Kelley Drye & Warren LLP, un bufete de abogados estadounidense con una rica historia de más de 180 años, ha dado pasos significativos en la integración de las tecnologías de IA en sus operaciones jurídicas y administrativas utilizando una única herramienta. Bajo la dirección de Judi Flournoy, antigua directora de información del bufete, Kelley Drye ha explorado continuamente soluciones innovadoras para mejorar sus servicios jurídicos en diversas áreas de práctica, como litigios, comercio internacional y derecho corporativo, entre otras.

El Comité de Innovación y Servicio al Cliente del bufete creó un grupo de trabajo para centrarse en la IA generativa, y su mandato era examinar todo tipo de productos y servicios que utilizaran la IA generativa para ayudar a los abogados a atender a sus clientes. Esta es la historia de Kelley Drye sobre por qué están utilizando el AI App Builder de NetDocuments (impulsado por PatternBuilder MAX), sus primeros casos de uso, beneficios y conclusiones. ‍

Encontrar soluciones jurídicas de IA que ofrezcan resultados tangibles

Los criterios de la empresa para seleccionar una solución de IA se centraron en la fiabilidad, la facilidad de uso, el coste y la capacidad de la herramienta para ayudar a mejorar los resultados de los clientes. Tras evaluar muchas tecnologías, el grupo de trabajo decidió tomar un par de buenos casos de uso y crear aplicaciones de IA aprovechando las herramientas integradas en la plataforma NetDocuments.

"Elegimos NetDocuments como nuestro sistema de gestión de contenidos empresariales allá por 2016 porque es una verdadera plataforma que puede evolucionar con los clientes y con el futuro de la tecnología jurídica. El lanzamiento de [AI App Builder] PatternBuilder MAX despertó mi curiosidad porque podríamos replicar las capacidades de múltiples herramientas de IA desde dentro de NetDocuments. Decidimos apostarlo todo".

Judi Flournoy, ex directora de información, Kelley Drye

Contar con el conjunto de herramientas de IA, un App Builder que viene con aplicaciones listas para usar y las herramientas para personalizarlas por completo o crear nuevas soluciones de automatización, así como el contenido del bufete, todo residiendo dentro de la plataforma NetDocuments significaba que había menos preocupaciones sobre el gobierno de la información y la privacidad al mover los datos fuera del sistema seguro de gestión de documentos del bufete. Esto es especialmente importante para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos que manejan datos confidenciales y tienen estrictos requisitos éticos sobre cómo mantenerlos seguros. ‍

Cómo empezar con dos casos de uso que ahorran tiempo y reducen riesgos

Con la ayuda de NetDocuments y de un socio de implantación líder, 3545 Consulting, Kelley Drye empezó creando dos aplicaciones de IA que ahorran tiempo y reducen los riesgos.

1. App de extracción de contratos de arrendamiento: Esta app de IA automatiza el análisis de los contratos de arrendamiento basándose en el libro de jugadas de un cliente. La app permitió extraer rápidamente puntos de datos relevantes de los contratos de arrendamiento de todas las propiedades comerciales, que luego se compilaron en un formato estructurado para facilitar su revisión y la toma de decisiones.

"La app de IA ha supuesto un cambio de juego: en el ejemplo de una gran empresa con múltiples propiedades comerciales que se declara en quiebra, habría sido necesario examinar manualmente todos esos contratos de arrendamiento comparándolos con el libro de comprobación del cliente y traducir las respuestas para luego añadirlas a una hoja de cálculo Excel. Ahora podemos introducir los documentos en la aplicación de extracción de contratos de arrendamiento y el equipo jurídico dispone al instante de resultados utilizables, todo ello dentro de NetDocuments."

Judi Flournoy, ex directora de información, Kelley Drye

Este enfoque ha tomado un proceso manual que solía llevar una cantidad significativa de tiempo por arrendamiento y lo ha reducido a unos pocos clics. Además, el libro de jugadas puede modificarse para que cada cliente se centre en sus criterios específicos. Los datos que se extraen de los contratos de arrendamiento pueden guardarse en una tabla de datos dentro de NetDocuments para su reutilización en la generación de enmiendas a los contratos de arrendamiento o renovaciones, o pueden almacenarse como parte del perfil de metadatos del documento para su uso en búsquedas o filtrados - ambos añaden valor adicional y coherencia más allá del proyecto inicial de recopilar la información desde dentro de cada contrato de arrendamiento.

2. Aplicación de directrices para asesores externos: Esta aplicación de IA revisa automáticamente las directrices de asesoramiento externo (OCG) de los clientes de Kelley Drye para identificar posibles conflictos con las políticas del bufete y marcarlos para su posterior revisión y/o negociación.  

"Revisar las directrices de los asesores externos puede llevar mucho tiempo porque se han vuelto más prescriptivas sobre lo que los clientes esperan de sus asesores externos y las cosas que aceptarán y no aceptarán", compartió Judi. "Aprendimos de la aplicación de extracción de arrendamientos el poder de los libros de jugadas, así que trabajé con el asesor general de la firma, el asesor de conflictos y los directores de ciberseguridad, gobierno de la información y facturación para definir nuestro libro de jugadas de OCG. ¿Cuáles eran las cosas que la empresa aceptaría y cuáles no? 3545 Consulting lo utilizó para crear una nueva aplicación de IA que nos permite señalar rápidamente cualquier cosa en las directrices de los asesores externos que entre en conflicto con nuestro libro de jugadas definido."

