Kelley Drye & Warren LLP, un bufete de abogados estadounidense con una rica historia de más de 180 años, ha dado pasos significativos en la integración de tecnologías de IA en sus operaciones jurídicas y administrativas utilizando una única herramienta. Bajo el liderazgo de Judi Flournoy, Directora de Información del bufete durante más de una década, Kelley Drye ha explorado continuamente soluciones innovadoras para mejorar sus servicios jurídicos en diversas áreas de práctica, como litigios, comercio internacional y derecho corporativo, entre otras.

El Comité de Innovación y Servicio al Cliente de la empresa creó un grupo de trabajo para centrarse en la IA generativa, y su mandato era examinar todo tipo de productos y servicios que utilizaran IA generativa para ayudar a los abogados a atender a sus clientes. Esta es la historia de Kelley Drye de por qué están utilizando el NetDocuments AI App Builder (impulsado por PatternBuilder MAX), sus primeros casos de uso, beneficios y conclusiones. ‍

Encontrar soluciones jurídicas de IA que ofrezcan resultados tangibles

Los criterios de la empresa para seleccionar una solución de IA se centraron en la fiabilidad, la facilidad de uso, el coste y la capacidad de la herramienta para ayudar a mejorar los resultados de los clientes. Tras evaluar muchas tecnologías, el grupo de trabajo decidió tomar un par de buenos casos de uso y crear aplicaciones de IA aprovechando las herramientas integradas en la plataforma NetDocuments.

"Elegimos NetDocuments como nuestro sistema de gestión de contenidos empresariales en 2016 porque es una verdadera plataforma que puede evolucionar con los clientes y el futuro de la tecnología jurídica. El lanzamiento de [AI App Builder] PatternBuilder MAX despertó mi curiosidad porque podríamos replicar las capacidades de múltiples herramientas de IA desde dentro de NetDocuments. Decidimos apostarlo todo".

Judi Flournoy, Directora de Información, Kelley Drye (antigua)

Contar con el conjunto de herramientas de IA, un App Builder que viene con aplicaciones listas para usar y las herramientas para personalizarlas por completo o crear nuevas soluciones de automatización, así como el contenido de la empresa, todo ello dentro de la plataforma NetDocuments significaba que había menos preocupaciones sobre la gobernanza de la información y la privacidad al mover datos fuera del sistema seguro de gestión de documentos de la empresa. Esto es especialmente importante para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos que manejan datos confidenciales y tienen estrictos requisitos éticos para mantenerlos seguros. ‍

Dos casos prácticos que ahorran tiempo y reducen riesgos

Con la ayuda de NetDocuments y de un socio de implantación líder, 3545 Consulting, Kelley Drye empezó creando dos aplicaciones de IA que ahorran tiempo y reducen riesgos.

1. Aplicación de extracción de contratos de arrendamiento: Esta aplicación de inteligencia artificial automatiza el análisis de los contratos de arrendamiento basándose en el manual del cliente. La aplicación permitió extraer rápidamente datos relevantes de los contratos de arrendamiento de todas las propiedades comerciales, que luego se compilaron en un formato estructurado para facilitar la revisión y la toma de decisiones.

"Enel caso de una gran empresa con varios locales comerciales que se declara en quiebra, habría sido necesario cotejar manualmente todos los contratos de arrendamiento con la lista de comprobación del cliente, traducir las respuestas y añadirlas a una hoja de cálculo Excel. Ahora podemos introducir los documentos en la aplicación de extracción de contratos de arrendamiento y el equipo jurídico dispone al instante de resultados utilizables, todo ello dentro de NetDocuments".

Judi Flournoy, Directora de Información, Kelley Drye (antigua)

Este enfoque ha reducido a unos pocos clics un proceso manual que solía requerir mucho tiempo por arrendamiento. Además, el libro de jugadas puede modificarse para que cada cliente se centre en sus criterios específicos. Los datos extraídos de los contratos de arrendamiento pueden guardarse en una tabla de datos dentro de NetDocuments para reutilizarlos en la generación de enmiendas a los contratos de arrendamiento o renovaciones, o pueden almacenarse como parte del perfil de metadatos del documento para su uso en búsquedas o filtros, lo que añade valor adicional y coherencia más allá del proyecto inicial de recopilación de información dentro de cada contrato de arrendamiento.

2. Aplicación de directrices para asesores externos: Esta aplicación de IA revisa automáticamente las directrices de asesoramiento externo (OCG) de los clientes de Kelley Drye para identificar posibles conflictos con las políticas de la empresa y marcarlos para su posterior revisión y/o negociación.  

"Revisar las directrices de los asesores externos puede llevar mucho tiempo porque cada vez son más prescriptivas sobre lo que los clientes esperan de sus asesores externos y las cosas que aceptarán y no aceptarán", explica Judi. "Aprendimos de la aplicación de extracción de contratos de arrendamiento el poder de los libros de jugadas, así que trabajé con el asesor general de la empresa, el asesor de conflictos y los directores de ciberseguridad, gobierno de la información y facturación para definir nuestro libro de jugadas de OCG. ¿Cuáles eran las cosas que la empresa aceptaría y cuáles no? 3545 Consulting lo utilizó para crear una nueva aplicación de inteligencia artificial que nos permite marcar rápidamente cualquier cosa en las directrices de los asesores externos que entre en conflicto con nuestro libro de jugadas definido".

