El nuevo sistema de gestión de documentos (SGD) basado en la nube ofrece una única fuente de información y nuevas formas de trabajar.

Acerca de Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner es un bufete boutique de 45 abogados de primer nivel especializado en clientes privados con sede en Londres. El bufete ofrece sus servicios desde el 1 de mayo de 2009, tras la escisión del Departamento de Clientes Privados de Allen & Overy LLP, de gran prestigio.

Con una clientela global de familias con patrimonios muy elevados, el bufete trata de comprender todas las cuestiones jurídicas, comerciales y fiscales que afectan a sus clientes para ofrecerles soluciones jurídicas prácticas y basadas en principios, trabajando en colaboración con ellos como sus asesores de confianza. También se ocupa de litigios fiscales, en particular investigaciones y litigios de seguimiento con la HMRC.

Las prácticas inmobiliaria, filantrópica y benéfica y de inmigración complementan los puntos fuertes tradicionales del bufete en planificación fiscal y patrimonial y litigios relacionados con el patrimonio.

Una plataforma de futuro para mejorar los procesos jurídicos cotidianos

Los documentos son el núcleo del funcionamiento de Maurice Turnor Gardner. Por lo tanto, permitir que sus abogados accedan y compartan archivos importantes de forma fácil y segura es fundamental para la empresa.

Como muchas organizaciones, Maurice Turnor Gardner tuvo que pasar rápidamente al trabajo a distancia debido a la pandemia. En cuanto a la gestión de documentos, la empresa utilizaba su actual sistema de gestión de consultas (P4W) para almacenar y gestionar documentos. Sin embargo, esto dificultaba la búsqueda de documentos y la colaboración en ellos, especialmente para los usuarios que pasan su jornada laboral dentro de Outlook, ya que se tardaba tiempo en cambiar entre las distintas aplicaciones.

Además, la única forma de que los abogados del bufete pudieran acceder a los documentos a distancia era a través de un escritorio virtual. Aunque esto proporcionaba seguridad, también requería una conexión a Internet fiable, lo que no siempre era posible con el WiFi doméstico. Si a un abogado se le caía la conexión, tenía que volver a autenticarse cada vez, lo que afectaba a la experiencia del usuario. Por tanto, Maurice Turnor Gardner quería pasar a una verdadera plataforma en la nube que ofreciera tanto la seguridad que exigen sus clientes de alto poder adquisitivo como la flexibilidad necesaria para satisfacer las necesidades de trabajo remoto de sus abogados.

"Necesitábamos una solución que permitiera a nuestros abogados trabajar desde cualquier lugar con el mínimo trastorno", afirma Richard Price, director financiero y de TI de Maurice Turnor Gardner. "Al mismo tiempo, nuestro nuevo DMS debía integrarse a la perfección con nuestra solución de gestión de consultas, que es la base de nuestro negocio. Al trasladar nuestra gestión documental a la nube, podríamos beneficiarnos de mayores niveles de flexibilidad y seguridad."

"Ahora tenemos un DMS preparado para el futuro que impulsará nuestro negocio durante años, con la tranquilidad añadida de que nuestros documentos están protegidos con el máximo nivel de seguridad en la nube."

Richard Price, Director Financiero y de TI, Maurice Turnor Gardner

Las sólidas API permiten una implantación rápida y sin problemas NetDocuments destacó como el DMS elegido, ya que está construido en la nube, es intuitivo y permite a los abogados trabajar sin problemas y de forma segura dentro de sus aplicaciones cotidianas.

"NetDocuments siempre ha estado en mi radar por haber asistido a varios eventos del sector a lo largo de los años. Así que, a la hora de elegir un DMS, NetDocuments encabezaba la lista por ser una auténtica plataforma en la nube con API sólidas", prosigue Price.

El socio de implementación de NetDocuments, Accesspoint Legal Services, pudo crear rápidamente una integración con el sistema de gestión de consultas del bufete utilizando las API de NetDocuments, lo que permitió a Maurice Turnor Gardner empezar a trabajar en solo tres meses.

Además, se organizaron sesiones de integración para garantizar que todos los usuarios estuvieran en funcionamiento y pudieran aprovechar las ventajas casi de inmediato.

"Como en cualquier despliegue informático, era crucial asegurarse de que nuestros abogados estuvieran totalmente de acuerdo con los nuevos sistemas", afirma Price. "La implantación de NetDocuments ha sido el cambio de producto que mejor acogida ha tenido. Nuestros abogados pudieron ver inmediatamente cómo podía mejorar su forma de trabajar, lo que fue clave para la adopción por parte de los usuarios."

Las aplicaciones integradas mejoran la productividad

Herramientas como la función de archivado inteligente de la plataforma NetDocuments han permitido a los 65 usuarios de Maurice Turnor Gardner trabajar de forma más eficiente, ahorrándoles tiempo en la búsqueda y archivo de documentos. Como resultado, han podido dedicar más tiempo a trabajos de mayor valor.

"NetDocuments ha hecho la vida de nuestros abogados mucho más fácil, lo que significa que pueden centrarse en ofrecer el mejor servicio al cliente", añadió Price. "Ahora tenemos un DMS preparado para el futuro que impulsará nuestro negocio en los próximos años, con la tranquilidad añadida de que nuestros documentos están protegidos con el máximo nivel de seguridad en la nube".

Gracias a la integración entre la herramienta de gestión de consultas del bufete y NetDocuments, los abogados de Maurice Turnor Gardner han podido trabajar en P4W, Outlook, Word y NetDocuments con un único repositorio central de información. Esto ha mejorado la productividad y garantizado el cumplimiento, y ahora sólo hay una única fuente de verdad en la nube de NetDocuments. Con NetDocuments CollabSpaces, Maurice Turnor Gardner también puede compartir y colaborar con los clientes en los documentos almacenados en NetDocuments, lo que proporciona a la empresa una capa adicional de seguridad.

Ahora que todos sus documentos residen en la nube, Maurice Turnor Gardner tiene la plena confianza de que sus abogados pueden acceder de forma rápida y segura a los archivos que necesitan desde cualquier lugar en el que estén trabajando. Además, el importante número de integraciones que admite NetDocuments significa que el bufete puede preparar para el futuro su pila de software jurídico adoptando el mejor enfoque. Para el bufete, esto sólo puede mejorar aún más la productividad y el servicio al cliente.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.