Además de mejorar la capacidad y la puntualidad del bufete a la hora de responder a las solicitudes de OCG de los nuevos clientes y de iniciar el trabajo con mayor rapidez, la aplicación OCG en NetDocuments también ha ayudado al bufete a establecer una base de datos de "excepciones" que permite al asesor general del bufete y al asesor de conflictos ver dónde puede ser necesario revisar las cosas.

Judi señaló: "Esta aplicación de IA en NetDocuments está acelerando el proceso, invitando a una mayor precisión y diálogo en el proceso, reduciendo el riesgo, y esencialmente ayudando al abogado - el socio de la relación - a entender por qué tomamos las decisiones que tomamos en torno a la mitigación del riesgo."

Obtener múltiples beneficios con una única solución de IA

Empezar con estas dos aplicaciones de IA totalmente personalizadas prepara a la empresa para poder crear aplicaciones adicionales en el App Builder de NetDocuments (impulsado por PatternBuilder MAX). Estos casos de uso también pueden aprovecharse para demostrar el potencial e impulsar un mayor uso de la IA en toda la empresa. Kelley Drye también tiene previsto aprovechar más aplicaciones de IA prediseñadas de NetDocuments, como la aplicación de resumen, así como el Asistente de IA jurídica, que permite a toda su base de usuarios formular preguntas sobre un único documento o sobre conjuntos completos de documentos sin ni siquiera abrirlos, todo ello respetando los muros éticos y otras medidas de seguridad ya implantadas en NetDocuments.

"La introducción del Asistente Jurídico de Inteligencia Artificial 'ask AI' en la plataforma NetDocuments ofrece a las personas la posibilidad de navegar y comprender el contenido a un nivel diferente. Pueden hacer una pregunta sobre uno o varios documentos y obtener respuestas fiables. Y para los departamentos administrativos responsables de las revisiones de documentos complejos o de la facturación, se ha eliminado parte de la carga administrativa y existe un alto nivel de confianza en los resultados de la IA que hemos creado."

Judi Flournoy, ex directora de información, Kelley Drye

El Asistente Jurídico de IA ofrece valor desde el primer día en todos los ámbitos, mientras que las aplicaciones se desarrollan para satisfacer casos de uso y flujos de trabajo más específicos.

He aquí algunas ventajas adicionales señaladas por Kelley Drye:

• ‍Flujos de trabajo reinventados: Las aplicaciones potenciadas por la IA, combinadas con la automatización, permiten poner en marcha procesos automáticamente, extraer y almacenar datos, enviar correos electrónicos, marcar tiempos y mucho más. Los flujos de trabajo son cada vez más rápidos, fiables y coherentes, y más eficientes.
• ‍Reducción de riesgos: Los controles y equilibrios automatizados dentro de la app de análisis OCG garantizan que se cumplan todas las expectativas del cliente sin comprometer los estándares de la empresa ni exponerla a riesgos innecesarios.
• ‍Transparenciay colaboración: Con una comprensión más amplia y una mayor transparencia en torno a los procesos, Kelley Drye está evitando el trabajo en silos, tiene más visibilidad de lo que se está haciendo y puede colaborar con mayor rapidez.
• ‍Mejora delservicio al cliente: Al automatizar las tareas rutinarias y mundanas con la IA, los abogados y el personal pueden ofrecer más seguridad en los costes y centrarse más en la prestación de servicios jurídicos de alta calidad, mejorando la satisfacción del cliente y los resultados.

Resultados significativos

El enfoque proactivo de Kelley Drye a la hora de explorar y adoptar la IA para ayudar a mejorar los resultados de los clientes le ha llevado a aprovechar herramientas como NetDocuments AI App Builder (con tecnología PatternBuilder MAX) y Legal AI Assistant para ahorrar tiempo, garantizar resultados coherentes y reducir riesgos. Y a medida que mejora la eficiencia, los abogados disponen de más tiempo para dedicarse a la resolución creativa de problemas y al pensamiento crítico frente a las tareas aburridas y que aturden la mente.  

Al aprovechar la IA y la automatización dentro de un sistema inteligente de gestión de documentos, el bufete se está preparando para futuras aplicaciones y capacidades de IA para mejorar los flujos de trabajo, al tiempo que proporciona a sus usuarios y a los clientes del bufete las salvaguardas y el nivel de seguridad que esperan.  

"Cuando se trata de crear aplicaciones de IA personalizadas que ofrezcan la información exacta que necesita, puede ser un proceso iterativo llegar a la indicación y el resultado correctos. Hay que estar preparado para trabajar duro, pero los resultados pueden ser realmente significativos. Estas aplicaciones han sido herramientas estupendas para añadir a nuestro conjunto de herramientas."

Judi Flournoy, ex directora de información, Kelley Drye

Algo que ha frenado a algunas empresas a la hora de aprovechar la IA generativa es el miedo a lo desconocido y a no obtener respuestas coherentes. Como ha señalado Judi (y muchos otros), aprender a dirigir la IA generativa para obtener resultados coherentes puede ser un reto al principio. Contar con un socio experto a su lado puede ayudarle a agilizar el camino y a obtener un retorno de la inversión con la creación de su aplicación. 3545, junto con otros muchos socios de NetDocuments, han sido certificados por NetDocuments en el aprovechamiento de nuestro AI App Builder y han creado soluciones únicas y valiosas para nuestros clientes comunes, así que no tenga miedo de traer constructores de aplicaciones externos para ver un ROI aún más rápido y ayudar a sus constructores internos a ponerse al día aún más rápido.

Para saber más sobre las herramientas que utiliza Kelley Drye, vea esta demostración del AI App Builder y del Legal AI Assistant en acción, o para una demostración personalizada, rellene este formulario de solicitud.