"Tanto trabajo, tan poco tiempo".

Es un estribillo constante en los bufetes de abogados, y no es ninguna exageración. Las exigencias sobre el tiempo de los abogados crecen perpetuamente - mientras tanto, el reloj sigue avanzando.

A medida que los bufetes de abogados y los profesionales del derecho buscan mejores formas de maximizar sus esfuerzos, cada vez son más los que recurren a la tecnología en busca de soluciones. Muchas de estas organizaciones con visión de futuro están cambiando los procesos manuales que consumen mucho tiempo por automatizaciones eficientes.

Y los resultados son bastante impresionantes.

Pero, ¿qué necesita saber antes de iniciarse en la automatización de documentos jurídicos? Esta guía tiene las respuestas, incluidas las ventajas clave de la automatización de documentos, las diferentes opciones de software a considerar, las características esenciales en las que fijarse y las pautas para seleccionar la solución adecuada y obtener un gran retorno de la inversión.

¿Qué es la automatización de documentos jurídicos?

La automatización es una tendencia en rápido crecimiento en el sector jurídico, y por buenas razones. Al utilizar la tecnología para ejecutar tareas, procesos y flujos de trabajo sin (o con una reducida) participación humana, la automatización permite a los bufetes de abogados prestar servicios jurídicos con mayor rapidez y a un menor coste.

Entonces, ¿qué es realmente la automatización de documentos jurídicos?

La automatización de documentos jurídicos hace referencia a la automatización del trabajo de documentación jurídica, en particular las tareas tediosas y laboriosas que restan tiempo a trabajos más interesantes y de mayor valor. Con las soluciones de automatización de documentos jurídicos, los bufetes de abogados pueden automatizar flujos de trabajo como la generación de contratos, acuerdos, solicitudes, dictámenes, alegatos e incluso conjuntos enteros de documentos.

Automatización de documentos jurídicos frente a ensamblaje de documentos

¿Existe alguna diferencia entre la automatización de documentos jurídicos y el montaje de documentos?

Algunos sostienen que la automatización de documentos se refiere específicamente al proceso de desarrollo de plantillas, mientras que el ensamblaje de documentos describe el proceso de generación de documentos personalizados a partir de una plantilla.

Lo cierto es que muchas personas del sector jurídico utilizan estos términos indistintamente. También es posible que oiga utilizar el término "generación de documentos". Pero, en última instancia, todos ellos describen lo mismo: la creación de plantillas que se pueden rellenar automáticamente para crear documentos jurídicos personalizados.

La mayoría de las organizaciones jurídicas ya utilizan la automatización

Lo más probable es que ya esté utilizando la automatización. Firmas electrónicas, formularios de admisión y consultas en línea, flujos de trabajo del ciclo de vida de los contratos... Todas ellas son formas de automatización que ayudan a los abogados y profesionales del Derecho a trabajar de forma más eficiente.

Dado que el trabajo jurídico empieza y termina con los documentos, añadir la automatización puede tener un gran impacto en la carga de trabajo diaria de cualquier abogado.

6 ventajas de la automatización de documentos jurídicos

Considere estas seis ventajas clave de la automatización de documentos jurídicos para abogados y bufetes de abogados:

1. Ahorre tiempo en tareas administrativas

Los datos no mienten: el trabajo automatizable llena hasta el 23% de la jornada de un abogado. Se trata de tareas que en realidad no requieren intervención humana, como el trabajo administrativo y otros procesos rutinarios.

Y seamos sinceros: nadie pasa por todo el duro trabajo y los gastos de la facultad de Derecho esperando pasar una cuarta parte del día copiando y pegando texto, escaneando documentos o imprimiendo páginas para firmas húmedas.

La automatización de las tareas administrativas ahorra tiempo que los abogados pueden dedicar a actividades significativas y generadoras de ingresos.

2. Mejorar la calidad del producto del trabajo

Los errores ocurren - eso es sólo un hecho de la vida. Pero cuando se trata de trabajo jurídico, incluso los pequeños errores pueden convertirse en costosas equivocaciones, tanto para los bufetes de abogados como para sus clientes. Afortunadamente, la automatización puede ayudar a reducir la aparición de errores y mejorar la calidad general de los productos del trabajo.

