Con más de 45 abogados y 100 años de experiencia, Ruder Ware guía a empresarios y particulares a través de intrincados asuntos legales en todo el mundo, estableciéndose como uno de los bufetes de abogados más grandes y exitosos de Wisconsin. Para capacitar mejor a sus abogados y servir mejor a su base global de clientes, Ruder Ware ha abandonado las herramientas on-premise y avanza con un enfoque cloud-first.

En una conversación reciente con Nicholas Leininger, director de operaciones de TI de Ruder Ware, compartió más información sobre el viaje de la empresa desde la gestión de documentos local con Worldox a la plataforma NetDocuments nativa en la nube.

¿Por qué buscaba un nuevo sistema de gestión documental?

"Desde el punto de vista informático, nos hemos centrado más en la nube en los últimos años en un esfuerzo por permitir continuamente a nuestros abogados trabajar de forma mejor y más segura. El lugar donde almacenamos y organizamos los documentos y correos electrónicos de nuestros clientes es fundamental para nuestra capacidad de prestar servicios de primera clase a los clientes, y nuestros abogados viven y respiran en el sistema de gestión de documentos (DMS) de NetDocuments.

Llegamos a un punto en el que nuestra infraestructura local de DMS de Worldox necesitaba una actualización desde hacía tiempo y ya no era compatible con las formas en las que nuestros abogados querían trabajar cada vez más. Y aunque llevábamos más de 18 años con Worldox, y en general una implantación de DMS es un trabajo duro, sabíamos que había llegado el momento de evaluar nuestras opciones."

¿Qué criterios se utilizaron durante su proceso de evaluación del SGD?

"A nuestro bufete le importa mucho cuántos clics se tarda en hacer esto o aquello, y siempre intentamos ser más eficientes. También queríamos poder aprovechar algunas de las nuevas funciones de un DMS más moderno, como el archivado predictivo, que vuelve a reducir el número de clics.

Otras consideraciones importantes a la hora de pasarnos a NetDocuments fueron:

• La oferta en la nube - Queríamos un proveedor que estuviera bien establecido como cloud-first, no uno que estuviera haciendo la transición a la nube o una nube que fuera realmente una solución alojada.
• Seguridad - Nos tomamos la seguridad muy en serio y queríamos asegurarnos de que el DMS era realmente seguro y de que nuestros datos no se mezclarían con los de otras empresas.
• Facilidad de uso - No queríamos una desviación demasiado grande de aquello con lo que la gente estaba familiarizada, en la que perdiéramos mucha productividad sólo en volver a aprender un nuevo sistema.
• Acceso desde cualquier lugar - Queríamos que los abogados y el personal pudieran encontrar y acceder a los documentos que necesitan de múltiples formas, sin necesidad de tener el SGD instalado en su sistema.

NetDocuments era uno de los grandes actores en el espacio de la gestión de documentos, y fue el único que encontramos que daba prioridad a la nube. Ofrecía la estricta seguridad que requerimos y un montón de funciones para dar a nuestros equipos la flexibilidad de trabajar dónde, cuándo y cómo lo necesiten."

¿Qué les gusta ya de NetDocuments a los usuarios de Ruder Ware?

"Solíamos tener problemas con el indexador de Worldox, que podía dejar fuera de servicio ciertas funciones de búsqueda durante horas o más. Con NetDocuments, la búsqueda es mucho más rápida, la velocidad del rayo.

Otra cosa que a nuestros usuarios les gusta mucho de NetDocuments es la pantalla de inicio y la posibilidad de anclar y desanclar cosas, de modo que lo que necesitan con más frecuencia está ahí mismo, en una ubicación centralizada.

En general, allí donde nuestro DMS anterior parecía estorbar, NetDocuments está allí donde y cuando lo necesitamos".

"Donde nuestro DMS anterior parecía estorbar, NetDocuments está allí donde y cuando lo necesitamos".

Nicholas Leininger, director de operaciones informáticas de Ruder Ware, L.L.S.C.

¿Qué tiene planeado para el futuro?

"Apenas estamos entrando en las partes de NetDocuments orientadas al cliente, por lo que los portales de clientes y CollabSpaces abrirán un montón de nuevas oportunidades. Y estamos deseando acostumbrar a nuestros abogados a trabajar en sus iPads con NetDocuments, porque es muy fácil ver y editar o marcar documentos en su iPad y guardarlos directamente en el DMS."

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.