Sobre a Richard and Richard, P.A. e a sua história com a Worldox

Richard and Richard, P.A. é um escritório de advocacia de sete pessoas com sede em Miami, Flórida. Com três advogados e um consultor, o escritório é especializado em litígios comerciais complexos e litígios empresariais.

Após anos sem ter um sistema de gestão de documentos (DMS) próprio, a Richard and Richard, P.A. acabou por adotar o Worldox em 2010. O administrador jurídico, Gary Smith, estava familiarizado com o Worldox, tendo vindo de outra empresa que o utilizava como DMS: "Mudámos para o Worldox porque era acessível e eu já tinha bastante experiência com o software."

Quando a empresa optou pela Worldox pela primeira vez, havia poucos fornecedores no mercado e a Worldox parecia ser a melhor relação qualidade/preço. Mas após anos de utilização, a empresa começou a enfrentar desafios. Para Smith, um dos maiores inconvenientes era a interface do utilizador. O pessoal da empresa tinha muitas vezes dificuldade em encontrar o que procurava, principalmente devido à forma como a informação era apresentada. Não era visualmente intuitiva nem fácil de digerir e algumas das funcionalidades eram limitadas."

Também se depararam com problemas de armazenamento de dados e de fiabilidade, o que causou dores de cabeça e chamadas para as TI. Smith partilhou: "Tínhamos uma quantidade limitada de espaço e não podíamos enviar documentos grandes sem os carregar primeiro para um programa de partilha de ficheiros de terceiros." Isto causava dificuldades à empresa no armazenamento, gestão e envio de ficheiros grandes ou múltiplos aos clientes.

Uma surpresa bem-vinda

Uma surpresa bem-vinda Em outubro de 2022, a NetDocuments adquiriu a Worldox e cada vez mais empresas estavam a fazer a mudança. Era a altura certa para Richard e Richard explorarem a NetDocuments. Smith comenta: "Parecia que a NetDocuments iria abrir novas possibilidades para a empresa."

A Richard and Richard, P.A. adoptou o NetDocuments em setembro de 2023 com a ajuda dos especialistas em migração da Optiable. Depois de receber formação de integração, a equipa começou imediatamente a notar melhorias nas suas operações comerciais, com Smith a comentar: "Sou um administrador jurídico há 25 anos e esta foi a transição mais suave que já tive para qualquer aplicação", disse Smith.

"Sou administrador jurídico há 25 anos e esta foi a transição mais suave que já tive para qualquer aplicação."

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

Smith também observou a grande economia de custos que foi passar de um DMS local para um baseado na nuvem. "O Worldox on-prem é um produto baseado num servidor de ficheiros que funciona localmente. Mesmo que o executasse num centro de dados, seria mais caro porque teria de pagar ao centro de dados para atualizar e manter o programa. Mas com o NetDocuments, é baseado na Web e não tenho de me preocupar com a falta de armazenamento em disco. E já nos poupa dinheiro porque o espaço 'extra' em disco já está incluído no custo."

Smith descreveu ainda outras vantagens que a empresa teve depois de mudar do Worddox para o NetDocuments:

• Gestão de documentos mais robusta: Como um DMS de classe mundial, o NetDocuments torna mais fácil do que nunca organizar, encontrar e aceder a grandes quantidades de dados. "Com o Worldox, havia um limite para o número de documentos que podia mover de cada vez. Podia ter uma pen drive com 100 documentos que precisava de importar, mas só podia mover 10 de cada vez em lotes. Com o NetDocuments tem sido muito mais fácil e parece não haver limite para o número de documentos com que podemos trabalhar ao mesmo tempo", diz Smith.
• Interface fácil de utilizar: Criada com a produtividade em mente, a interface de utilizador do NetDocuments facilita a todos encontrarem exatamente o que procuram. Smith explica: "A melhor forma de a descrever é a simplicidade da engenharia. A NetDocuments torna muito fácil a apreensão da funcionalidade. Chegar às pastas ou documentos dos seus clientes é muito simples - basta um clique numa estrela e está lá. A grande maioria das funcionalidades está mesmo ali no ecrã; não tem de clicar em diferentes fitas e menus à procura de coisas. Até o ecrã inicial é incrivelmente simples de utilizar."
• Solução fiável na nuvem: A NetDocuments fornece uma forma segura e sempre disponível de armazenar, encontrar, partilhar e colaborar em documentos e correio eletrónico a partir de qualquer lugar, utilizando qualquer dispositivo. "A ideia de ter acesso baseado na Web aos nossos documentos deu-nos um nível de continuidade de negócios de que realmente precisamos, quer alguém esteja a trabalhar do outro lado do mundo ou outro furacão afecte a área, a nossa equipa pode iniciar sessão no NetDocuments através da Web e estar a trabalhar."

