Sobre Coleman Greig

Establecido en Sídney, Australia, a principios del siglo XX, el bufete de abogados Coleman Greig tiene una historia impresionante - y con un crecimiento interanual del 20% desde 2016, siguen siendo un contribuyente innovador y progresista en su comunidad. El bufete también ha obtenido un reconocimiento especial como uno de los 50 mejores lugares para trabajar en Australia, y el único bufete de abogados entre los 25 primeros.

Cómo encontrar una plataforma de gestión documental basada en la nube

Tras 20 años con el sistema de gestión documental (SGD) Worldox, el bufete de abogados Coleman Greig, con sede en Sídney, estaba más que preparado para una actualización. El sistema distaba mucho de ser fácil de usar: su falta de agilidad obstaculizaba la productividad y dificultaba especialmente la colaboración del equipo. No era el sistema adecuado para su organización, centrada en las personas.

Warrick McLean, director general de la empresa, sabía que había llegado el momento de impulsar una estrategia que diera prioridad a la nube para poder aumentar la productividad, mejorar la colaboración y favorecer un entorno de trabajo flexible.

"Esa flexibilidad de trabajar en el entorno de la nube -en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo- era clave para nosotros", dijo McLean.

Seguir con Worldox no era una opción. "Estudiamos hacia dónde se dirigía su hoja de ruta y simplemente no iban por el camino de la nube", explicó.

Cuando el equipo empezó a explorar otras opciones en el mercado, surgió un líder: "NetDocuments ha estado en la nube desde el primer día, y eso dice mucho", dijo McLean.

Pero había otros beneficios clave que interesaban al equipo, especialmente dadas las circunstancias únicas provocadas por la pandemia.

"Queríamos pasar más a un entorno de colaboración", dijo McLean. "Colaborar, no sólo entre nuestro equipo, sino también entre nuestra base de clientes, era primordial. Necesitábamos un DMS que lo hiciera fluido".

"Esa flexibilidad de trabajar en el entorno de la nube -en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo- era clave para nosotros".

Warrick McLean, Director General, Coleman Greig

La seguridad de la plataforma también era una gran prioridad: "Al trasladar nuestro DMS a la nube, queríamos la seguridad que ofrece NetDocuments", explicó McLean. "Subcontratar eso a una empresa que se ocupa de la seguridad día tras día era una obviedad, especialmente para una empresa de nuestro tamaño".

La interfaz fácil de usar de NetDocuments y su estrecha integración con Office 365 y Microsoft Teams ofrecieron ventajas adicionales al equipo.

"Al final, el proceso de decisión no fue tan difícil", compartió. "El paso a NetDocuments fue unánime".

Ofrecer una experiencia tecnológica centrada en las personas

Implantar una nueva tecnología a 166 usuarios nunca es fácil, pero con un socio experto en implantación y una plataforma fácil de usar, Coleman Greig está accediendo a todas las ventajas que ofrece NetDocuments.

Elegir un socio perfecto

Cuando llegó el momento de implantar la plataforma NetDocuments en el bufete, McLean agradeció la oportunidad de seleccionar a su propio socio.

"Fue una experiencia positiva", afirmó. "Había muchos socios aquí en Australia con los que podríamos haber trabajado, pero al final nos decantamos por alguien que iba a encajar bien culturalmente".

"Todos los proveedores con los que hablamos que podían implantar NetDocuments eran fantásticos a su manera", afirma. "Pero cada empresa tiene su propia personalidad y estilo, y el equipo que elegimos, InPlace Solutions, ha sido estupendo".

A lo largo del proceso de implantación, InPlace ofreció algo más que un despliegue estándar: "Fueron bastante estratégicos a la hora de hacernos reflexionar y cuestionar la forma en que habíamos utilizado nuestro antiguo SGD", compartió McLean. Este enfoque ha permitido al equipo de Coleman Greig obtener el máximo beneficio a la hora de establecer procesos en torno al nuevo DMS.

Implantar una plataforma fácil de usar

Coleman Greig e InPlace se aseguraron de contar con un sólido plan de proyecto para la implantación en cinco oficinas con una combinación de formación presencial y a distancia. El proceso fue bien porque NetDocuments es fácil de usar.

"En términos de nuestra capacidad para coger y ejecutar las cosas, nuestra experiencia con NetDocuments ha sido buena", dijo McLean. "Desde el punto de vista de la experiencia del usuario, NetDocuments es bastante intuitivo".

Como resultado, el grueso del equipo de Coleman Greig ha podido incorporarse rápida y fácilmente. Las capacidades de búsqueda de NetDocuments son una ventaja especialmente importante para el equipo. "La forma en que funciona la búsqueda en NetDocuments es más eficaz que en nuestro DMS anterior", afirma. "Es más eficaz, fácil y sencillo".

"NetDocuments ha estado en la nube desde el primer día, y eso dice mucho".

Warrick McLean, Director General, Coleman Greig

Aprovechar las nuevas funciones

"Con nuestro DMS anterior, no teníamos acceso a cosas como SetBuilder y otras capacidades que tiene NetDocuments", dijo McLean.

