NetDocuments y Lavan se basan en una relación de una década para mantener a la empresa a la vanguardia de la innovación jurídica

Acerca de Lavan

Con sede en Perth, Lavan es uno de los principales bufetes de abogados de Australia Occidental desde hace más de 125 años. Fundado en 1897 por el abogado irlandés Michael Gibson Lavan, el bufete pronto alcanzó prominencia en la región.

El bufete lleva atendiendo a clientes locales e internacionales desde sus emblemáticas oficinas de William Street desde 1990, habiendo creado uno de los mayores equipos de litigios de Australia Occidental. En la actualidad, el bufete abarca áreas de práctica tan diversas como la agroindustria, la construcción, los delitos societarios y la propiedad y el arrendamiento. Lavan se esfuerza a diario por mantener sus cinco valores fundamentales: excelencia, integridad, colaboración, realización y valentía.

El camino hacia la optimización de la productividad y la seguridad

Lavan, que anteriormente utilizaba un sistema Trackfile local para la gestión de documentos, empezó a buscar un sistema de gestión de documentos basado en la nube como forma de mejorar los procesos empresariales y aumentar la seguridad en toda la empresa.

Marco Marcello, Director de Sistemas de Información de Lavan, tenía varias prioridades a la hora de elegir un nuevo DMS. La seguridad en la creación, edición y almacenamiento de documentos era vital. Al mismo tiempo, la alta disponibilidad del servicio era esencial para garantizar que los abogados del bufete tuvieran acceso a los documentos y a los correos electrónicos relacionados con los asuntos en todo momento.

"Las filtraciones de datos de gran repercusión fueron una auténtica llamada de atención para el sector jurídico australiano. Enseguida nos dimos cuenta de que trasladar nuestra gestión de documentos a la nube nos aportaría un nivel de seguridad adicional", afirma Marcello. "NetDocuments encajaba perfectamente en Lavan porque, a diferencia de sus competidores, está construido en la nube. La estrecha integración de NetDocuments con las aplicaciones de productividad de Microsoft y la capacidad de gestionar documentos y correos electrónicos desde una ubicación centralizada también son muy positivas para nosotros, ya que esto significa que nuestros abogados pueden trabajar de forma productiva y segura desde cualquier lugar."

"NetDocuments encajaba de forma natural en Lavan porque está construido en la nube, a diferencia de sus competidores. La estrecha integración de NetDocuments con las aplicaciones de productividad de Microsoft y la posibilidad de gestionar documentos y correos electrónicos desde una ubicación centralizada también son muy positivas para nosotros, ya que esto significa que nuestros abogados pueden trabajar de forma productiva y segura desde cualquier lugar."

Marco Marcello, Director de Sistemas de Información, Lavan

Una implantación exitosa paso a paso

Apenas un mes después de firmar el contrato, Lavan empezó a desplegar NetDocuments entre sus 200 empleados. El nuevo DMS se implantó equipo por equipo en toda la empresa, con más de un millón de documentos migrados a la nube.

"Fue un placer trabajar con el equipo de NetDocuments e hicieron que todo el proceso de migración fuera lo más fluido posible, lo que garantizó una alta adopción por parte de los usuarios desde el principio", continúa Marcello.

Desde su implantación en Lavan hace diez años, NetDocuments ha ampliado su presencia en APAC con centros de datos regionales en Perth y Sydney. Para Lavan, esto ha sido extremadamente beneficioso, ya que ha permitido a la empresa adelantarse a los requisitos de residencia de datos, reduciendo al mismo tiempo la latencia del servicio.

Lavan también ha utilizado una serie de funciones de seguridad y productividad durante el tiempo que lleva utilizando NetDocuments. Gracias a la función Workspace Security Manager (WSM), Lavan puede gestionar la seguridad en los espacios de trabajo de NetDocuments a través de un panel de control fácil de usar, lo que permite a la empresa cumplir los requisitos de gobernanza de forma sencilla. La función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de NetDocuments supervisa continuamente los documentos y archivos basados en imágenes y los convierte en documentos con capacidad de búsqueda de texto, lo que facilita a los usuarios encontrar exactamente lo que buscan. La empresa también utiliza CollabSpaces de NetDocuments, que permite colaborar y compartir documentos con los clientes de forma segura y sin problemas.

Proteger y conectar a los trabajadores híbridos

Con NetDocuments, todo el personal de Lavan trabaja desde una única fuente de la verdad para documentos y correos electrónicos, lo que minimiza el tiempo dedicado a buscar documentos y comunicaciones importantes relacionados con el asunto.

"Los archivos en papel de Lavan se han sustituido por archivos en línea de fácil acceso, con todo archivado en NetDocuments como punto central de verdad. Esto nos ha permitido reducir considerablemente el espacio de almacenamiento físico y crear un entorno de trabajo de oficina estupendo", afirma Marcello. "Al mismo tiempo, ha permitido a los abogados trabajar de forma flexible y segura desde cualquier lugar, lo que ha supuesto un gran apoyo al trabajo híbrido".

Las API de NetDocuments no solo han impulsado la eficiencia mediante la integración con Microsoft 365 y la solución de gestión de asuntos del bufete, sino que también ofrecen f lexibilidad tecnológica de cara al futuro. Marcello continuó: "la decisión de trasladar nuestros documentos a NetDocuments es una decisión que solo tuvimos que tomar una vez. NetDocuments es un proveedor en el que podemos confiar, ya que innova continuamente y nos permite mantenernos a la vanguardia."

"Los archivos en papel de Lavan se han sustituido por archivos en línea de fácil acceso, con todo archivado en NetDocuments como punto central de verdad. Esto nos ha permitido reducir considerablemente el espacio de almacenamiento físico y crear un entorno de trabajo de oficina estupendo."

Marco Marcello, Director de Sistemas de Información, Lavan

El uso de NetDocuments ha proporcionado a Lavan la tranquilidad de saber que los documentos confidenciales están seguros. Además, ha permitido a sus abogados trabajar de forma más eficiente, liberando su tiempo para centrarse en el trabajo de mayor valor para el cliente. Diez años después, la asociación de Lavan con NetDocuments sigue evolucionando para garantizar que el bufete se mantiene a la vanguardia de la adopción de tecnología jurídica en Australia.

"Nuestros usuarios aprecian la seguridad, facilidad de uso y fiabilidad de NetDocuments", concluye Marcello. "Al fin y al cabo, ¿qué quiere un abogado? Quiere un sistema que encuentre y almacene documentos y correos electrónicos de forma intuitiva. NetDocuments no solo cumple todos estos requisitos, sino que, como despacho, tenemos la tranquilidad de saber que contamos con un verdadero socio comercial que se compromete a mantener a nuestro bufete a la vanguardia y a anticiparse a nuestras necesidades en los años venideros."

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