El nuevo sistema de gestión de documentos (SGD) basado en la nube proporciona una única fuente de verdad y nuevas formas de trabajar

Acerca de Maurice Turnor Gardner

Maurice Turnor Gardner es un bufete boutique de abogados especializado en clientes privados compuesto por 45 abogados de primer nivel con sede en Londres. El bufete ofrece sus servicios desde el 1 de mayo de 2009 tras la escisión del Departamento de Clientes Privados de Allen & Overy LLP, de gran prestigio.

Con una clientela global de familias con patrimonios muy elevados, el bufete trata de comprender todas las cuestiones jurídicas, comerciales y fiscales que afectan a sus clientes para ofrecerles soluciones jurídicas prácticas y basadas en principios, trabajando en colaboración con ellos como sus asesores de confianza. También se ocupa de litigios fiscales, en particular investigaciones y litigios de seguimiento con la HMRC.

Las prácticas inmobiliaria, filantrópica y benéfica y de inmigración complementan los puntos fuertes tradicionales del bufete en planificación fiscal y patrimonial y en litigios relacionados con el patrimonio.

Una plataforma de futuro para mejorar los procesos jurídicos cotidianos

Los documentos constituyen el núcleo del funcionamiento de Maurice Turnor Gardner. Por lo tanto, permitir que sus abogados accedan y compartan archivos importantes de forma fácil y segura es fundamental para el negocio.

Al igual que muchas organizaciones, Maurice Turnor Gardner tuvo que pasar rápidamente al trabajo a distancia debido a la pandemia. En lo que respecta a la gestión de documentos, el bufete utilizaba su sistema de gestión de consultas existente (P4W) para almacenar y gestionar los documentos. Sin embargo, esto dificultaba la búsqueda de documentos y la colaboración en ellos, especialmente para los usuarios que pasan su jornada laboral dentro de Outlook, ya que se tardaba tiempo en cambiar entre las distintas aplicaciones.

Además, la única forma que tenían los abogados del bufete de acceder a los documentos a distancia era a través de un escritorio virtual. Aunque esto proporcionaba seguridad, también requería una conexión a Internet fiable, lo que no siempre era posible con el WiFi doméstico. Si a un abogado se le caía la conexión, tenía que volver a autenticarse cada vez, lo que repercutía en la experiencia del usuario. Por lo tanto, Maurice Turnor Gardner quería pasar a una verdadera plataforma en la nube que ofreciera tanto la seguridad que exigen sus clientes de alto patrimonio como la flexibilidad necesaria para satisfacer las necesidades de trabajo a distancia de sus abogados.

"Necesitábamos una solución que permitiera a nuestros abogados trabajar desde cualquier lugar con el mínimo trastorno", afirma Richard Price, director financiero y de TI de Maurice Turnor Gardner. "Al mismo tiempo, nuestro nuevo SGD debía integrarse a la perfección con nuestra solución de gestión de consultas existente, que es la base de nuestro negocio. Al trasladar nuestra gestión documental a la nube, podríamos beneficiarnos de mayores niveles de flexibilidad y seguridad."

"Ahora tenemos un DMS preparado para el futuro que impulsará nuestro negocio durante años, con la tranquilidad añadida de que nuestros documentos están protegidos con el máximo nivel de seguridad en la nube."

Richard Price, Director Financiero y de TI, Maurice Turnor Gardner

Unas API sólidas permiten una implantación rápida y sin problemas NetDocuments destacó como el SGD elegido, ya que está construido en la nube, es intuitivo y permite a los abogados trabajar sin problemas y de forma segura dentro de sus aplicaciones cotidianas.

"Por haber asistido a varios eventos del sector a lo largo de los años, NetDocuments siempre ha estado en mi radar. Así que, a la hora de elegir un DMS, NetDocuments encabezaba la lista por ser una verdadera plataforma en la nube con sólidas API", prosiguió Price.

El socio de implementación de NetDocuments, Accesspoint Legal Services, pudo construir rápidamente una integración con el sistema de gestión de la práctica del bufete utilizando las API de NetDocuments, lo que significó que Maurice Turnor Gardner pudo entrar en funcionamiento en sólo tres meses.

Además, se impartieron sesiones de incorporación para garantizar que todos los usuarios se pusieran en marcha con éxito y pudieran aprovechar las ventajas casi de inmediato.

"Como con cualquier despliegue de TI, era crucial asegurarse de que nuestros abogados estaban totalmente a bordo con los nuevos sistemas", dijo Price. "La implantación de NetDocuments fue el cambio de producto mejor recibido que hemos hecho nunca. Nuestros abogados pudieron ver inmediatamente cómo podía mejorar su forma de trabajar, lo que fue clave para la adopción por parte de los usuarios."

Las aplicaciones integradas mejoran la productividad

Herramientas como la función de archivado inteligente de la plataforma NetDocuments han permitido a los 65 usuarios de Maurice Turnor Gardner trabajar de forma más eficaz, ahorrándoles tiempo en la búsqueda y el archivado de documentos. Como resultado, han podido dedicar más tiempo a trabajos de mayor valor.

"NetDocuments ha hecho la vida de nuestros abogados mucho más fácil, lo que significa que pueden centrarse en ofrecer el mejor servicio al cliente", añadió Price. "Ahora tenemos un DMS preparado para el futuro que impulsará nuestro negocio durante años, con la tranquilidad añadida de que nuestros documentos están protegidos con el máximo nivel de seguridad en la nube."

Al utilizar la integración entre la herramienta de gestión de la práctica del bufete y NetDocuments, los abogados de Maurice Turnor Gardner han podido trabajar en P4W, Outlook, Word y NetDocuments con un único repositorio central de información. Esto ha mejorado la productividad y garantizado el cumplimiento, y ahora sólo hay una única fuente de verdad en la nube de NetDocuments. Con NetDocuments CollabSpaces, Maurice Turnor Gardner ahora también puede compartir y colaborar con los clientes en los documentos almacenados en NetDocuments, lo que proporciona al bufete una capa de seguridad añadida.

Con todos sus documentos residiendo en la nube, Maurice Turnor Gardner tiene ahora la total confianza de que sus abogados pueden acceder de forma rápida y segura a los archivos que necesitan desde cualquier lugar en el que estén trabajando. Además, el importante número de integraciones que admite NetDocuments significa que el bufete puede preparar para el futuro su pila de software jurídico adoptando el mejor enfoque. Para el bufete, esto sólo puede mejorar aún más la productividad y el servicio al cliente.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.