Sobre Coleman Greig

Fundada em Sydney, Austrália, no início do século XX, a firma de advogados Coleman Greig tem uma história impressionante - e com um crescimento anual de 20% desde 2016, continua a ser um contribuinte inovador e progressivo na sua comunidade. O escritório também ganhou reconhecimento especial como um dos 50 Melhores Lugares para Trabalhar na Austrália, e o único escritório de advocacia entre os 25 melhores.

Encontrar uma plataforma de gestão de documentos que dê prioridade à nuvem

Após 20 anos com o sistema de gestão documental (DMS) Worldox, o escritório de advogados Coleman Greig, sediado em Sydney, estava mais do que pronto para uma atualização. O sistema estava longe de ser fácil de utilizar - a sua falta de agilidade prejudicava a produtividade e tornava a colaboração especialmente difícil para a equipa. Não era a solução adequada para a sua organização centrada nas pessoas.

Warrick McLean, o CEO da empresa, sabia que estava na altura de adotar uma estratégia que colocasse a nuvem em primeiro lugar, para que pudessem aumentar a produtividade, melhorar a colaboração e apoiar um ambiente de trabalho flexível.

"A flexibilidade de trabalhar no ambiente de nuvem - em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo - foi fundamental para nós", disse McLean.

Ficar com a Worldox não era uma opção. "Analisámos o rumo que o roteiro deles estava a tomar e eles não estavam a seguir o caminho da nuvem", explicou.

Quando a equipa começou a explorar outras opções no mercado, surgiu um líder: "A NetDocuments tem estado na nuvem desde o primeiro dia, e isso diz muito", disse McLean.

Mas havia outros benefícios importantes que interessavam à equipa, especialmente tendo em conta as circunstâncias únicas causadas pela pandemia.

"Queríamos mudar para um ambiente mais colaborativo", disse McLean. "A colaboração, não só entre a nossa equipa, mas também entre a nossa base de clientes, era fundamental. Precisávamos de um DMS que o tornasse perfeito."

"A flexibilidade de trabalhar no ambiente de nuvem - em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo - foi fundamental para nós."

Warrick McLean, Diretor Executivo, Coleman Greig

A segurança na plataforma também era uma prioridade elevada: "Ao mudar o nosso DMS para a nuvem, queríamos a segurança que a NetDocuments oferece", explicou McLean. "Subcontratar isso a uma empresa que lida com a segurança todos os dias foi uma decisão óbvia, especialmente para uma empresa da nossa dimensão."

A interface fácil de utilizar do NetDocuments e a forte integração com o Office 365 e o Microsoft Teams ofereceram vantagens adicionais à equipa.

"No final, o processo de decisão não foi assim tão difícil", partilhou. "A mudança para o NetDocuments foi unânime."

Proporcionar uma experiência tecnológica que coloca as pessoas em primeiro lugar

A implementação de uma nova tecnologia para 166 utilizadores nunca é fácil - mas com um parceiro de implementação especializado e uma plataforma de fácil utilização, a Coleman Greig está a aceder a todas as vantagens que o NetDocuments tem para oferecer.

Escolher um parceiro perfeito

Quando chegou a altura de implementar a plataforma NetDocuments na empresa, a McLean apreciou a oportunidade de selecionar o seu próprio parceiro.

"Foi uma experiência positiva", afirmou. "Havia muitos parceiros aqui na Austrália com os quais poderíamos ter trabalhado, mas acabámos por escolher alguém que seria uma boa opção cultural."

"Todos os fornecedores com quem falámos que podiam implementar o NetDocuments eram fantásticos à sua maneira", afirmou. "Mas cada empresa tem a sua própria personalidade e estilo, e a equipa que escolhemos, a InPlace Solutions, tem sido excelente."

Ao longo do processo de implementação, a InPlace ofereceu mais do que um lançamento normal: "Eles foram bastante estratégicos em termos de nos fazer pensar sobre as coisas e desafiar a forma como tínhamos usado o nosso antigo DMS", partilhou McLean. Esta abordagem permitiu à equipa da Coleman Greig obter o máximo benefício ao estabelecer processos em torno do novo DMS.

Implementação de uma plataforma fácil de utilizar

A Coleman Greig e a InPlace asseguraram-se de que tinham um plano de projeto sólido para a implementação em cinco escritórios, com uma combinação de formação presencial e remota. O processo correu bem porque o NetDocuments é fácil de utilizar.

"Em termos da nossa capacidade de pegar e trabalhar com o material, a nossa experiência com o NetDocuments tem sido boa", disse McLean. "Do ponto de vista da experiência do utilizador, o NetDocuments é bastante intuitivo."

Como resultado, a maior parte da equipa da Coleman Greig conseguiu integrar-se rápida e facilmente. As capacidades de pesquisa do NetDocuments são uma vantagem particularmente importante para a equipa. "A forma como a pesquisa funciona no NetDocuments é mais eficiente do que no nosso anterior DMS", afirmou. "É mais eficiente, mais fácil e mais simples."

"A NetDocuments tem estado na nuvem desde o primeiro dia, e isso diz muito."

Warrick McLean, Diretor Executivo, Coleman Greig

Tirar partido das novas funcionalidades

"Com o nosso DMS anterior, não tínhamos acesso a funcionalidades como o SetBuilder e outras capacidades que o NetDocuments tem", disse McLean.

