Acerca de Carbert Waite

Carbert Waite LLP es un bufete de 50 abogados especializado en litigios situado en el centro de Calgary, Alberta, con experiencia adicional en derecho sanitario, derecho laboral, mediación/arbitraje, planificación patrimonial y derecho mercantil. Este bufete canadiense es conocido por ofrecer a sus clientes una visión fiable y soluciones innovadoras.

A finales de 2022, la empresa cambió el sistema de gestión de documentos (DMS) local Worldox por la plataforma en la nube NetDocuments. En este artículo, Dylan Snowdon, socio y miembro del Comité Ejecutivo, comparte sus impresiones sobre el proceso.

Una cultura de innovación reflexiva

Cuando se desea mantener el máximo nivel de seguridad posible, se tiende a no avanzar en las innovaciones tecnológicas hasta que se hayan abordado todos los factores de riesgo. Parte de estar bien informado consiste en mantener un diálogo abierto con otros bufetes de abogados.

"Participamos activamente en conversaciones con otras empresas, hablamos con la gente para saber qué tecnología utilizan, qué piensan de ella y qué cambios desearían. Esto nos ayuda a adoptar un enfoque reflexivo y estratégico de la innovación que tiene en cuenta los niveles de seguridad que necesitamos", señala Dylan sobre la cultura de Carbert Waite.

La empresa experimentaba una creciente frustración con la estabilidad de su DMS Worldox local y la imposibilidad de acceder a los documentos cuando y donde los necesitaban, lo que les llevó a buscar opciones alternativas.

Objetivos empresariales y criterios de evaluación

Carbert Waite ya había empezado a cambiar a la nube con la implantación de Microsoft 365, y su software de gestión de consultas y contabilidad se había trasladado a una suite en la nube.

Dylan explica: "Mantener el hardware local es un gran gasto de capital. Tienes que amortizarlo durante unos años y luego tienes otro gran gasto de capital. Así que pasar a un DMS en la nube era sin duda algo que nos interesaba como parte de nuestra hoja de ruta general de TI."

Carbert Waite preguntó a otras empresas sobre su paso a los sistemas de gestión documental en la nube y aprendió de las que habían tenido éxito. Además de la importancia de la seguridad, Carbert Waite buscaba una nueva plataforma de gestión documental que se ajustara a sus necesidades:

• Potencial de mejora de la eficacia y racionalización del proceso de elaboración de perfiles de la empresa.
• Una interfaz de usuario intuitiva que facilite el uso de la herramienta.
• Accesibilidad a través de dispositivos móviles

Dylan añadió : "Teníamos dos abogados que utilizaban NetDocuments en bufetes anteriores y que nos hicieron críticas muy favorables, así que entre eso y nuestra diligencia debida con respecto a nuestros objetivos y criterios, la decisión de seleccionar NetDocuments fue en realidad bastante fácil."

"Teníamos dos abogados que utilizaban NetDocuments en bufetes anteriores que nos proporcionaron críticas muy favorables, así que entre eso y nuestra diligencia debida con respecto a nuestros objetivos y criterios, la decisión de seleccionar NetDocuments fue en realidad bastante fácil."

Dylan Snowdon, socio de Carbert Waite LLP

Planes para una implantación con éxito

Para ayudar a maximizar la adopción de NetDocuments, Dylan y el equipo desarrollaron un enfoque de gestión del cambio que incluía un grupo piloto, formación específica y comunicaciones a toda la empresa.

"Llevar a cabo una fase piloto fue muy útil", dice Dylan. Esencialmente, creó otro grupo de "formadores" que podían ayudar al resto de nuestro equipo con sus preguntas. En general, queríamos proporcionar a la gente las herramientas que necesitaban para tener éxito el primer día y más allá, así que establecimos un montón de oportunidades para la formación, sesiones de preguntas y respuestas con el formador, y luego más formación para seguir desarrollando habilidades."

La empresa también se asoció con un socio de implantación experimentado para ayudarles en el lanzamiento. Craig Bayer, de Optiable, estaba muy bien informado. Fue fundamental para ponernos en marcha".

Ganancias rápidas con NetDocuments

Apenas tres meses después de la implantación, Carbert Waite ya está viendo los resultados positivos del cambio a NetDocuments. Entre los más destacados se encuentran:

• Las potentes funciones de búsqueda facilitan la localización de documentos: "La gente perfila sus documentos y los encuentra cuando los busca", dice Dylan.
• Nuevas oportunidades de trabajo flexible a distancia: Dylan explica: "Esa pieza de movilidad, la capacidad de trabajar a distancia, no atado a un servidor remoto - que ha sido una gran mejora para nuestro trabajo a distancia."
• Soporte que cumple: "El soporte de NetDocuments siempre ha sido rápido y excelente, tanto desde el punto de vista administrativo como del usuario, desde el primer día. Nos dijeron que sería bueno, y así ha sido", afirma Dylan.

Futuros proyectos en el horizonte

Carbert Waite está trabajando en varios proyectos para mejorar el uso de la plataforma. Una de las principales prioridades es centrarse en CollabSpaces para la colaboración con clientes externos, y Dylan ha tenido éxito con SetBuilder y está animando a otros a utilizarlo. Él comparte: "Tener la herramienta SetBuilder dentro de NetDocuments y ser capaz de construir esas carpetas sin salir del DMS ha sido realmente útil. No tengo que copiar nada en otra herramienta y luego volver a archivarlo todo. Todo se hace en NetDocuments. SetBuilder ha sido una gran herramienta que he estado utilizando para escritos, preparación de juicios y preparación de mediaciones."

La empresa también prevé que la parte de movilidad se amplíe orgánicamente a medida que más personas utilicen NetDocuments y se familiaricen y se sientan más cómodas con sus funciones.