Acerca de Richard y Richard, P.A. y su historia con Worldox

Richard and Richard, P.A. es un bufete de siete personas con sede en Miami, Florida. Con tres abogados más uno de oficio, el bufete se especializa en litigios comerciales complejos y litigios empresariales.

Tras años sin contar con un sistema de gestión documental (SGD) propio, Richard y Richard, P.A. acabó adoptando Worldox en 2010. El administrador jurídico, Gary Smith, estaba familiarizado con Worldox, ya que procedía de otro bufete que lo utilizaba como su DMS: "Nos pasamos a Worldox porque era asequible y yo ya dominaba bastante el software."

Cuando la empresa optó por primera vez por Worldox, había pocos proveedores en el mercado, y Worldox parecía la mejor relación calidad-precio. Pero tras años de uso, la empresa empezó a experimentar dificultades. Para Smith, uno de los mayores inconvenientes era la interfaz de usuario. Señala: "El personal del bufete tenía a menudo dificultades para encontrar lo que buscaba, principalmente por la forma en que estaba dispuesta la información. No era visualmente intuitiva ni fácil de digerir, y algunas de las funciones eran limitadas."

También se encontraron con problemas de almacenamiento y fiabilidad de los datos, lo que provocó quebraderos de cabeza y llamadas al departamento de TI. Smith compartió: "Teníamos un espacio limitado y no podíamos enviar documentos grandes sin subirlos primero a un programa de intercambio de archivos de terceros". Esto causaba a la empresa dificultades para almacenar, gestionar y enviar archivos grandes o múltiples a los clientes.

Una grata sorpresa

Una grata sorpresa En octubre de 2022, NetDocuments adquirió Worldox y cada vez más empresas hacían el cambio. Era el momento adecuado para que Richard y Richard exploraran NetDocuments. Comenta Smith: "Parecía que NetDocuments abriría nuevas posibilidades para el bufete".

Richard and Richard, P.A. adoptó NetDocuments en septiembre de 2023 con la ayuda de los expertos en migración de Optiable. Después de recibir la formación de incorporación, el equipo empezó a notar inmediatamente mejoras en sus operaciones comerciales, y Smith comentó: "Llevo 25 años como administrador jurídico, y ésta ha sido la transición más suave que he tenido para cualquier aplicación"."

"He sido administrador jurídico durante 25 años y ésta ha sido la transición más suave que he tenido para cualquier aplicación".

Gary Smith, Administrador Legal, Richard y Richard, P.A.

Smith también destacó el ahorro de costes que supuso pasar de un DMS on-prem a uno basado en la nube. "Worldox on-prem es un producto basado en un servidor de archivos que se ejecuta localmente. Incluso si lo ejecutara en un centro de datos, sería más caro porque tendría que pagar al centro de datos para que actualizara y mantuviera el programa. Pero con NetDocuments, está basado en la web y no tengo que preocuparme por quedarme sin almacenamiento en disco. Y ya nos ahorra dinero porque el espacio de disco 'extra' ya está incorporado en el coste".

Smith continuó destacando algunos beneficios más que la empresa experimentó tras cambiar de Worldox a NetDocuments:

• Una gestión de documentos más robusta: Como DMS de primera clase, NetDocuments hace que sea más fácil que nunca organizar, encontrar y acceder a grandes cantidades de datos. "Con Worldox, había un límite a la cantidad de documentos que podías mover a la vez. Podías tener un pendrive con 100 documentos que necesitabas importar, pero sólo podías mover 10 a la vez por lotes. Con NetDocuments ha sido mucho más fácil, y parece que no hay límite para el número de documentos con los que podemos trabajar a la vez", dice Smith.
• Interfaz fácil de usar: Creada pensando en la productividad, la interfaz de usuario de NetDocuments facilita que todo el mundo encuentre exactamente lo que busca. Smith explica: "La mejor forma de describirlo es simplicidad de ingeniería. NetDocuments hace que sea muy fácil captar la funcionalidad. Llegar a las carpetas de asuntos de los clientes o a los documentos es muy sencillo: basta con hacer clic en una estrella y ya está ahí. La gran mayoría de la funcionalidad está ahí mismo en la pantalla; no está haciendo clic a través de diferentes cintas y menús buscando cosas. Incluso la pantalla de inicio es asombrosamente sencilla de usar".
• Solución fiable en la nube: NetDocuments proporciona una forma segura y siempre disponible de almacenar, encontrar, compartir y colaborar en documentos y correo electrónico desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. "La idea de tener acceso a nuestros documentos a través de la web nos proporcionó un nivel de continuidad empresarial que realmente necesitamos, tanto si alguien está trabajando desde el otro lado del mundo como si otro huracán afecta a la zona, nuestro equipo puede conectarse a NetDocuments a través de la web y estar en marcha y trabajando."