O facto de poderem escolher as funcionalidades que pretendiam adicionar ao seu plano foi uma abordagem útil. "Para nós, tem sido um pouco como comprar um carro. Podemos comprar o modelo básico, depois o nível seguinte e o nível seguinte e assim por diante", explicou. "Ainda não chegámos ao topo de gama, mas estamos muito satisfeitos com as funcionalidades que escolhemos."

"Obviamente, a capacidade de pesquisa foi uma melhoria em relação ao que tínhamos anteriormente, e a acessibilidade em termos de oportunidades de ter coisas na nuvem é realmente emocionante", disse McLean.

"A capacidade de convidar os nossos clientes para um espaço de trabalho seguro no NetDocuments e trabalhar em colaboração num documento é um enorme passo em frente."

Warrick McLean, Diretor Executivo, Coleman Greig

Para garantir que a equipa beneficia plenamente de todas estas novas funcionalidades, a equipa planeou uma formação contínua, em vez de fornecer inicialmente uma enorme sobrecarga de informação.

"O que sempre quisemos fazer foi pôr as pessoas a trabalhar, mas o que é preciso é ensinar-lhes onde estão os ganhos de produtividade", explicou.

"Sabemos que existem excelentes ferramentas de produtividade no conjunto que adquirimos da NetDocuments. Por isso, trata-se realmente de continuar a incentivar e a formar o nosso pessoal, especialmente à medida que a plataforma continua a evoluir", continuou. "Queremos estar a par dessas mudanças e garantir que mantemos as tropas actualizadas e que desafiamos continuamente os seus processos de pensamento."

Dar vida à visão Cloud-First

Embora tenha passado menos de um ano desde que a Coleman Greig iniciou o seu percurso com o NetDocuments, já estão a ver benefícios em toda a empresa, incluindo elevadas taxas de envolvimento e uma melhor colaboração com os clientes.

"A capacidade de convidar os nossos clientes para um espaço de trabalho seguro no NetDocuments e trabalhar em colaboração num documento é um enorme passo em frente", explicou McLean.

Mas como CEO, McLean não procura apenas resolver os desafios actuais da empresa, ele quer continuar o legado de inovação da empresa, aumentar a sua agilidade e conduzir a sua equipa para o futuro. A NetDocuments está a ajudá-lo a concretizar essa visão.

Atrair e reter os melhores talentos

Com 60% dos advogados da empresa com menos de 30 anos, McLean está particularmente em sintonia com a crescente diversidade etária numa força de trabalho mais jovem. "Pensamos estrategicamente na nossa tecnologia e na forma como esta influencia a retenção dos nossos colaboradores e a atração de talentos", afirmou McLean. "E as pessoas do sector reconhecem a NetDocuments como sendo de vanguarda."

"A NetDocuments permitiu-nos não só concentrarmo-nos nos nossos colaboradores aqui e agora, mas também nos nossos colaboradores e nos nossos clientes no futuro", explicou. "É um pouco como uma estratégia à prova de futuro para nós."

Melhoria contínua

McLean leva a sério o seu papel de diretor executivo: "Sempre falei de melhoria contínua, mas penso realmente que se as pessoas em cargos de liderança não continuarem a ser melhores do que eram no mês passado, no ano passado ou há cinco anos, não estão a acrescentar valor à organização", afirmou.

A introdução de novas tecnologias, como o NetDocuments, é uma parte fundamental da estratégia de McLean para a melhoria contínua da empresa - e ele fá-lo com gosto.

"A NetDocuments permitiu-nos não só concentrarmo-nos nos nossos colaboradores aqui e agora, mas também nos nossos colaboradores e nos nossos clientes no futuro. É um pouco como uma estratégia à prova de futuro para nós."

Warrick McLean, Diretor Executivo, Coleman Greig

Alguns membros da minha equipa comentam frequentemente: "Oh, Warrick, podes abrandar? Mas acho que isso faz parte da minha mentalidade. É preciso melhorar continuamente, porque se não melhorarmos, vamos regredir. Acredito muito em fazer as empresas avançarem", disse McLean.

Essa mentalidade rendeu dividendos durante o tempo em que McLean foi Diretor Executivo. "Penso que parte do nosso sucesso, particularmente nos últimos seis ou sete anos, é que as pessoas são estimuladas pela melhoria contínua, particularmente alguns dos funcionários mais jovens, que gostam do facto de a empresa continuar a crescer e a tentar ser melhor."

Com a NetDocuments, McLean acredita que o futuro parece incrivelmente brilhante.

"Penso que se não tivéssemos escolhido a NetDocuments, as oportunidades no nosso roteiro - tanto as que estamos a trabalhar agora como as que estão potencialmente no roteiro futuro - seriam muito diferentes. Há realmente um nível de entusiasmo pelo que é possível fazer no futuro."

Warrick McLean, Diretor Executivo, Coleman Greig

"Penso que se não tivéssemos escolhido a NetDocuments, as oportunidades no nosso roteiro - tanto as que estamos a trabalhar agora como as que potencialmente estão no roteiro futuro - seriam muito diferentes."

"Existe realmente um nível de entusiasmo pelo que é possível fazer no futuro", partilhou. "É parte da razão pela qual comprámos a NetDocuments em primeiro lugar."

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