Una rápida implantación prepara a la empresa para el éxito en la nube

Acerca de NJORD

El bufete de abogados NJORD es un bufete de servicios integrales que presta sus servicios a clientes locales e internacionales en Dinamarca y la región del Báltico. El departamento de litigios de NJORD es uno de los mayores y más experimentados entre los diez principales bufetes daneses. Está especializado en más de treinta áreas de negocio, incluyendo derecho penal, protección de datos, fusiones y adquisiciones y propiedad intelectual.

Transformar las formas de trabajo

Como parte de su viaje de transformación digital, NJORD quería mejorar su pila tecnológica existente con un sistema de gestión de documentos (SGD) basado en la nube que fuera el mejor de su clase. En concreto, NJORD quería un sistema que complementara y funcionara a la perfección junto con su actual sistema de gestión de consultas (PMS) para permitir a los 150 empleados del bufete, incluidos los 70 abogados de sus oficinas danesas, colaborar y trabajar juntos de forma más eficaz. NJORD también necesitaba un DMS que soportara el trabajo híbrido, dando a sus abogados la capacidad de buscar, acceder y editar documentos de forma segura desde cualquier dispositivo o ubicación.

NJORD eligió NetDocuments por su solución en la nube, moderna y probada, que ofrece una facilidad de uso sin fisuras y amplias integraciones. La sólida integración de NetDocuments con el conjunto de aplicaciones de Microsoft y la solución de registro de tiempo incorporada del PMS existente también fueron factores importantes en la decisión de NJORD, ya que los abogados del bufete podían seguir utilizando las herramientas con las que ya estaban familiarizados, todo ello protegido bajo una única plataforma.

"Necesitábamos una plataforma en la nube ágil y personalizable que nos ayudara a mejorar nuestros procesos internos y, a su vez, a ofrecer mejores servicios a los clientes", afirma Conni Falkner, COO de NJORD. "Elegimos NetDocuments porque es un sistema realmente intuitivo que se integra con nuestra forma de trabajar y ofrece una gran experiencia de usuario."

Un rápido proceso de implantación de ocho semanas

La capacidad de NetDocuments para integrarse perfectamente con la pila tecnológica existente permitió a NJORD poner en marcha su nuevo DMS en tan sólo ocho semanas. Esta facilidad de configuración supuso que las interrupciones durante la implantación se mantuvieran al mínimo.

NetDocuments confió en sus socios Peregrine Cloud y Sicklaskiftet para apoyar la implementación. Con Sicklaskiftet centrándose en la configuración del SGD y Peregrine Cloud gestionando la migración de documentos, la implantación se completó en solo dos meses.

"El proceso de implantación fue lo más fluido posible, lo que resultó beneficioso para nuestro negocio", continuó Falkner. "Al trasladar nuestros documentos a la nube, nos preocupaba que pudiera interrumpir el trabajo de nuestros abogados y el servicio al cliente. Sin embargo, trabajar con NetDocuments y sus socios fue una experiencia sin fricciones, que nos permitió ponernos en marcha rápidamente y garantizar que el negocio pudiera continuar con normalidad."

"Trabajar con NetDocuments y sus socios fue una experiencia sin fricciones, que nos permitió ponernos en marcha rápidamente y garantizar que el negocio pudiera continuar con normalidad."

Conni Falkner, Directora de Operaciones, NJORD

En total, durante la implantación se migraron 2,2 millones de documentos en dos etapas. En primer lugar, se completó una migración masiva tres semanas antes de la fecha de entrada en funcionamiento. A continuación se realizó una migración delta el último fin de semana antes de la fecha de entrada en funcionamiento, en la que se importaron todos los documentos que se habían creado o modificado desde la migración inicial.

Para garantizar que NJORD estuviera totalmente al día con NetDocuments, Peregrine Cloud llevó a cabo una formación en persona para todos los empleados en las oficinas danesas de la empresa. Peregrine Cloud también proporcionó tutoriales en vídeo y manuales de instrucciones y dirigió la formación de seguimiento tras la implantación. También se identificaron doce "superusuarios" internos para ayudar a los compañeros con las preguntas cotidianas sobre el uso de NetDocuments.

"La gestión del cambio es un aspecto importante para el éxito de cualquier implantación. De hecho, la increíble rapidez y eficacia de la implantación debería aliviar cualquier temor que otros despachos pudieran tener a la hora de pasarse a la nube", explicó Falkner. "Las sesiones de formación impartidas por Peregrine Cloud nos ayudaron a incorporar rápidamente a nuestros abogados y a cosechar los beneficios de la nueva plataforma."

Un nuevo viaje centrado en la innovación

Desde su implantación a principios de 2022, los abogados de NJORD han podido encontrar, compartir y colaborar en documentos con facilidad desde cualquier lugar. Este nivel de flexibilidad y la naturaleza intuitiva de la plataforma NetDocuments, gracias a su estrecha integración con la suite de aplicaciones de Microsoft, han sido cruciales para permitir un trabajo híbrido eficaz.

La protección incorporada de la Prevención de Pérdida de Datos de NetDocuments también ha ayudado a mantener el contenido seguro y conforme a la normativa, garantizando que los documentos sólo puedan ser editados y compartidos por las personas autorizadas a acceder a ellos. Esto garantiza que NJORD pueda mantener los contenidos confidenciales a salvo de filtraciones de datos, exfiltraciones y usos no autorizados o inadecuados.

"Mantener la seguridad de nuestros documentos y archivos en la nube es absolutamente fundamental. Los controles de seguridad avanzados de NetDocuments nos han proporcionado mucho más control sobre cómo se accede a nuestra información sensible, así como una línea de defensa adicional cuando se trata de protegernos contra las amenazas cibernéticas", dijo Falkner. "De cara al futuro, estamos entusiasmados por continuar nuestro viaje con NetDocuments, a medida que exploramos nuevas oportunidades para automatizar los flujos de trabajo. Esto sólo es posible contando con una plataforma en la nube que pueda integrarse a la perfección con nuestra pila tecnológica existente."

"Los avanzados controles de seguridad de NetDocuments nos han proporcionado mucho más control sobre cómo se accede a nuestra información sensible, así como una línea de defensa adicional a la hora de protegernos contra las ciberamenazas."

Conni Falkner, Directora de Operaciones, NJORD

Los documentos son el corazón de todo bufete de abogados. Con NetDocuments, NJORD se ha convertido con éxito en un bufete de abogados que da prioridad a la nube, y sus empleados pueden colaborar y trabajar eficazmente en más de dos millones de documentos. Con un acceso mejorado a los documentos que sustenta un moderno modelo de trabajo híbrido, ahora NJORD puede cosechar los frutos de una mayor productividad y un mejor servicio al cliente.

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