Acerca de Claro & Cia.

Con sede en Santiago de Chile, Claro & Cia. es un líder indiscutible en el mercado legal chileno y la firma representante de Lex Mundi en el país. Con un centenar de abogados y 70 colaboradores, Claro es uno de los mayores bufetes de Chile.

Transición a la nube

Aunque la ciberseguridad debería ser una de las principales prioridades de los bufetes de abogados, no siempre se le da el tratamiento que merece. Pero Claro le dio la máxima prioridad creando un comité dirigido por socios y dedicado a encontrar soluciones informáticas para satisfacer las necesidades tecnológicas de Claro. Como uno de los mayores bufetes de Chile y representante de Lex Mundi en el país, Claro tiene los más altos estándares de calidad y protocolos de seguridad, y como resultado dedicó a este proyecto recursos ilimitados y el apoyo de sus socios.

Cuando llegó el momento de renovar o sustituir su infraestructura interna en 2019, Claro decidió explorar también otras opciones. Después de casi un año de trabajo y análisis con su Comité de TI, llegaron a la conclusión de que cambiar de un centro de datos local a la nube era la decisión correcta. Entre las muchas opciones disponibles, optaron por adoptar el entorno Microsoft 365 con Advanced Threat Protection y una nube privada, llevando casi todos sus sistemas a la nube a través de esa transición (incluido el DMS que utilizaban anteriormente). "Con la implementación adecuada, la computación en la nube no solo demostró ser la decisión natural en nuestra búsqueda de plataformas digitales de última generación, sino también una herramienta muy poderosa para servir mejor a los clientes y garantizar una interacción más fluida entre nuestros equipos". Aunque no estaba previsto en su momento, la decisión fue muy oportuna en plena pandemia de COVID-19, y nos ha permitido superar la crisis en mejores condiciones, más cerca de los clientes a pesar de la distancia, y con una conectividad profesional sin fisuras", afirma José María Eyzaguirre B., presidente de la Firma.

"Aunque no estaba previsto en aquel momento, la decisión fue muy oportuna en plena pandemia de COVID-19, y nos ha permitido superar la crisis en mejores condiciones, más cerca de los clientes a pesar de la distancia, y con una conectividad profesional sin fisuras."

José María Eyzaguirre B., Presidente de Claro & Cia.

Elegir un sistema de gestión documental (SGD) basado en la nube

Un sistema importante de Claro aún no estaba totalmente en la nube: el DMS. "No era una característica de la que estuviéramos especialmente orgullosos de migrar a nuestra nube privada", dice Ariel Mihovilovic, socio de Claro especialmente designado para formar parte del Comité de TI. "No estaba rota... pero queríamos mejorar la adopción por parte de los usuarios al mismo tiempo que aumentábamos las funciones de ciberseguridad".

Como ocurre con cualquier cambio importante de sistema, es más fácil decirlo que hacerlo. "Llevábamos 15 años trabajando con el anterior DMS, así que, por supuesto, era un gran reto", afirma el director financiero Cristóbal Guzmán, que también participa en el Comité de TI de Claro. Entre la mala experiencia de usuario y las dificultades de conexión VPN, la adopción de la solución anterior por parte de los usuarios había sido limitada.

Tras conocer NetDocuments, el equipo de Claro quedó impresionado al instante con las excelentes características de ciberseguridad de la plataforma, así como con la experiencia de usuario y el alto nivel de servicio personal que recibieron de NetDocuments. "El equipo de ventas nos hizo sentir realmente especiales y nos trató como a un cliente importante, a diferencia de [otras soluciones], donde nuestra impresión era que éramos un cliente más", afirma Mihovilovic.

A pesar de las excelentes impresiones iniciales, Claro quería estar seguro de su decisión.

Para garantizar la aceptación en todos los departamentos, el Comité de TI organizó demostraciones abiertas y talleres con miembros seleccionados de la empresa, comparando las características de NetDocuments con las de iManage y la última actualización de su solución DMS existente, eDocs. Tras pasar varias semanas en este proceso, se encuestó a los participantes en los talleres sobre sus preferencias.

