Prestar serviços jurídicos seguros aos clientes, onde e quando forem necessários.

Tal como a maioria das sociedades de advogados tradicionais de Singapura, a Lee & Lee estava fortemente dependente de processos baseados em papel, e todos os ficheiros electrónicos eram armazenados em sistemas locais. Quando a pandemia chegou, a empresa sabia que tinha de mudar a sua forma de trabalhar para permitir que os advogados acedessem remotamente a documentos importantes, especialmente durante os períodos de interrupção de serviço impostos pelo governo.

Sobre a Lee & Lee

Lee & Lee é uma sociedade de advogados que presta uma gama completa de serviços através dos seus departamentos de Propriedade Intelectual, Contencioso e Resolução de Litígios, Societário, Bancário e Imobiliário.

Um dos mais antigos escritórios de advogados de Singapura, Lee & Lee foi fundado por Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew e Kwa Geok Choo em 1955. Enquanto Lee Kuan Yew se tornou Primeiro-Ministro de Singapura, os restantes sócios desenvolveram a empresa para se tornar um dos principais escritórios de advogados em Singapura, com mais de 90 advogados que oferecem uma gama completa de serviços jurídicos.

Uma viagem à nuvem

Tal como a maioria das sociedades de advogados tradicionais de Singapura, a Lee & Lee estava fortemente dependente de processos baseados em papel, e todos os ficheiros electrónicos eram armazenados em sistemas locais. No entanto, quando a pandemia chegou, a empresa sabia que tinha de mudar a sua forma de trabalhar, uma vez que os seus advogados não conseguiam aceder remotamente a muitos documentos importantes. Isto significava que a atividade não podia continuar como habitualmente , uma vez que a Lee & Lee teve de encerrar as suas instalações durante os períodos de corte de circuitos impostos pelo governo.

A Lee & Lee reconheceu que precisava de um sistema de gestão de documentos (DMS) baseado na nuvem que permitisse ao pessoal trabalhar com os ficheiros de forma segura a partir de qualquer local e que ajudasse a empresa a mitigar futuras perturbações. Ao mesmo tempo, o custo do armazenamento de documentos electrónicos nos seus próprios servidores estava a aumentar, pelo que pretendiam uma solução mais económica.

"Precisávamos de uma solução de gestão de documentos baseada na nuvem que apoiasse a nossa jornada para nos tornarmos uma firma de advogados mais flexível e resiliente, bem posicionada para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando forem necessários", afirmou Toh Kok Seng, um sócio sénior do Comité de Gestão da Lee & Lee que liderou a iniciativa da firma de procurar soluções tecnológicas para atingir os seus objectivos. "A mudança para a nuvem também foi importante, pois ajudar-nos-ia a reduzir os custos de armazenamento e a tornarmo-nos mais eficientes a longo prazo."

Depois de explorar diferentes tecnologias, a Lee & Lee escolheu o NetDocuments pela sua interface de utilizador intuitiva
e pela sua fiabilidade como um poderoso sistema único de registo para gerir,
encontrar e colaborar em ficheiros.

Francis Lim, sócio do Departamento de Sociedades, referiu: "Escolhemos a NetDocuments porque é uma solução na nuvem altamente credível. Também ficámos impressionados com as funcionalidades únicas da plataforma, como o arquivamento preditivo, que sabíamos que traria muitos benefícios à nossa empresa e aos nossos advogados." E continuou: "Passar de processos essencialmente baseados em papel para o digital foi um pouco assustador no início, por isso precisávamos de garantir que estávamos em boas mãos."

Trabalhar contra o relógio

Como a Lee & Lee depende da NetDocuments para permitir que os seus advogados e funcionários trabalhem eficazmente durante os períodos de confinamento, a plataforma tinha de ser implementada o mais rapidamente possível para minimizar as interrupções. Em parceria com a NetDocuments e a Verlata, a Lee & Lee conseguiu implementar o seu novo DMS baseado na nuvem num prazo de seis meses.

"Como pode imaginar, não foi fácil implementar uma nova plataforma DMS no meio de uma pandemia", afirma Toh. "No entanto, recebemos um forte apoio da NetDocuments e da Verlata, o que tornou a integração dos nossos advogados muito mais fácil do que o esperado. A Verlata ofereceu várias sessões de treinamento e orientações para garantir que todos pudessem começar a trabalhar rapidamente."

"Precisávamos de uma solução de gestão de documentos baseada na nuvem que apoiasse o nosso percurso para nos tornarmos um escritório de advogados mais flexível e resiliente, bem posicionado para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando forem necessários."

Toh Kok Seng, Sócio Sénior, Lee & Lee

Na Nuvem Nove: Custos reduzidos, segurança melhorada e maior flexibilidade

Ter a plataforma DMS nativa da nuvem da NetDocuments tem sido um fator de mudança para a Lee & Lee. Os custos de armazenamento foram significativamente reduzidos, as capacidades de segurança avançadas e a maior flexibilidade para armazenar, aceder e trabalhar com documentos.

No que diz respeito à segurança, Toh sabe que é a principal preocupação dos clientes: "Os clientes estão cada vez mais a perguntar sobre a segurança dos nossos documentos. Com o NetDocuments, podemos dar-lhes paz de espírito, sabendo que os nossos documentos permanecerão sempre seguros, ao mesmo tempo que satisfazem as suas necessidades de conformidade."

"Os clientes estão cada vez mais a perguntar sobre a segurança dos nossos documentos. Com a NetDocuments, podemos dar-lhes paz de espírito, sabendo que os nossos documentos permanecerão sempre seguros, ao mesmo tempo que satisfazemos as suas necessidades de conformidade."

Toh Kok Seng, Sócio Sénior, Lee & Lee

Uma caraterística do NetDocuments que permitiu aos advogados da Lee & Lee trabalhar de forma mais produtiva é o arquivo preditivo e o controlo de versões. Os advogados já não têm de procurar em pilhas de papéis para encontrar os documentos de que necessitam. Agora, encontrar documentos é quase instantâneo, poupando tempo aos advogados para que se possam concentrar em trabalho mais estratégico. Ao mesmo tempo, permitiu-lhes colher os benefícios do trabalho híbrido.

"A utilização do NetDocuments significa que os nossos advogados podem trabalhar de forma mais flexível a partir de qualquer lugar, o que foi essencial durante a pandemia e permitiu agora que a empresa implementasse um modelo de trabalho híbrido, proporcionando um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal dos funcionários", explicou Lim. "A melhor parte é que os clientes não conseguem perceber se alguém está a trabalhar no escritório ou em casa, uma vez que o NetDocuments proporciona uma experiência perfeita, independentemente do local onde os funcionários escolhem trabalhar."

As empresas prontas a experimentar custos de armazenamento significativamente reduzidos, capacidades de segurança avançadas e maior flexibilidade para armazenar, aceder e trabalhar em documentos
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