"Parecia que o NetDocuments abriria novas possibilidades para a empresa."

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

• Pesquisa de documentos poderosa: Sendo uma plataforma baseada na nuvem, o NetDocuments elimina a necessidade de servidores locais dispendiosos ou indexadores de processos pesados para lhe fornecer a versão mais atual e pesquisável de um documento. "Agora que os nossos documentos estão na nuvem, temos a confiança de saber que encontraremos sempre a versão ou correspondência mais atual, e a pesquisa do NetDocuments é extremamente rápida."
• Partilha simplificada de ficheiros: A NetDocuments permite que as empresas mantenham sempre os seus documentos dentro da plataforma, mesmo quando partilham com outros. "Antes, quando precisávamos de enviar um documento grande, tínhamos de o carregar primeiro num programa de partilha de ficheiros e depois enviar a ligação. Com o NetDocuments, é possível enviar diretamente documentos de até um gigabyte, o que poupa muito tempo."
• Integração perfeita de correio eletrónico: O ndMail da NetDocuments é um conjunto de ferramentas de gestão de correio eletrónico e produtividade que se integram diretamente com o Outlook e o Gmail, assegurando uma integração perfeita com o cliente de correio eletrónico de eleição da empresa. "É muito mais simples enviar documentos por correio eletrónico com o NetDocuments, uma vez que nos dá mais opções e interage melhor com o Outlook."
• Automatização que poupa tempo: As capacidades integradas de IA e os modelos de documentos da NetDocuments ajudam-no a poupar tempo e a aumentar a precisão na criação de contratos, formulários e outros documentos comuns. "A plataforma NetDocuments identifica o texto e aprende quais são os seus assuntos para que não tenha necessariamente de procurar sempre um perfil. Pode aprender o perfil que estava a utilizar e preencher automaticamente as informações onde é necessário."
• Recuperação de documentos sem esforço: Como parte das suas robustas capacidades de armazenamento de ficheiros, o NetDocuments facilita a recuperação de dados. "Anteriormente, no Worldox, se apagássemos algo, já não tínhamos acesso a essa informação. Teria de pedir a um administrador que o recuperasse. Mas com o NetDocuments, a procura de dados apagados pode ser feita por si com um simples clique. Pode fazer uma pesquisa por algo que apagou, seleccioná-lo e restaurá-lo sem ajuda."
• Registos de atividade abrangentes: Acompanhe a atividade do utilizador em cada documento para monitorizar o histórico de edições e ver quando foram feitas alterações recentes. "Penso que os registos de atividade no NetDocuments são muito úteis. Clicamos nele, introduzimos um intervalo e podemos obter o que precisamos com bastante facilidade, sem ter de iniciar sessão numa aplicação completamente separada."
• Segurança de classe mundial: As capacidades de segurança incorporadas e premiadas da NetDocuments mantêm os dados sensíveis e as informações dos clientes seguras e protegidas, ao mesmo tempo que permitem um acesso personalizado. "A segurança é relativamente fácil de configurar e limitar quem pode ver e editar os seus documentos ou tornar os documentos apenas de leitura."

"O NetDocuments é um excelente produto e, se é um escritório de advogados que se debate com a criação de perfis ou com o controlo dos seus documentos, é uma forma muito simples de atingir esse objetivo sem gastar muito dinheiro em hardware ou formação."

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

Os planos da empresa para o futuro com a NetDocuments

Smith ficou surpreendido com a notável simplicidade com que a empresa adoptou o NetDocuments. "Os utilizadores aprenderam muito rapidamente. Normalmente, há alguma resistência à mudança, mas, de um modo geral, o ambiente na empresa foi muito positivo. Ninguém teve nada de negativo a dizer desde o primeiro dia."

Quanto ao que o futuro reserva para a Richard e o Richard, Smith está confiante de que continuarão a descobrir ainda mais vantagens à medida que continuarem a utilizar a plataforma NetDocuments. "Penso que quanto mais tempo a utilizarmos, melhor nos vamos habituar a ela. Com alguns programas, o utilizador pode ficar sobrecarregado com os menus, o que o leva a evitar aprender mais funcionalidades. Mas o NetDocuments é um produto muito bem concebido e simplificado ao ponto de ser possível aprender coisas novas com particular facilidade."

Smith também deixou esta mensagem a qualquer outra empresa que pretenda alterar o seu atual sistema de gestão de documentos: "O NetDocuments é um excelente produto e, se é uma empresa de advogados que se debate com a criação de perfis ou com o controlo dos seus documentos, é uma forma muito simples de atingir esse objetivo sem gastar muito dinheiro em hardware ou formação. É um bom produto que irá certamente ajudá-lo a tornar-se mais produtivo."

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