"Parecía que NetDocuments abriría nuevas posibilidades a la empresa".

Gary Smith, Administrador Legal, Richard y Richard, P.A.

• Potente búsqueda de documentos: Como plataforma basada en la nube, NetDocuments elimina la necesidad de costosos servidores on-prem o de indexadores de procesos pesados para proporcionarle la versión más actual y consultable de un documento. "Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión más actual o la correspondencia, y la búsqueda de NetDocuments es extremadamente rápida".
• Uso compartido de archivos simplificado: NetDocuments permite a las empresas mantener siempre sus documentos dentro de la plataforma, incluso cuando los comparten con otros. "Antes, cuando necesitábamos enviar un documento de gran tamaño, primero teníamos que cargarlo en un programa de intercambio de archivos y luego enviar el enlace. Con NetDocuments, se pueden enviar directamente documentos de hasta un gigabyte, lo que ahorra mucho tiempo."
• Integración perfecta con el correo electrónico: ndMail de NetDocuments es un conjunto de herramientas de gestión del correo electrónico y de productividad que se integra directamente con Outlook y Gmail, garantizando una integración perfecta con el cliente de correo electrónico elegido por la empresa. "Es mucho más sencillo enviar documentos por correo electrónico con NetDocuments, ya que nos ofrece más opciones y se integra mejor con Outlook".
• Automatización que ahorra tiempo: Las capacidades integradas de IA y las plantillas de documentos de NetDocuments le ayudan a ahorrar tiempo y aumentar la precisión al crear contratos, formularios y otra documentación común. "La plataforma NetDocuments identifica el texto y aprende cuáles son sus asuntos para que no tenga que buscar necesariamente un perfil cada vez. Puede aprender el perfil que estaba utilizando y rellenar automáticamente la información donde sea necesario".
• Recuperación de documentos sin esfuerzo: Como parte de sus sólidas capacidades de almacenamiento de archivos, NetDocuments facilita la recuperación de datos. "Antes, en Worldox, si borrabas algo, ya no tenías acceso a ello. Tendrías que conseguir que un administrador volviera a sacarlo por ti. Pero con NetDocuments, buscar las cosas que ha borrado puede hacerlo usted mismo con sólo un clic. Puede ejecutar una búsqueda de algo que borró, seleccionarlo y restaurarlo usted mismo sin ayuda".
• Completos registros de actividad: Realice un seguimiento de la actividad de los usuarios dentro de cada documento para controlar el historial de ediciones y ver cuándo se han realizado cambios recientes. "Creo que los registros de actividad de NetDocuments son muy útiles. Haces clic en él, introduces un rango y puedes obtener lo que necesitas con bastante facilidad sin tener que entrar en una aplicación completamente distinta."
• Seguridad de clase mundial: Las galardonadas funciones de seguridad integradas en NetDocuments mantienen a salvo los datos confidenciales y la información de los clientes, al tiempo que permiten un acceso personalizado. "La seguridad es relativamente fácil de configurar y limitar quién puede ver y editar sus documentos o hacer que los documentos sean de sólo lectura".

"NetDocuments es un producto excelente, y si usted es un bufete de abogados que está luchando con la creación de perfiles o el seguimiento de sus documentos, es una forma realmente sencilla de lograr ese objetivo sin gastar mucho dinero en hardware o formación."

Gary Smith, Administrador Legal, Richard y Richard, P.A.

Los planes de futuro de la empresa con NetDocuments

Smith quedó asombrado por lo extraordinariamente sencillo que fue para la empresa adoptar NetDocuments. "Los usuarios lo asimilaron muy rápidamente. Normalmente se observa cierta resistencia al cambio, pero en general el ambiente en el bufete fue muy positivo. Nadie tuvo nada negativo que decir desde el primer día".

En cuanto a lo que depara el futuro a Richard y Richard, Smith confía en que seguirán descubriendo aún más ventajas a medida que continúen utilizando la plataforma NetDocuments. "Creo que cuanto más tiempo la utilicemos mejor nos irá. Con algunos programas, el usuario puede sentirse abrumado por los menús, lo que hace que evite aprender más funciones. Pero NetDocuments es simplemente un producto muy bien diseñado y simplificado hasta el punto de que se pueden aprender cosas nuevas con especial facilidad."

Smith también tenía este mensaje para cualquier otro bufete que esté buscando hacer un cambio en su actual sistema de gestión de documentos: "NetDocuments es un producto excelente, y si usted es un bufete de abogados que está luchando con la creación de perfiles o el seguimiento de sus documentos, es una forma realmente sencilla de lograr ese objetivo sin gastar mucho dinero en hardware o formación. Es un buen producto que sin duda le ayudará a ser más productivo".

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