Para ofrecer una experiencia más fluida, NetDocuments y DocuSign han creado una integración que le permite enviar, recibir y realizar un seguimiento de los sobres de DocuSign en su entorno de NetDocuments. Se acabó descargar, guardar y cargar archivos. Negociar un contrato puede ser difícil, pero ejecutarlo no tiene por qué serlo.

¿Quién tiene acceso a la integración?

Para beneficiarse de la integración NetDocuments + DocuSign eSignature, necesita la solución NetDocuments ORGANIZE y una licencia DocuSign eSignature.

Puede ponerse en contacto con el administrador de su cuenta NetDocuments cuando esté listo para activar la integración en su entorno NetDocuments. A continuación, deberá activarla en la sección "Otros" de la consola de administración de NetDocuments.

Tras la integración, su equipo puede empezar a trabajar. Cada usuario debe iniciar sesión con sus credenciales de DocuSign cuando envíe documentos para firmar. La cuenta del usuario de NetDocuments no está vinculada a su cuenta de DocuSign. Su equipo puede utilizar varias cuentas. Para ahorrar tiempo a todos, NetDocuments recuerda las credenciales de la cuenta durante 30 días, por lo que no es necesario iniciar sesión cada vez.

¿Influye la integración en su contenido de DocuSign?

Todo el mundo quiere saber si perderá sus funciones de DocuSign. No. Una ventaja de esta integración es que sus documentos empiezan y terminan en la solución NetDocuments. Es eficaz y seguro. Sin embargo, puede acceder a su cuenta DocuSign para trabajar allí con su contenido y sus funcionalidades. Seguirá beneficiándose de los flujos de trabajo, la configuración de notificaciones y el registro de auditoría.

Sabemos que las plantillas ayudan a su equipo a estar en sintonía y a trabajar con eficacia. No saldrá perdiendo: podrá utilizar las plantillas de DocuSign que ya haya creado con esta integración. Todo lo que esté acostumbrado a hacer en DocuSign, podrá seguir haciéndolo.

Una aclaración importante es que los documentos que comienzan en DocuSign no se trasladan a su plataforma NetDocuments. Por ahora, solo los documentos cuyo proceso de firma comienza en NetDocuments vuelven automáticamente a NetDocuments.

En cuanto al certificado, lo encontrarás en DocuSign igual que antes. En el futuro, también podrás almacenarlo en NetDocuments.

Cómo funciona: Respuestas a sus preguntas

Puede crear un documento en NetDocuments y utilizar DocuSign para enviarlo a firmar. Gracias a esta integración, nunca tendrá que salir de NetDocuments para ejecutar acuerdos. Es una solución sencilla, eficaz y todo en uno, y no es necesario que su equipo guarde nada localmente.
Actualmente, sólo puede enviar un documento a la vez; no puede enviar varios a la vez a través de esta integración. Sin embargo, puedes utilizar SetBuilder para combinar varios documentos en un solo PDF. Es una solución útil hasta que implementemos el siguiente conjunto de funciones.

En cuanto a la creación de una orden de firma para varios destinatarios, puede establecerla en la pantalla NetDocuments o en DocuSign antes de enviar un documento.

Después de enviar un sobre para que lo firmen, NetDocuments "bloquea" el documento, impidiendo que nadie pueda volver a enviarlo a través de DocuSign. En NetDocuments, verás un pequeño logotipo de DocuSign después del nombre del archivo. Para enviar un documento por segunda vez, tendrás que anular y volver a crear el flujo de trabajo de firma.

Mientras el sobre está en manos de otras partes, usted y cualquier colega de la lista de documentos pueden hacer un seguimiento de su estado, incluyendo quién ha recibido, visto y firmado el acuerdo. Esta integración ofrece una visibilidad total del proceso de aprobación.

Una vez que los destinatarios firman el documento, éste vuelve a NetDocuments como un documento nuevo. El proceso de firma de DocuSign crea un PDF completamente ejecutado con todas las firmas. Encontrará el nuevo archivo en la misma carpeta de NetDocuments que el original con "(Firmado)" añadido al Nombre del documento.

¿Quiere enviar el documento a alguien que no sea un firmante? No hay problema. NetDocuments te permite añadir destinatarios adicionales, y también puedes editarlo en DocuSign.

A la hora de realizar el seguimiento de un documento, recibirá notificaciones de DocuSign igual que siempre. DocuSign enviará notificaciones por correo electrónico a los creadores y firmantes del documento. Además, podrás ver el estado de tu flujo de trabajo de firma en el panel de detalles del documento en NetDocuments.

Sabemos que lleva tiempo acostumbrarse a una nueva integración y flujo de trabajo. Si tienes otras preguntas, encontrarás documentación en nuestro sitio de asistencia.

Próximos pasos

En la fase 2, la integración de DocuSign estará disponible en la solución DELIVER de NetDocuments, que incluye SetBuilder. Otras funciones que esperamos con interés son:

• Envío de varios documentos en un mismo sobre;
• Guardar un documento ejecutado como una nueva versión del documento; y
• Guardando el certificado DocuSign junto al documento ejecutado.

Estas funciones le ofrecerán a usted y a su equipo una mayor flexibilidad y eficacia en la recogida de firmas.

¿Tiene más preguntas sobre la integración de NetDocuments y DocuSign eSignature? Consulte las preguntas frecuentes.