Com mais de 45 advogados e 100 anos de experiência, a Ruder Ware orienta empresários e particulares em questões jurídicas complexas em todo o mundo, estabelecendo-se como um dos maiores e mais bem sucedidos escritórios de advogados do Wisconsin. Para melhor capacitar os seus advogados e servir melhor a sua base de clientes global, a Ruder Ware afastou-se das ferramentas locais e está a avançar com uma abordagem que privilegia a nuvem.

Numa conversa recente com Nicholas Leininger, Diretor de Operações de TI da Ruder Ware, ele partilhou mais sobre a viagem da empresa da gestão de documentos no local com a Worldox para a plataforma NetDocuments nativa da nuvem.

Porque procurava um novo sistema de gestão documental?

"Do ponto de vista das TI, nos últimos anos, temos vindo a centrar-nos mais na nuvem, num esforço contínuo para permitir que os nossos advogados trabalhem de forma melhor e mais segura. O local onde armazenamos e organizamos os documentos e os e-mails dos nossos clientes é fundamental para a nossa capacidade de fornecer serviços de classe mundial aos clientes, e os nossos advogados vivem e respiram o sistema de gestão de documentos (DMS) NetDocuments.

Chegámos a um ponto em que a nossa infraestrutura Worldox DMS local já devia ter sido actualizada há muito tempo e já não suportava as formas como os nossos advogados queriam trabalhar cada vez mais. E apesar de estarmos a utilizar o Worldox há mais de 18 anos e de, geralmente, uma implementação de DMS ser um trabalho árduo, sabíamos que era altura de avaliar as nossas opções."

Que critérios foram utilizados durante o processo de avaliação do SGD?

"A nossa empresa é muito sensível ao número de cliques necessários para fazer isto ou aquilo, e estamos sempre a tentar ser mais eficientes. Também queríamos poder tirar partido de algumas das novas funcionalidades de um DMS mais moderno, como o arquivamento preditivo, o que se traduz em menos cliques.

Outras considerações importantes que nos levaram a mudar para o NetDocuments foram

• A oferta de nuvem - Queríamos um fornecedor que estivesse bem estabelecido como estando em primeiro lugar na nuvem, não um que estivesse a fazer a transição para a nuvem ou uma nuvem que fosse realmente uma solução alojada.
• Segurança - Levamos a segurança muito a sério e queríamos ter a certeza de que o DMS era verdadeiramente seguro e que os nossos dados não seriam misturados com os dados de outras empresas.
• Facilidade de utilização - Não queríamos uma mudança demasiado grande em relação ao que as pessoas já conheciam, que nos fizesse perder muita produtividade só por termos de reaprender um novo sistema.
• Acesso em qualquer lugar - Pretendíamos que os advogados e os funcionários pudessem encontrar e aceder aos documentos de que necessitam de várias formas, sem necessitarem de ter o DMS instalado no seu sistema.

A NetDocuments era um dos maiores intervenientes no espaço de gestão de documentos e foi o único que encontrámos que dava prioridade à nuvem. Oferecia a segurança rigorosa que exigimos e muitas funcionalidades para dar às nossas equipas a flexibilidade de trabalhar onde, quando e como precisam."

O que é que os utilizadores da Ruder Ware já gostam no NetDocuments?

"Costumávamos ter problemas com o indexador Worldox, que podia fazer com que certas capacidades de pesquisa ficassem inactivas durante horas ou mais. Com o NetDocuments, a pesquisa é muito mais rápida - extremamente rápida.

Outra coisa de que os nossos utilizadores gostam muito no NetDocuments é o ecrã inicial e a possibilidade de fixar e descolar elementos, para que aquilo de que mais precisam esteja num local centralizado.

De um modo geral, onde o nosso anterior DMS parecia atrapalhar, o NetDocuments está presente onde e quando precisamos dele."

"Enquanto o nosso DMS anterior parecia atrapalhar, o NetDocuments está presente onde e quando precisamos dele."

Nicholas Leininger, Diretor de Operações de TI na Ruder Ware, L.L.S.C.

O que é que tem planeado para o futuro?

"Estamos apenas a entrar nas partes do NetDocuments viradas para o cliente, pelo que os portais de cliente e o CollabSpaces irão abrir muitas novas oportunidades. E estamos ansiosos por habituar os nossos advogados a trabalhar nos seus iPads com o NetDocuments, porque é muito fácil ver e editar ou marcar documentos no seu iPad e guardá-los diretamente no DMS."

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.