A implementação rápida prepara a empresa para o sucesso na nuvem

Sobre a NJORD

A NJORD Law Firm é uma sociedade de advogados que presta serviços completos a clientes locais e internacionais na Dinamarca e na região do Báltico. O departamento de contencioso da NJORD é um dos maiores e mais experientes entre as dez principais sociedades de advogados dinamarquesas. É especializado em mais de trinta áreas de negócio, incluindo direito penal, proteção de dados, fusões e aquisições e propriedade intelectual.

Transformar as formas de trabalho

Como parte do seu percurso de transformação digital, a NJORD pretendia melhorar a sua pilha de tecnologia existente com um Sistema de Gestão Documental (DMS) baseado na cloud, o melhor da sua classe. Especificamente, a NJORD pretendia um sistema que complementasse e funcionasse de forma integrada com o seu sistema de gestão de práticas (PMS) existente, de modo a permitir que os 150 funcionários da empresa, incluindo 70 advogados nos seus escritórios dinamarqueses, colaborassem e trabalhassem em conjunto de forma mais eficaz. A NJORD também precisava de um DMS que suportasse o trabalho híbrido, dando aos seus advogados a capacidade de pesquisar, aceder e editar documentos de forma segura a partir de qualquer dispositivo ou local.

A NJORD selecionou a NetDocuments devido à sua solução de nuvem moderna e comprovada que oferece uma usabilidade perfeita e integrações extensivas. A forte integração da NetDocuments com o conjunto de aplicações da Microsoft e a solução de registo de tempo incorporada no PMS existente também foram factores importantes na decisão da NJORD - uma vez que os advogados da empresa poderiam continuar a utilizar as ferramentas com as quais já estavam familiarizados, todas protegidas numa única plataforma.

"Precisávamos de uma plataforma na nuvem ágil e personalizável que nos ajudasse a melhorar os nossos processos internos e, por sua vez, a prestar melhores serviços aos clientes", afirmou Conni Falkner, COO da NJORD. "Escolhemos o NetDocuments porque é um sistema realmente intuitivo que se integra na nossa forma de trabalhar e proporciona uma excelente experiência ao utilizador".

Um processo rápido de implementação de oito semanas

A capacidade da NetDocuments de se integrar perfeitamente com a pilha de tecnologia existente significou que a NJORD foi capaz de arrancar com o seu novo DMS em apenas oito semanas. Esta facilidade de configuração significou que as interrupções durante a implementação foram reduzidas ao mínimo.

A NetDocuments confiou aos seus parceiros Peregrine Cloud e Sicklaskiftet o apoio à implementação. Com a Sicklaskiftet a concentrar-se na configuração do DMS e a Peregrine Cloud a gerir a migração dos documentos, a implementação foi concluída em apenas dois meses.

"O processo de implementação foi o mais simples possível, o que foi benéfico para o nosso negócio", continuou Falkner. "Ao transferir os nossos documentos para a nuvem, havia a preocupação de que isso pudesse perturbar o trabalho dos nossos advogados e o serviço ao cliente. No entanto, trabalhar com a NetDocuments e os seus parceiros foi uma experiência sem atritos, permitindo-nos começar a trabalhar rapidamente e garantindo que o negócio pudesse continuar como habitualmente."

"Trabalhar com a NetDocuments e os seus parceiros foi uma experiência sem atritos, permitindo-nos começar a trabalhar rapidamente e garantindo que a atividade continuasse como habitualmente."

Conni Falkner, COO, NJORD

No total, 2,2 milhões de documentos foram migrados durante a implementação em duas fases. Em primeiro lugar, foi efectuada uma migração em massa três semanas antes da data de entrada em funcionamento. Seguiu-se uma migração delta no último fim de semana antes da data de entrada em funcionamento, que importou todos os documentos que tinham sido criados ou alterados desde a migração inicial.

Para garantir que a NJORD estivesse totalmente atualizada com o NetDocuments, a Peregrine Cloud conduziu um treinamento presencial para todos os funcionários nos escritórios dinamarqueses da empresa. A Peregrine Cloud também forneceu tutoriais em vídeo e manuais de instruções e conduziu treinamentos de acompanhamento após a implantação. Doze "super-utilizadores" internos foram também identificados para ajudar os colegas com questões diárias sobre a utilização do NetDocuments.

"A gestão da mudança é um aspeto importante para qualquer implementação bem-sucedida. Na verdade, a incrível velocidade e eficiência da implementação deve aliviar quaisquer receios que outras empresas possam ter quando se trata de mudar para a nuvem", explicou Falkner. "As sessões de treinamento fornecidas pela Peregrine Cloud nos ajudaram a integrar rapidamente nossos advogados e a colher os benefícios da nova plataforma."

Uma nova jornada centrada na inovação

Desde a sua implementação no início de 2022, os advogados da NJORD têm sido capazes de encontrar, partilhar e colaborar em documentos com facilidade a partir de qualquer local. Este nível de flexibilidade e a natureza intuitiva da plataforma NetDocuments, devido à sua forte integração com o conjunto de aplicações Microsoft, têm sido cruciais para permitir um trabalho híbrido eficaz.

A proteção integrada da Prevenção de Perda de Dados da NetDocuments também ajudou a manter os conteúdos seguros e em conformidade, assegurando que os documentos podem ser editados e partilhados apenas pelas pessoas autorizadas a aceder aos mesmos. Isto garante que a NJORD pode manter os conteúdos sensíveis a salvo de violações de dados, exfiltração e utilização não autorizada ou inadequada.

"Manter os nossos documentos e ficheiros seguros na nuvem é absolutamente essencial. Os controlos de segurança avançados da NetDocuments deram-nos muito mais controlo sobre a forma como as nossas informações sensíveis são acedidas, bem como uma linha de defesa adicional no que diz respeito à proteção contra ameaças cibernéticas", afirmou Falkner. "Olhando para o futuro, estamos entusiasmados por continuar a nossa viagem com a NetDocuments, à medida que exploramos mais oportunidades para automatizar os fluxos de trabalho. Isto só é possível através de uma plataforma de nuvem que se pode integrar perfeitamente com a nossa pilha de tecnologia existente."

"Os controlos de segurança avançados da NetDocuments deram-nos muito mais controlo sobre a forma como as nossas informações sensíveis são acedidas, bem como uma linha de defesa adicional no que diz respeito à proteção contra ameaças cibernéticas."

Conni Falkner, COO, NJORD

Os documentos são o coração de qualquer escritório de advogados. Com o NetDocuments, a NJORD tornou-se com sucesso numa firma de advogados que privilegia a nuvem, com os seus funcionários a poderem colaborar e trabalhar eficazmente em mais de dois milhões de documentos. Com um acesso melhorado aos documentos, que está na base de um modelo de trabalho híbrido moderno, a NJORD está agora a colher os frutos de uma maior produtividade e de um melhor serviço ao cliente.

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