Una implantación rápida prepara a la empresa para el éxito en la nube

Acerca de NJORD

NJORD Law Firm es un bufete de abogados que presta servicios integrales a clientes locales e internacionales en Dinamarca y la región del Báltico. El departamento de litigios de NJORD es uno de los mayores y más experimentados entre los diez principales bufetes daneses. Está especializado en más de treinta áreas de negocio, incluyendo derecho penal, protección de datos, fusiones y adquisiciones y propiedad intelectual.

Transformar la forma de trabajar

Como parte de su proceso de transformación digital, NJORD quería mejorar su actual pila tecnológica con un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube que fuera el mejor de su categoría. En concreto, NJORD quería un sistema que complementara y funcionara a la perfección con su actual sistema de gestión de consultas (PMS) para que los 150 empleados del bufete, incluidos los 70 abogados de sus oficinas danesas, pudieran colaborar y trabajar juntos de forma más eficaz. NJORD también necesitaba un DMS compatible con el trabajo híbrido, que permitiera a sus abogados buscar, acceder y editar documentos de forma segura desde cualquier dispositivo o ubicación.

NJORD eligió NetDocuments por su solución en la nube, moderna y probada, que ofrece una facilidad de uso sin fisuras y amplias integraciones. La sólida integración de NetDocuments con la suite de aplicaciones de Microsoft y la solución de registro de tiempo incorporada en el PMS existente también fueron factores importantes en la decisión de NJORD, ya que los abogados del bufete podían seguir utilizando las herramientas con las que ya estaban familiarizados, todas protegidas bajo una única plataforma.

"Necesitábamos una plataforma en la nube ágil y personalizable que nos ayudara a mejorar nuestros procesos internos y, a su vez, a ofrecer mejores servicios a los clientes", afirma Conni Falkner, COO de NJORD. "Elegimos NetDocuments porque es un sistema realmente intuitivo que se integra con nuestra forma de trabajar y ofrece una gran experiencia de usuario".

Un rápido proceso de implantación de ocho semanas

Gracias a la capacidad de NetDocuments para integrarse perfectamente en la pila tecnológica existente, NJORD pudo poner en marcha su nuevo DMS en sólo ocho semanas. Esta facilidad de configuración redujo al mínimo las interrupciones durante la implantación.

NetDocuments confió la implantación a sus socios Peregrine Cloud y Sicklaskiftet. Sicklaskiftet se centró en la configuración del DMS y Peregrine Cloud gestionó la migración de documentos, por lo que la implantación se completó en solo dos meses.

"El proceso de implantación fue lo más fluido posible, lo que resultó beneficioso para nuestra empresa", prosigue Falkner. "Al trasladar nuestros documentos a la nube, nos preocupaba que pudiera interrumpir el trabajo de nuestros abogados y el servicio al cliente. Sin embargo, trabajar con NetDocuments y sus socios fue una experiencia sin fricciones, lo que nos permitió ponernos en marcha rápidamente y garantizar que el negocio pudiera continuar con normalidad."

"Trabajar con NetDocuments y sus socios fue una experiencia sin fricciones, que nos permitió ponernos en marcha rápidamente y garantizar que el negocio pudiera continuar con normalidad."

Conni Falkner, Directora de Operaciones, NJORD

En total, durante la implantación se migraron 2,2 millones de documentos en dos fases. En primer lugar, se realizó una migración masiva tres semanas antes de la fecha de entrada en funcionamiento. A continuación se realizó una migración delta el último fin de semana antes de la fecha de entrada en funcionamiento, en la que se importaron todos los documentos creados o modificados desde la migración inicial.

Para garantizar que NJORD se familiarizara con NetDocuments, Peregrine Cloud impartió formación presencial a todos los empleados en las oficinas danesas de la empresa. Peregrine Cloud también proporcionó tutoriales en vídeo y manuales de instrucciones y dirigió la formación de seguimiento tras la implantación. También se identificaron doce "superusuarios" internos para ayudar a los compañeros con las preguntas cotidianas sobre el uso de NetDocuments.

"La gestión del cambio es un aspecto importante para el éxito de cualquier implantación. De hecho, la increíble velocidad y eficiencia de la implantación debería aliviar cualquier temor que otros despachos puedan tener a la hora de pasarse a la nube", explicó Falkner. "Las sesiones de formación impartidas por Peregrine Cloud nos ayudaron a incorporar rápidamente a nuestros abogados y a aprovechar las ventajas de la nueva plataforma."

Un nuevo viaje centrado en la innovación

Desde su implantación a principios de 2022, los abogados de NJORD han podido encontrar, compartir y colaborar en documentos con facilidad desde cualquier lugar. Este nivel de flexibilidad y la naturaleza intuitiva de la plataforma NetDocuments, gracias a su estrecha integración con la suite de aplicaciones de Microsoft, han sido cruciales para permitir un trabajo híbrido eficaz.

La protección integrada de la Prevención de Pérdida de Datos de NetDocuments también ha ayudado a mantener el contenido seguro y conforme a la normativa, garantizando que los documentos sólo puedan ser editados y compartidos por las personas autorizadas a acceder a ellos. De este modo, NJORD puede mantener los contenidos confidenciales a salvo de fugas de datos, filtraciones y usos no autorizados o inadecuados.

"Mantener la seguridad de nuestros documentos y archivos en la nube es absolutamente fundamental. Los controles de seguridad avanzados de NetDocuments nos han dado mucho más control sobre cómo se accede a nuestra información sensible, así como una línea de defensa adicional cuando se trata de protegernos contra las amenazas cibernéticas", dijo Falkner. "De cara al futuro, estamos muy contentos de continuar nuestro viaje con NetDocuments, a medida que exploramos nuevas oportunidades para automatizar los flujos de trabajo. Esto sólo es posible a través de tener una plataforma en la nube que puede integrarse perfectamente con nuestra pila de tecnología existente."

"Los avanzados controles de seguridad de NetDocuments nos han proporcionado mucho más control sobre cómo se accede a nuestra información sensible, así como una línea de defensa adicional a la hora de protegernos contra las ciberamenazas."

Conni Falkner, Directora de Operaciones, NJORD

Los documentos son el corazón de todo bufete de abogados. Con NetDocuments, NJORD se ha convertido en un bufete de abogados que da prioridad a la nube, y sus empleados pueden colaborar y trabajar eficazmente en más de dos millones de documentos. Con un acceso mejorado a los documentos que sustenta un modelo de trabajo híbrido moderno, ahora NJORD puede cosechar los frutos de una mayor productividad y un mejor servicio al cliente.

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