Poder elegir qué características querían añadir a su plan fue un enfoque muy útil. "Para nosotros, ha sido un poco como comprar un coche. Puedes conseguir el modelo base, luego el siguiente nivel y así sucesivamente", explicó. "Aún no hemos llegado al tope de gama, pero hemos estado bastante contentos con las características que hemos elegido".

"Obviamente, la capacidad de búsqueda ha supuesto una mejora respecto a lo que teníamos anteriormente, y la accesibilidad en cuanto a las oportunidades de tener cosas en la nube es realmente emocionante", dijo McLean.

"La posibilidad de invitar a nuestros clientes a un espacio de trabajo seguro en NetDocuments y trabajar en colaboración en un documento es un gran paso adelante".

Warrick McLean, Director General, Coleman Greig

Para garantizar que el equipo reciba todas las ventajas de estas nuevas funciones, el equipo ha planeado realizar una formación continua en lugar de ofrecer inicialmente una sobrecarga masiva de información.

"Lo que siempre hemos pretendido hacer ha sido poner a la gente en marcha; donde el caucho golpea el camino es educándoles sobre dónde están las ganancias de productividad", explicó.

"Sabemos que hay algunas herramientas de productividad estupendas en el paquete que hemos adquirido de NetDocuments. Así que, en realidad, se trata de seguir animando y formando a nuestro personal, especialmente a medida que la plataforma sigue evolucionando", continuó. "Queremos estar al tanto de esos cambios y asegurarnos de que mantenemos al día a las tropas y desafiamos continuamente sus procesos de pensamiento".

Dar vida a la visión Cloud-First

Aunque ha pasado menos de un año desde que Coleman Greig comenzó su andadura con NetDocuments, ya están viendo los beneficios en toda la empresa, incluidos los altos índices de compromiso y la mejora de la colaboración con los clientes.

"La posibilidad de invitar a nuestros clientes a un espacio de trabajo seguro en NetDocuments y trabajar en colaboración en un documento es un gran paso adelante", explicó McLean.

Pero como director general, McLean no sólo busca resolver los retos actuales de la empresa, sino que quiere continuar con el legado de innovación de la empresa, aumentar su agilidad y dirigir a su equipo hacia el futuro. NetDocuments le está ayudando a hacer realidad esa visión.

Atraer y retener a los mejores talentos

Con un 60% de los abogados del bufete menores de 30 años, McLean está especialmente en sintonía con la creciente diversidad de edad en una plantilla más joven. "Pensamos en nuestra tecnología estratégicamente y en cómo influye tanto en la retención de nuestra gente como en la atracción de talento", dijo McLean. "Y la gente del sector reconoce que NetDocuments es puntera".

"NetDocuments nos ha permitido no sólo centrarnos en nuestra gente aquí y ahora, sino también centrarnos en nuestra gente y nuestros clientes de cara al futuro", explicó. "Es un poco una estrategia a prueba de futuro para nosotros".

Mejora continua

McLean se toma muy en serio su papel de director general: "Siempre he hablado de la mejora continua, pero realmente creo que si las personas que ocupan puestos directivos no siguen siendo mejores de lo que eran el mes pasado, el año pasado o hace cinco años, no están añadiendo valor a la organización", afirmó.

La incorporación de nuevas tecnologías como NetDocuments es una parte fundamental de la estrategia de McLean para la mejora continua dentro de la empresa, y lo hace con gusto.

"NetDocuments nos ha permitido no sólo centrarnos en nuestra gente aquí y ahora, sino también centrarnos en nuestra gente y nuestros clientes de cara al futuro. Es un poco una estrategia a prueba de futuro para nosotros".

Warrick McLean, Director General, Coleman Greig

"Algunos miembros de mi equipo suelen comentar: 'Oh, Warrick, ¿puedes ir más despacio? Pero creo que eso forma parte de mi mentalidad. Es que tienes que mejorar continuamente, porque si no mejoras, irás hacia atrás. Soy un gran creyente en hacer avanzar los negocios", dijo McLean.

Esa mentalidad ha dado sus frutos en la etapa de McLean como director general. "Creo que parte de nuestro éxito, sobre todo en los últimos seis o siete años, es que la gente está animada por la mejora continua, sobre todo algunos de los empleados más jóvenes, les gusta el hecho de que el bufete siga creciendo e intente ser mejor".

Con NetDocuments, McLean cree que el futuro se presenta increíblemente brillante.

"Creo que si no hubiéramos elegido NetDocuments, las oportunidades en nuestra hoja de ruta -tanto con lo que estamos trabajando ahora como lo que potencialmente está en la hoja de ruta futura- serían muy diferentes. Realmente hay un nivel de entusiasmo por lo que es posible avanzar".

Warrick McLean, Director General, Coleman Greig

"Creo que si no hubiéramos elegido NetDocuments, las oportunidades en nuestra hoja de ruta -tanto con lo que estamos trabajando ahora como lo que potencialmente está en la hoja de ruta futura- serían muy diferentes".

"Realmente hay un nivel de entusiasmo por lo que es posible avanzar", compartió. "Es parte de la razón por la que compramos NetDocuments en primer lugar".

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