con pocas soluciones de gestión de documentos adecuadas a las necesidades del sector jurídico disponibles en el mercado en 2008, Johnston eligió Worldox como base para centralizar los documentos del bufete.

El catalizador del cambio

Worldox funcionó bien para la empresa durante más de una década, pero a medida que la tecnología avanzaba, pronto se dieron cuenta de que la plataforma no estaba a la altura de sus necesidades cambiantes.

"Íbamos a necesitar que nuestra tecnología fuera compatible con Microsoft 365 y se integrara bien con él. Ese es el modelo para el futuro".

Johnston Smith, Director de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston fue testigo del aumento de la insatisfacción con la interfaz de usuario de la plataforma y de la falta de integración con Microsoft 365. Johnston decidió que había llegado el momento de que la empresa buscara una nueva solución de gestión de documentos. Señaló: "Íbamos a necesitar que nuestra tecnología fuera compatible con Microsoft 365 y se integrara bien con él. Ese es el modelo para el futuro".

Elegir NetDocuments para una experiencia intuitiva y ahorrar tiempo

Basándose en los comentarios de los abogados y en lo que Johnston había visto en otros bufetes, NetDocuments era la opción más lógica para sustituir a Worldox: "Es intuitivo para el usuario y no pensé que la gente tendría muchos problemas para aprender a utilizarlo".

Al ser una solución que da prioridad a la nube, Johnston sabía que NetDocuments podía garantizar que el bufete se mantuviera al día con las tendencias tecnológicas y de seguridad actuales. Y al hablar de su experiencia personal, Johnston también compartió que su carga de trabajo gestionando la TI del bufete se ha aligerado significativamente desde la migración a la nube y que ya no considerará la tecnología on-prem para la pila tecnológica del bufete. Comentó: "Por ejemplo, ahora mismo también estamos buscando una nueva solución de facturación, y ni siquiera estamos considerando nada on-prem. Incluso el mayor bufete de abogados sigue siendo una pequeña empresa, y no tiene sentido económico manejar tus propios servidores y hardware."

Johnston esbozó los objetivos que la empresa prevé alcanzar al pasar de Worldox a NetDocuments:

1. Facilitar más que nunca la creación y gestión de documentos para que todos los miembros del bufete puedan utilizarlos. "Esta es la primera fase y nuestro principal objetivo. Ya puedo ver que en el lado de la gestión de documentos, veremos altas adopciones debido a lo fácil que es NetDocuments para que todo el mundo lo entienda."
2. Desarrollar un eje central de conocimientos que tanto los abogados como el personal de la empresa puedan consultar para obtener respuestas rápidas a sus preguntas. "Nos resultará más fácil crear una base de conocimientos que todos puedan utilizar. Esto será especialmente útil para los abogados más jóvenes, ya que si buscan un ejemplo de algo, ya lo habremos creado internamente y será más fácil de encontrar y reutilizar."
3. Tenga la seguridad de que cada documento es la versión más actual y una única fuente de verdad cuando lo comparta entre abogados, clientes y empresas externas. "Puedo imaginarnos utilizando NetDocuments para enviar documentos de gran tamaño de un lado a otro y facilitar así la colaboración".
4. Asegúrese de que todas las soluciones de la pila tecnológica del bufete no sólo funcionan bien y se comunican entre sí, sino que también son compatibles con lo que utilizan los clientes. "Al ser un bufete de abogados, tienes que adaptarte a cualquier software que utilice tu cliente. Eso ha sido un problema para nosotros en el lado del escritorio virtual, pero NetDocuments es un DMS fácil de ejecutar y gestionar en un escritorio real que se empareja bien con Microsoft 365."
5. Utilice las funciones integradas de IA y las plantillas de documentos para ahorrar tiempo y aumentar la precisión al crear contratos, formularios y otra documentación común. "Es útil poder hacer que algo añada automáticamente las etiquetas y la información adecuadas en un documento. Cualquier cosa para mejorar la experiencia del cliente".

Un futuro brillante con un DMS fácil de usar

En cuanto a lo que depara el futuro a King & Jurgens, Johnston está seguro de que las cosas sólo pueden mejorar a partir de ahora que utilizan NetDocuments. "Antes, sólo utilizábamos alrededor del 10% de las funciones de nuestro DMS. Espero que la facilidad de uso de NetDocuments aumente el uso de sus funciones y la adopción general por parte de los usuarios." También está satisfecho con los continuos avances de la empresa en el traslado de toda su gestión de datos a la nube. "Ahora dedico más tiempo al descubrimiento que a la gestión de TI, y se ha aligerado la carga al pasar a la nube".

"Espero que la facilidad de uso de NetDocuments aumente el uso de sus funciones y la adopción general por parte de los usuarios".

Johnston Smith, Director de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Aunque la empresa planea seguir con los escritorios virtuales durante un tiempo, también prevé un futuro en el que podrían reducir o potencialmente eliminar la necesidad una vez que empiecen a explorar todas las capacidades de NetDocuments. "Es posible que podamos ahorrar algo de dinero si no utilizamos escritorios virtuales completos y, en su lugar, mantenemos un entorno cerrado dentro de NetDocuments. Estamos entusiasmados con lo que nos depara el futuro".

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