Además de mejorar la capacidad y la puntualidad del bufete a la hora de responder a las solicitudes de OCG de los nuevos clientes y de empezar a trabajar más rápidamente, la aplicación OCG de NetDocuments también ha ayudado al bufete a crear una base de datos de "excepciones" que permite al asesor general y al asesor de conflictos del bufete ver qué aspectos deben revisarse.

Judi señaló: "Esta app de IA en NetDocuments está acelerando el proceso, invitando a una mayor precisión y diálogo en el proceso, reduciendo el riesgo y, esencialmente, ayudando al abogado -el socio de la relación- a entender por qué tomamos las decisiones que tomamos en torno a la mitigación del riesgo."

Obtención de múltiples beneficios con una única solución de IA

Empezar con estas dos aplicaciones de IA totalmente personalizadas prepara a la empresa para poder crear aplicaciones adicionales en NetDocuments App Builder (con PatternBuilder MAX). Estos casos de uso también pueden aprovecharse para demostrar el potencial e impulsar un mayor uso de la IA en toda la empresa. Kelley Drye también planea aprovechar más aplicaciones de IA prediseñadas de NetDocuments, como la aplicación de resumen, así como el Asistente de IA legal, que permite a toda su base de usuarios hacer preguntas sobre un único documento o sobre conjuntos completos de documentos sin abrirlos nunca, todo ello respetando los muros éticos y otras medidas de seguridad ya implementadas en NetDocuments.

"La introducción del Asistente Jurídico de Inteligencia Artificial 'ask AI' en la plataforma NetDocuments ofrece a las personas la posibilidad de navegar y comprender los contenidos a un nivel diferente. Pueden hacer una pregunta sobre uno o varios documentos y obtener respuestas fiables. Y para los departamentos administrativos responsables de las revisiones de documentos complejos o de la facturación, se ha eliminado parte de la carga administrativa y hay un alto nivel de confianza en los resultados de la IA que hemos construido."

Judi Flournoy, Directora de Información, Kelley Drye (antigua)

El Legal AI Assistant ofrece valor desde el primer día en todos los ámbitos, mientras que las aplicaciones se desarrollan para satisfacer casos de uso y flujos de trabajo más específicos.

Kelley Drye menciona otras ventajas:

• Flujos de trabajo reinventados: Las aplicaciones impulsadas por IA combinadas con la automatización permiten que los procesos se inicien automáticamente, que los datos se extraigan y almacenen, que los correos electrónicos se envíen, que los cronometradores se marquen, etc. Los flujos de trabajo son cada vez más rápidos, fiables, coherentes y eficientes.
• Reducción de riesgos: Los controles y equilibrios automatizados dentro de la aplicación de análisis OCG garantizan que se cumplan todas las expectativas del cliente sin comprometer los estándares de la empresa ni exponerla a riesgos innecesarios.
• Transparenciay colaboración: Con una mayor comprensión y transparencia de los procesos, Kelley Drye evita el trabajo aislado, tiene más visibilidad de lo que se hace y puede colaborar más rápidamente.
• Mejora delservicio al cliente: Al automatizar las tareas rutinarias y mundanas con IA, los abogados y el personal pueden ofrecer más seguridad de costes y centrarse más en prestar servicios jurídicos de alta calidad, mejorando la satisfacción del cliente y los resultados.

Resultados significativos

El enfoque proactivo de Kelley Drye a la hora de explorar y adoptar la IA para ayudar a mejorar los resultados de los clientes ha llevado a aprovechar herramientas como NetDocuments AI App Builder (con tecnología PatternBuilder MAX) y Legal AI Assistant para ahorrar tiempo, garantizar resultados coherentes y reducir riesgos. Y a medida que mejora la eficiencia, los abogados disponen de más tiempo para dedicar a la resolución creativa de problemas y al pensamiento crítico, en lugar de a tareas aburridas y que entorpecen la mente.  

Al aprovechar la IA y la automatización dentro de un sistema inteligente de gestión de documentos, la empresa se está preparando para futuras aplicaciones y capacidades de IA para mejorar los flujos de trabajo, a la vez que proporciona a sus usuarios y a los clientes de la empresa barreras de seguridad y el nivel de seguridad que esperan.  

"Cuando se trata de crear aplicaciones de IA personalizadas que ofrezcan la información exacta que necesitas, puede ser un proceso iterativo llegar a la indicación y el resultado correctos. Hay que estar preparado para trabajar duro, pero los resultados pueden ser realmente significativos. Estas aplicaciones han sido herramientas magníficas para añadir a nuestro conjunto de herramientas".

Judi Flournoy, Directora de Información, Kelley Drye (antigua)

Algo que ha frenado a algunas empresas a la hora de aprovechar la IA generativa es el miedo a lo desconocido y a no obtener respuestas coherentes. Como Judi (y muchos otros) han señalado, aprender a dirigir la IA generativa para obtener resultados coherentes puede ser un reto al principio. Contar con un socio experto puede ayudar a agilizar el proceso y a obtener un retorno de la inversión con la creación de aplicaciones. 3545, junto con muchos otros socios de NetDocuments, han sido certificados por NetDocuments en el aprovechamiento de nuestro AI App Builder y han creado soluciones únicas y valiosas para nuestros clientes conjuntos, así que no tenga miedo de traer constructores de aplicaciones externos para ver un ROI aún más rápido y ayudar a sus constructores internos a ponerse al día aún más rápido.

Para obtener más información sobre las herramientas que utiliza Kelley Drye, vea esta demostración del AI App Builder y del Legal AI Assistant en acción, o para una demostración personalizada, rellene este formulario de solicitud.