Preste servicios jurídicos seguros a los clientes donde y cuando los necesiten.

Como la mayoría de los bufetes tradicionales de Singapur, Lee & Lee dependía en gran medida de los procesos basados en papel, y todos los archivos electrónicos se almacenaban en sistemas in situ. Cuando llegó la pandemia, el bufete supo que tenía que cambiar su forma de trabajar para permitir a los abogados acceder a distancia a documentos importantes, especialmente durante los periodos de interrupción del servicio impuestos por el gobierno.

Acerca de Lee & Lee

Lee & Lee es un bufete de abogados que ofrece una amplia gama de servicios a través de sus departamentos de Propiedad Intelectual, Litigios y Resolución de Disputas, Corporativo, Bancario e Inmobiliario.

Lee & Lee, uno de los bufetes más antiguos de Singapur, fue fundado por Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew y Kwa Geok Choo en 1955. Lee Kuan Yew pasó a ser Primer Ministro de Singapur, pero el resto de los socios desarrollaron el bufete hasta convertirlo en uno de los principales de Singapur, con más de 90 abogados que ofrecen una amplia gama de servicios jurídicos.

Un viaje a la nube

Como la mayoría de los bufetes tradicionales de Singapur, Lee & Lee dependía en gran medida de los procesos basados en papel, y todos los archivos electrónicos se almacenaban en sistemas in situ. Sin embargo, cuando llegó la pandemia, el bufete supo que tenía que cambiar su forma de trabajar, ya que sus abogados no podían acceder a distancia a muchos documentos importantes. Esto significaba que la actividad no podía continuar como de costumbre , ya que Lee & Lee tenía que cerrar sus oficinas durante los periodos de interrupción del servicio ordenados por el gobierno.

Lee & Lee se dio cuenta de que necesitaba un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube que permitiera al personal trabajar con archivos de forma segura desde cualquier lugar y ayudara a la empresa a protegerse de futuras interrupciones. Al mismo tiempo, el coste de almacenar documentos electrónicos en sus propios servidores iba en aumento, por lo que buscaban una solución más rentable.

"Necesitábamos una solución de gestión de documentos basada en la nube que nos ayudara a convertirnos en un bufete más flexible y resistente, bien posicionado para prestar servicios seguros a los clientes en cualquier momento y lugar", afirma Toh Kok Seng, socio principal del Comité de Dirección de Lee & Lee, que dirigió la iniciativa del bufete de buscar soluciones tecnológicas para alcanzar sus objetivos. "Pasarnos a la nube también era importante, ya que nos ayudaría a reducir los costes de almacenamiento y a ser más eficientes a largo plazo".

Tras explorar diferentes tecnologías, Lee & Lee eligió NetDocuments por su intuitiva interfaz de usuario
y su fiabilidad como potente sistema único de registro para gestionar,
encontrar y colaborar en archivos.

Francis Lim, socio del Departamento Mercantil, ha señalado: "Elegimos NetDocuments porque es una solución en la nube de gran credibilidad. También nos impresionaron las funciones exclusivas de la plataforma, como el archivado predictivo, que sabíamos que aportaría muchas ventajas a nuestro bufete y a nuestros abogados." Y continuó: "Pasar de procesos basados principalmente en papel a digitales nos pareció un poco desalentador al principio, por lo que necesitábamos asegurarnos de que estábamos en buenas manos."

Trabajar contrarreloj

Lee & Lee confía en NetDocuments para que sus abogados y su personal puedan trabajar eficazmente durante los cierres, por lo que era necesario implantar la plataforma lo antes posible para minimizar las interrupciones. Gracias a la asociación con NetDocuments y Verlata, Lee & Lee pudo implantar su nuevo DMS basado en la nube en un plazo de seis meses.

"Como pueden imaginar, no fue fácil implantar una nueva plataforma DMS en medio de una pandemia", dice Toh. "Sin embargo, recibimos un fuerte apoyo de NetDocuments y Verlata que hizo que la incorporación de nuestros abogados fuera mucho más fácil de lo esperado. Verlata ofreció múltiples sesiones de formación y walkthroughs para asegurar que todo el mundo pudiera ponerse en marcha rápidamente."

"Necesitábamos una solución de gestión documental basada en la nube que respaldara nuestro camino para convertirnos en un bufete de abogados más flexible y resistente, bien posicionado para ofrecer servicios seguros a los clientes donde y cuando se necesiten."

Toh Kok Seng, socio principal, Lee & Lee

En la novena nube: Reducción de costes, mejora de la seguridad y mayor flexibilidad

Contar con la plataforma DMS nativa en la nube de NetDocuments ha supuesto un cambio radical para Lee & Lee. Los costes de almacenamiento se han reducido significativamente, las capacidades de seguridad avanzadas y la flexibilidad para almacenar, acceder y trabajar con documentos ha aumentado.

Cuando se trata de seguridad, Toh sabe que es lo primero para los clientes: "Los clientes preguntan cada vez más por la seguridad de nuestros documentos. Con NetDocuments, podemos darles tranquilidad, sabiendo que nuestros documentos siempre estarán seguros y, al mismo tiempo, satisfarán sus necesidades de cumplimiento".

"Los clientes preguntan cada vez más por la seguridad de nuestros documentos. Con NetDocuments, podemos darles tranquilidad, sabiendo que nuestros documentos siempre estarán seguros y, al mismo tiempo, satisfarán sus necesidades de cumplimiento."

Toh Kok Seng, socio principal, Lee & Lee

Una función de NetDocuments que ha permitido a los abogados de Lee & Lee trabajar de forma más productiva es el archivado predictivo y el control de versiones. Los abogados ya no tienen que buscar entre montones de papeles para encontrar los documentos que necesitan. Ahora, encontrar documentos es casi instantáneo, lo que ahorra tiempo a los abogados para que puedan centrarse en un trabajo más estratégico. Al mismo tiempo, les ha permitido aprovechar las ventajas del trabajo híbrido.

"Gracias a NetDocuments, nuestros abogados pueden trabajar de forma más flexible desde cualquier lugar, lo que fue esencial durante la pandemia y ahora ha permitido al bufete implantar un modelo de trabajo híbrido que proporciona un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados", explicó Lim. "Lo mejor de todo es que los clientes no pueden saber si alguien trabajaba desde la oficina o desde casa, ya que NetDocuments proporciona una experiencia fluida, independientemente de dónde decidan trabajar los empleados."

Las empresas dispuestas a experimentar una reducción significativa de los costes de almacenamiento, funciones de seguridad avanzadas y una mayor flexibilidad para almacenar documentos, acceder a ellos y trabajar con ellos
están recurriendo a NetDocuments. Obtenga una demostración personalizada para ver cómo NetDocuments puede ayudar a su equipo jurídico a dar lo mejor de sí mismo.