Una solución basada en la nube para satisfacer las necesidades inmediatas y futuras de la empresa

Acerca de King & Jurgens, L.L.C

Durante casi 40 años, King & Jurgens ha servido a clientes regionales y nacionales en un amplio espectro de áreas de práctica, incluyendo derecho marítimo, energético, medioambiental, corporativo general, fiscal, bancario, litigios de construcción y defensa de seguros.

Con sede en Nueva Orleans y una segunda oficina en Houston, su bufete de más de 25 abogados representa a una amplia gama de clientes, desde particulares y empresas de capital cerrado hasta corporaciones internacionales que cotizan en bolsa. Como miembro de la Law Firm Alliance, una alianza estratégica de más de 50 bufetes y 2.500 abogados de todo el mundo, se dedican a atender las necesidades de cada cliente conservando los valores, el compromiso de servicio y la cultura que sus clientes esperan de un bufete de tamaño medio.

Introducción a la gestión centralizada de documentos

Desde que se incorporó a King & Jurgens en 2008, Johnston Smith, Director de TI, se ha encargado de modernizar y agilizar los procesos del bufete mediante la implantación y gestión de soluciones tecnológicas. "Cuando me contrataron por primera vez, acababa de llegar de un bufete más grande. Cuando pregunté qué sistema de gestión de documentos (DMS) utilizaban, me preguntaron '¿qué es eso? Con el número de abogados que teníamos, sabía que era lo primero que tendríamos que cambiar."

Mientras investigaba dónde podía tener un impacto positivo, descubrió que los procesos de creación e intercambio de documentos existentes en la empresa variaban de una persona a otra, utilizando una combinación de unidades y plataformas compartidas, cada una con su propio sistema de categorización y sin un repositorio central. "Nuestras prácticas de gestión de documentos en silos eran muy engorrosas; nadie podía encontrar nada".

Con pocas soluciones de gestión de documentos adecuadas a las necesidades del sector jurídico disponibles en el mercado en 2008, Johnston eligió Worldox como base para centralizar los documentos del bufete.

El catalizador del cambio

Worldox funcionó bien para la empresa durante más de una década, pero a medida que avanzaba la tecnología, pronto se dieron cuenta de que la plataforma no estaba a la altura de sus cambiantes necesidades.

"Íbamos a necesitar que nuestra tecnología fuera compatible con Microsoft 365 y se integrara bien con él. Ese es el modelo para el futuro".

Johnston Smith, Director de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Johnston observó una creciente insatisfacción con la interfaz de usuario de la plataforma y una falta de integración con Microsoft 365. Johnston decidió que era hora de que la empresa buscara una nueva solución de gestión de documentos. Y señaló: "Íbamos a necesitar que nuestra tecnología fuera compatible con Microsoft 365 y se integrara bien con él. Ese es el modelo para el futuro".

Elegir NetDocuments para disfrutar de una experiencia intuitiva y ahorrar tiempo

Basándose en las opiniones de los abogados y en lo que Johnston había visto en otros bufetes, NetDocuments era la opción más lógica para sustituir a Worldox: "Es intuitivo para el usuario, y no pensé que la gente tuviera muchos problemas para aprender a usarlo".

Al ser una solución que da prioridad a la nube, Johnston sabía que NetDocuments podía garantizar que el bufete se mantuviera al día de las tendencias tecnológicas y de seguridad actuales. Y al hablar de su experiencia personal, Johnston también compartió que su carga de trabajo en la gestión de TI de la empresa se ha aligerado significativamente desde la migración a la nube y ya no considerará la tecnología on-prem para la pila tecnológica de la empresa. Por ejemplo, ahora mismo estamos buscando una nueva solución de facturación, y ni siquiera estamos considerando nada on-prem. Incluso el mayor bufete de abogados sigue siendo una pequeña empresa, y no tiene sentido económico manejar tus propios servidores y hardware."

Johnston esbozó los objetivos que la empresa prevé alcanzar al pasar de Worldox a NetDocuments:

1. Facilitar más que nunca la creación y gestión de documentos a todos los empleados de la empresa. "Esta es la primera fase y nuestro principal objetivo. Ya veo que, en lo que respecta a la gestión de documentos, veremos una gran adopción debido a lo fácil que es NetDocuments de entender para todo el mundo."
2. Desarrollar un núcleo central de conocimientos que los abogados y el personal de la empresa puedan consultar para obtener respuestas rápidas a sus preguntas. "Nos resultará más fácil crear una base de conocimientos que todos puedan utilizar. Esto será especialmente útil para los abogados más jóvenes, ya que si buscan un ejemplo de algo, ya lo habremos creado internamente y será más fácil de encontrar y reutilizar."
3. Tenga la seguridad de que cada documento es la versión más reciente y una única fuente de verdad cuando lo comparta con abogados, clientes y empresas externas. "Me imagino utilizando NetDocuments para enviar documentos de gran tamaño y facilitar la colaboración".
4. Asegurarse de que todas las soluciones de la pila tecnológica del bufete no solo funcionan bien y se comunican entre sí, sino que también son compatibles con lo que utilizan los clientes. "Al ser un bufete de abogados, tienes que adaptarte al software que utiliza tu cliente. Eso ha sido un problema para nosotros en el lado del escritorio virtual, pero NetDocuments es un DMS fácil de ejecutar y gestionar en un escritorio real que se empareja bien con Microsoft 365."
5. Utilice las funciones de IA integradas y las plantillas de documentos para ahorrar tiempo y aumentar la precisión al crear contratos, formularios y otra documentación común. "Es útil poder hacer que algo añada automáticamente las etiquetas y la información adecuadas en un documento. Cualquier cosa para mejorar la experiencia del cliente".

Un futuro brillante con un DMS fácil de usar

En cuanto al futuro de King & Jurgens, Johnston está convencido de que las cosas sólo pueden mejorar ahora que utilizan NetDocuments. "Antes sólo utilizábamos un 10% de las funciones de nuestro DMS. Espero que la facilidad de uso de NetDocuments aumente el uso de sus funciones y la adopción general por parte de los usuarios." También está satisfecho con el progreso continuo de la empresa en el traslado de toda su gestión de datos a la nube. "Ahora dedico más tiempo al descubrimiento que a la gestión de TI, y se ha aligerado la carga al pasar a la nube".

"Espero que la facilidad de uso de NetDocuments aumente el uso de sus funciones y la adopción general por parte de los usuarios".

Johnston Smith, Director de TI, King & Jurgens, L.L.C.

Aunque la empresa tiene previsto seguir utilizando escritorios virtuales durante un tiempo, también prevé un futuro en el que podrán reducir o incluso eliminar la necesidad una vez que empiecen a explorar todas las capacidades de NetDocuments. "Podríamos ahorrar algo de dinero si no utilizáramos escritorios virtuales completos y, en su lugar, mantuviéramos un entorno cerrado dentro de NetDocuments. Estamos entusiasmados con lo que nos depara el futuro".

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