O novo sistema de gestão documental (DMS) baseado na nuvem proporciona uma fonte única de informação e novas formas de trabalhar

Sobre Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner é um escritório de advocacia boutique de clientes privados com 45 advogados de primeira linha, sediado em Londres. A sociedade oferece os seus serviços desde 1 de maio de 2009, na sequência da cisão do Departamento de Clientes Privados de Allen & Overy LLP, que goza de grande reputação.

Com uma base de clientes global de famílias com um património líquido muito elevado, o escritório procura compreender todas as questões jurídicas, comerciais e fiscais que afectam os seus clientes para lhes fornecer soluções jurídicas práticas e baseadas em princípios, trabalhando em parceria com eles como seus conselheiros de confiança. O escritório também se ocupa de litígios fiscais, nomeadamente investigações e litígios subsequentes com o HMRC.

As práticas de Imobiliário, Filantropia e Instituições de Caridade e Imigração complementam os pontos fortes tradicionais da sociedade em matéria de planeamento fiscal e patrimonial e litígios relacionados com o património.

Uma plataforma preparada para o futuro para melhorar os processos jurídicos quotidianos

Os documentos estão no centro da atividade da Maurice Turnor Gardner. Por conseguinte, é fundamental para a empresa permitir que os seus advogados acedam e partilhem ficheiros importantes de forma fácil e segura.

Tal como muitas organizações, a Maurice Turnor Gardner teve de fazer rapidamente a transição para o trabalho remoto devido à pandemia. No que diz respeito à gestão de documentos, a empresa estava a utilizar o seu sistema de gestão de prática existente (P4W) para armazenar e gerir documentos. No entanto, isto dificultava a pesquisa e a colaboração nos documentos, especialmente para os utilizadores que passam o dia de trabalho no Outlook, uma vez que demorava algum tempo a alternar entre as diferentes aplicações.

Além disso, a única forma de os advogados da empresa acederem remotamente aos documentos era através de um ambiente de trabalho virtual. Embora isso proporcionasse segurança, também exigia uma ligação fiável à Internet, o que nem sempre era possível com o WiFi doméstico. Se a ligação de um advogado caísse, teria de se autenticar novamente de cada vez, o que afectaria a experiência do utilizador. Por conseguinte, a Maurice Turnor Gardner pretendia mudar para uma verdadeira plataforma na nuvem que proporcionasse a segurança exigida pelos seus clientes de elevado património líquido e a flexibilidade necessária para apoiar as necessidades de trabalho remoto dos seus advogados.

"Precisávamos de uma solução que permitisse aos nossos advogados trabalhar a partir de qualquer lugar com o mínimo de perturbações", afirmou Richard Price, Diretor Financeiro e de TI da Maurice Turnor Gardner. "Ao mesmo tempo, o nosso novo DMS tinha de se integrar perfeitamente com a nossa solução de gestão de práticas existente, que está na base do nosso negócio. Ao transferir a nossa gestão documental para a nuvem, poderíamos beneficiar de níveis melhorados de flexibilidade e segurança."

"Temos agora um DMS preparado para o futuro que irá alimentar o nosso negócio nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de saber que os nossos documentos estão protegidos com o mais elevado nível de segurança na nuvem."

Richard Price, Diretor Financeiro e de TI, Maurice Turnor Gardner

APIs robustas permitem uma implementação rápida e sem problemas O NetDocuments destacou-se como o DMS de eleição, uma vez que é construído na nuvem, é intuitivo e permite que os advogados trabalhem de forma perfeita e segura nas suas aplicações diárias.

"Por ter participado em vários eventos do sector ao longo dos anos, a NetDocuments esteve sempre no meu radar. Por isso, quando chegou a altura de escolher um DMS, a NetDocuments estava no topo da lista, uma vez que era uma verdadeira plataforma na nuvem com APIs fortes", continuou Price.

O parceiro de implementação da NetDocuments, Accesspoint Legal Services, foi capaz de criar rapidamente uma integração com o sistema de gestão de práticas da empresa utilizando as APIs da NetDocuments, o que significou que a Maurice Turnor Gardner foi capaz de entrar em funcionamento em apenas três meses.

Além disso, foram realizadas sessões de integração para garantir que todos os utilizadores estivessem a funcionar com êxito e pudessem usufruir dos benefícios quase imediatamente.

"Tal como acontece com qualquer implementação de TI, era crucial garantir que os nossos advogados estivessem totalmente a par dos novos sistemas", afirmou Price. "A implementação do NetDocuments foi a mudança de produto mais bem recebida que já fizemos. Os nossos advogados puderam ver imediatamente como poderia melhorar as suas formas de trabalho, o que foi fundamental para a adoção pelos utilizadores."

As aplicações integradas melhoram a produtividade

Ferramentas como a função de arquivo inteligente da plataforma NetDocuments permitiram aos 65 utilizadores da Maurice Turnor Gardner trabalhar de forma mais eficiente, poupando-lhes tempo na procura e no arquivo de documentos. Como resultado, puderam dedicar mais tempo ao trabalho de maior valor.

"A NetDocuments tornou a vida dos nossos advogados muito mais fácil, o que significa que podem concentrar-se em prestar o melhor serviço ao cliente", acrescentou Price. "Temos agora um DMS preparado para o futuro que irá impulsionar o nosso negócio nos próximos anos, com a tranquilidade adicional de saber que os nossos documentos estão protegidos com o mais alto nível de segurança na nuvem."

Ao utilizar a integração entre a ferramenta de gestão da prática da empresa e o NetDocuments, os advogados da Maurice Turnor Gardner puderam trabalhar no P4W, Outlook, Word e NetDocuments com um repositório central de informações. Isto melhorou a produtividade e assegurou a conformidade, e agora existe apenas uma única fonte de verdade na nuvem NetDocuments. Com o NetDocuments CollabSpaces, a Maurice Turnor Gardner também pode agora partilhar e colaborar com os clientes em documentos armazenados no NetDocuments, proporcionando à empresa uma camada adicional de segurança.

Com todos os seus documentos a residir na nuvem, a Maurice Turnor Gardner tem agora total confiança de que os seus advogados podem aceder de forma rápida e segura aos ficheiros de que necessitam, onde quer que estejam a trabalhar. Além disso, o número significativo de integrações suportadas pelo NetDocuments significa que a empresa pode preparar o seu software jurídico para o futuro, adoptando a melhor abordagem possível. Para a empresa, isto só pode aumentar ainda mais a produtividade e o serviço ao cliente.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.