Con más de 45 abogados y 100 años de experiencia, Ruder Ware guía a empresarios y particulares a través de intrincados asuntos legales en todo el mundo, estableciéndose como uno de los bufetes de abogados más grandes y exitosos de Wisconsin. Para capacitar mejor a sus abogados y servir mejor a su base de clientes global, Ruder Ware se ha alejado de las herramientas locales y está avanzando con un enfoque que da prioridad a la nube.

En una conversación reciente con Nicholas Leininger, Director de Operaciones de TI de Ruder Ware, nos contó más cosas sobre el paso de la empresa de la gestión de documentos local con Worldox a la plataforma nativa en la nube NetDocuments.

¿Por qué buscaba un nuevo sistema de gestión documental?

"Desde el punto de vista informático, en los últimos años nos hemos centrado más en la nube para que nuestros abogados puedan trabajar cada vez mejor y de forma más segura. El lugar en el que almacenamos y organizamos los documentos y correos electrónicos de nuestros clientes es fundamental para nuestra capacidad de ofrecer servicios de primera clase a los clientes, y nuestros abogados viven y respiran en el sistema de gestión de documentos (DMS) de NetDocuments.

Llegamos a un punto en el que nuestra infraestructura local de DMS de Worldox necesitaba una actualización desde hacía mucho tiempo y ya no era compatible con las formas en las que nuestros abogados querían trabajar cada vez más. Y aunque llevábamos más de 18 años con Worldox, y en general una implantación de DMS es un trabajo duro, sabíamos que había llegado el momento de evaluar nuestras opciones."

¿Qué criterios se utilizaron durante el proceso de evaluación de su SGD?

"Nuestro bufete se fija mucho en cuántos clics se tarda en hacer esto o aquello, y siempre intentamos ser más eficientes. También queríamos poder aprovechar algunas de las nuevas funciones de un DMS más moderno, como el archivado predictivo, que vuelve a reducir el número de clics.

Otras consideraciones importantes a la hora de pasarnos a NetDocuments fueron:

• La oferta en la nube: queríamos un proveedor que estuviera consolidado como cloud-first, no uno que estuviera haciendo la transición a la nube o una nube que fuera realmente una solución alojada.
• Seguridad - Nos tomamos la seguridad muy en serio y queríamos asegurarnos de que el DMS fuera realmente seguro y de que nuestros datos no se mezclaran con los de otras empresas.
• Facilidad de uso: no queríamos alejarnos demasiado de lo que la gente ya conocía y perder mucha productividad por volver a aprender un nuevo sistema.
• Acceso desde cualquier lugar - Queríamos que los abogados y el personal pudieran encontrar y acceder a los documentos que necesitan de múltiples maneras, sin necesidad de tener el DMS instalado en su sistema.

NetDocuments era una de las empresas más importantes en el ámbito de la gestión de documentos y la única que nos pareció que daba prioridad a la nube. Ofrecía la estricta seguridad que requerimos y un montón de funciones para dar a nuestros equipos la flexibilidad de trabajar dónde, cuándo y cómo lo necesiten."

¿Qué les gusta de NetDocuments a los usuarios de Ruder Ware?

"Solíamos tener problemas con el indexador de Worldox, que podía bloquear ciertas funciones de búsqueda durante horas o más. Con NetDocuments, la búsqueda es mucho más rápida, como un rayo.

Otra cosa que a nuestros usuarios les gusta mucho de NetDocuments es la pantalla de inicio y la posibilidad de anclar y desanclar cosas, de modo que lo que necesitas con más frecuencia está ahí mismo, en una ubicación centralizada.

En general, donde nuestro DMS anterior parecía estorbar, NetDocuments está ahí donde y cuando lo necesitamos".

"Donde nuestro DMS anterior parecía estorbar, NetDocuments está ahí donde y cuando lo necesitamos".

Nicholas Leininger, Director de Operaciones Informáticas de Ruder Ware, L.L.S.C.

¿Qué planes tiene para el futuro?

"Estamos dando los primeros pasos en la parte de NetDocuments orientada al cliente, por lo que los portales de clientes y CollabSpaces abrirán muchas nuevas oportunidades. Y estamos deseando acostumbrar a nuestros abogados a trabajar en sus iPads con NetDocuments, porque es muy fácil ver y editar o marcar documentos en el iPad y guardarlos de nuevo en el DMS".

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.