A NetDocuments e a Lavan desenvolvem uma relação de uma década para manter a empresa na vanguarda da inovação jurídica

Sobre Lavan

Com sede em Perth, Lavan é um dos principais escritórios de advocacia da Austrália Ocidental há mais de 125 anos. Fundada em 1897 pelo advogado irlandês Michael Gibson Lavan, a empresa rapidamente se tornou proeminente na região.

A firma tem vindo a servir clientes locais e internacionais a partir dos seus icónicos escritórios de William Street desde 1990, tendo construído uma das maiores equipas de contencioso da Austrália Ocidental. Atualmente, a empresa abrange áreas de prática tão diversas como o agronegócio, a construção, o crime empresarial e a propriedade e o arrendamento. Lavan esforça-se diariamente por manter os seus cinco valores fundamentais de excelência, integridade, colaboração, realização e coragem.

A jornada para otimizar a produtividade e a segurança

A Lavan, que anteriormente utilizava um sistema Trackfile local para a gestão de documentos, começou a procurar um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem como forma de melhorar os processos empresariais e aumentar a segurança em toda a empresa.

Marco Marcello, Diretor de Sistemas de Informação da Lavan, tinha várias prioridades quando selecionou um novo DMS. A segurança na criação, edição e armazenamento de documentos era vital. Ao mesmo tempo, a elevada disponibilidade do serviço era essencial para garantir que os advogados da empresa tinham sempre acesso aos documentos e aos e-mails relacionados com o assunto.

"As violações de dados de alto nível foram uma verdadeira chamada de atenção para o sector jurídico na Austrália. Rapidamente reconhecemos que a transferência da nossa gestão de documentos para a nuvem nos daria uma camada adicional de segurança", disse Marcello. "O NetDocuments foi uma escolha natural para a Lavan porque foi criado na nuvem, ao contrário dos seus concorrentes. A forte integração da NetDocuments com as aplicações de produtividade da Microsoft e a capacidade de gerir documentos e e-mails a partir de um local centralizado também é um grande ponto positivo para nós, pois isso significa que os nossos advogados podem trabalhar de forma produtiva e segura a partir de qualquer lugar."

"A NetDocuments foi uma escolha natural para a Lavan porque foi criada na nuvem, ao contrário dos seus concorrentes. A forte integração do NetDocuments com as aplicações de produtividade da Microsoft e a capacidade de gerir documentos e e-mails a partir de uma localização centralizada também é um grande ponto positivo para nós, pois significa que os nossos advogados podem trabalhar de forma produtiva e segura a partir de qualquer lugar."

Marco Marcello, Diretor de Sistemas de Informação, Lavan

Uma implementação passo a passo bem sucedida

Apenas um mês após a assinatura do contrato, a Lavan começou a implementar o NetDocuments aos seus 200 funcionários. O novo DMS foi implementado equipa a equipa em toda a empresa, com mais de um milhão de documentos migrados para a nuvem.

"Foi excelente trabalhar com a equipa da NetDocuments, que tornou todo o processo de migração o mais simples possível, o que garantiu uma elevada adesão dos utilizadores desde o início", continuou Marcello.

Desde que entrou em funcionamento na Lavan há dez anos, a NetDocuments expandiu a sua presença na APAC com centros de dados regionais em Perth e Sydney. Para a Lavan, este facto tem sido extremamente benéfico, uma vez que permitiu à empresa antecipar-se aos requisitos de residência de dados, reduzindo simultaneamente a latência do serviço.

A Lavan também utilizou uma série de funcionalidades de segurança e produtividade durante a utilização do NetDocuments. Através da capacidade do Workspace Security Manager (WSM), a Lavan pode gerir a segurança nos espaços de trabalho do NetDocuments através de um painel de controlo fácil de utilizar, permitindo à empresa cumprir os requisitos de governação de forma simples. A funcionalidade de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) do NetDocuments monitoriza e converte continuamente documentos e ficheiros baseados em imagens em documentos pesquisáveis por texto, facilitando aos utilizadores encontrarem exatamente o que procuram. A empresa também está a utilizar o CollabSpaces da NetDocuments, que permite a colaboração segura e a partilha de documentos com os clientes, sem problemas.

Manter a força de trabalho híbrida segura e conectada

Com o NetDocuments, todo o pessoal da Lavan trabalha a partir de uma única fonte da verdade para documentos e e-mails, minimizando o tempo gasto na procura de documentos e comunicações importantes relacionados com o assunto.

"Os ficheiros em papel na Lavan foram substituídos por ficheiros em linha facilmente acessíveis, com tudo arquivado no NetDocuments como ponto central da verdade. Isto permitiu-nos reduzir significativamente o espaço de armazenamento físico e criar um excelente ambiente de trabalho no escritório", afirma Marcello. "Ao mesmo tempo, permitiu que os advogados trabalhassem de forma flexível e segura a partir de qualquer lugar, o que tem sido um grande apoio ao trabalho híbrido."

As APIs da NetDocuments não só aumentaram a eficiência através da integração com o Microsoft 365 e a solução de gestão de processos da empresa, como também oferecem flexibilidade tecnológica para o futuro. Marcello continuou, "a decisão de mover os nossos documentos para a NetDocuments é uma decisão que só tivemos de tomar uma vez. A NetDocuments é um fornecedor em que podemos confiar, uma vez que está continuamente a inovar e a permitir-nos estar à frente da curva."

"Os ficheiros em papel na Lavan foram substituídos por ficheiros em linha facilmente acessíveis, com tudo arquivado no NetDocuments como um ponto central de verdade. Isto permitiu-nos reduzir significativamente o espaço de armazenamento físico e criar um excelente ambiente de trabalho no escritório."

Marco Marcello, Diretor de Sistemas de Informação, Lavan

A utilização da NetDocuments proporcionou à Lavan a tranquilidade de saber que os documentos sensíveis estão seguros. Além disso, permitiu que os seus advogados trabalhassem de forma mais eficiente, libertando o seu tempo para se concentrarem no trabalho de maior valor para o cliente. Dez anos depois, a parceria da Lavan com a NetDocuments continua a evoluir, garantindo que a empresa se mantém na vanguarda da adoção de tecnologia jurídica na Austrália.

"Os nossos utilizadores apreciam a segurança, a facilidade de utilização e a fiabilidade da NetDocuments", concluiu Marcello. "Afinal, o que é que um advogado quer? Querem um sistema que encontre e armazene documentos e e-mails de forma intuitiva. O NetDocuments não só preenche todos estes requisitos, como também nós, enquanto empresa, temos a tranquilidade de saber que estamos com um verdadeiro parceiro de negócios que está empenhado em manter a nossa empresa na vanguarda e em antecipar as nossas necessidades para os próximos anos."

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