"Nunca nadie me había agradecido tanto dentro de la Firma como me han estado agradeciendo el trabajo que hicimos para mover a Claro hacia la nube. Aunque la decisión se tomó principalmente por la f lexibilidad de trabajo y las características de ciberseguridad, ahora, con COVID-19, tenemos una ventaja sobre los que no estaban preparados."

Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.

NetDocuments resultó ser el ganador, ya que los usuarios se sintieron atraídos por la movilidad que ofrecía NetDocuments y la tranquilidad que podían experimentar con las funciones de ciberseguridad de NetDocuments. Además, tener acceso directo a la asistencia de NetDocuments, en lugar de tener que pasar por el aro de la asistencia de los proveedores, fue otra gran ventaja.

Covid-19: Interrumpir la vida, no la aplicación

Con el proyecto en marcha a finales de 2019, Claro preveía la implementación completa de NetDocuments para mayo de 2020. Sin embargo, la preocupación aumentó cuando COVID-19 comenzó a extenderse por todo el mundo a principios de año.

Los comités ejecutivo y de TI de Claro se reunieron para debatir esas preocupaciones y cómo podrían abordar el trabajo a distancia de la empresa para proteger la salud y la seguridad de sus miembros. ¿Qué tenemos que hacer para poder trabajar al 100% desde casa? era la principal pregunta persistente.

Afortunadamente, los sistemas de la empresa ya se habían trasladado a la nube. El único obstáculo pendiente para trabajar con normalidad era el DMS existente, que dependía de conexiones VPN limitadas. Pero NetDocuments resolvería por completo ese problema.

"A la luz del brote de coronavirus, nuestra alta dirección solicitó acelerar la implantación de NetDocuments", escribió Mihovilovic en un correo electrónico a NetDocuments.

Afortunadamente, el equipo de servicios profesionales estaba a la altura del reto. La implantación se aceleró rápidamente y los 140 usuarios de la empresa pudieron recibir formación sobre la plataforma de forma totalmente remota. Como resultado, mientras que la mayoría de las empresas podrían haber estado luchando para manejar el trabajo remoto, Claro no perdió el ritmo.

"Al final de un proceso de implantación de 6 meses, miramos atrás y no podríamos estar más contentos. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable."

Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.

La guinda del pastel (de nubes)

Antes de pasar a la nube, Claro dependía de conexiones VPN limitadas para acceder a sus documentos fuera de la oficina. En medio de una crisis sanitaria mundial, esto habría afectado drásticamente a su capacidad para trabajar a distancia. Sin embargo, gracias a su previsión al pasar a la nube -incluido su DMS- evitaron fácilmente esas dificultades.

"Como tomamos la decisión de pasar a la nube hace más de un año, fue la guinda del pastel tener también nuestro DMS totalmente en la nube", dice Mihovilovic.

Pero no es sólo el Comité de TI de Claro el que canta las alabanzas del trabajo basado en la nube:

"Llevo casi 14 años ejerciendo la abogacía", dice Mihovilovic, "nadie me ha agradecido tanto dentro de la Firma como me han estado agradeciendo el trabajo que hicimos para mover a Claro hacia la nube. Aunque la decisión se tomó principalmente por la flexibilidad laboral y las características de ciberseguridad, ahora, con COVID-19, tenemos ventaja sobre los que no estaban preparados."

Cambiar un sistema DMS puede ser todo un reto, especialmente cuando se hace en medio de la mayor pandemia en un siglo. Para Claro, sin embargo, no fue un problema: el equipo de NetDocuments les cubrió las espaldas en todo momento.

"El trabajo ha sido impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión."

Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.

"Al final de un proceso de implantación de 6 meses, miramos atrás y no podríamos estar más contentos. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable", explica Mihovilovic. "El trabajo fue impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión".

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