Por ejemplo, el software de automatización de documentos jurídicos puede extraer datos directamente del gestor de relaciones con el cliente (CRM) o del sistema de gestión de casos/consultorio en una plantilla estandarizada. Esto elimina fácilmente el tedioso reto de transcribir los números de los casos, los nombres de las partes, las fechas necesarias y otros detalles sencillos. Así, los abogados pueden centrar la mayor parte de su tiempo y atención en los aspectos singulares o complejos del caso.

¿El resultado final? Una entrega puntual de productos de alta calidad.

3. Reducir el estrés

Las tareas tediosas y que consumen mucho tiempo pueden aumentar significativamente el estrés y contribuir al agotamiento, especialmente cuando restan importancia a un trabajo más significativo.

La automatización, por otro lado, puede reducir la cantidad de tareas administrativas de un abogado y liberar tiempo. Que ese tiempo se dedique a tareas de mayor valor o a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal es su elección.

4. Aumente el número de clientes a los que puede atender

A medida que los servicios jurídicos se convierten en una mercancía, el número de clientes que un bufete puede atender estará directamente correlacionado con la eficacia con la que pueda ofrecer productos jurídicos.

Gracias a la automatización, los bufetes de abogados pueden planificar muchos productos de trabajo jurídicos rutinarios, como arrendamientos, testamentos, contratos de trabajo, divorcios de mutuo acuerdo, constituciones de sociedades, etc. En lugar de acaparar un tiempo valioso, los asuntos sencillos pueden tratarse con rapidez y ayudar a los abogados a establecer nuevas relaciones con los clientes sin esfuerzo.

5. Impresione a sus clientes

La automatización no tiene por qué quedar relegada al trabajo entre bastidores. De hecho, puede ser bastante impresionante en las aplicaciones de cara al cliente.

Considere un proceso automatizado de admisión de clientes. Mediante un formulario de autoservicio, el cliente introduce toda la información necesaria, que luego se fusiona automáticamente en una carta de encargo planificada y se pasa al cliente para que la firme electrónicamente. Todo el proceso puede completarse en cuestión de minutos. Mientras tanto, su empresa se muestra rápida, atenta, precisa, conocedora de la tecnología y moderna, y eso puede marcar la diferencia a la hora de captar nuevos clientes y clientes habituales.

6. Mejore los KPI de su organización

Teniendo en cuenta todas estas ventajas, no debería sorprendernos que la automatización pueda suponer una gran mejora para los indicadores clave de rendimiento, o KPI, de su empresa.

¿Menos errores evitables? Compruébelo. ¿Mayor eficacia? Comprobado. ¿Más clientes (¡y más felices!)? Comprobado. ¿Mejor retención del talento porque los abogados no se queman en tareas serviles? Comprobado.

Medir el ROI de la automatización de documentos en las organizaciones jurídicas

Dadas todas las posibles ventajas de la automatización de documentos, no es de extrañar que el sector jurídico esté aprovechando esta tecnología. Pero, ¿cómo sabe que está obteniendo el valor que desea de las herramientas de automatización y montaje de documentos? ¿Cómo se asegura de obtener un fuerte rendimiento de su inversión en tecnología?

Mida sus resultados

La respuesta más obvia, por supuesto, es medir. En primer lugar, tendrá que establecer puntos de referencia para los indicadores clave de rendimiento importantes, como: ¿Cuánto tiempo tarda su equipo en compilar documentos con sus actuales flujos de trabajo manuales? ¿Cuántos documentos está creando manualmente?

Una vez que haya establecido sus procesos de automatización de documentos, vuelva a realizar cada medición. En el mejor de los casos, su tiempo de redacción disminuirá (incluso si sólo es capaz de automatizar parcialmente el proceso), y verá un ahorro de tiempo significativo que su equipo podrá dedicar a un trabajo más significativo.

Si es capaz de configurar el autoservicio del cliente, es posible que acabe produciendo también más documentos al mes. Esto puede aumentar drásticamente su ROI, ya que le permite entregar una mayor cantidad de trabajo a un menor coste para su equipo.

Mantenga sus plantillas

Otra forma en que la automatización de documentos puede aportar rentabilidad a su organización es ayudando a mantener su biblioteca de plantillas.

La mayoría de los bufetes de abogados cuentan con un considerable repositorio de casos anteriores en los que basarse; de hecho, ese banco de precedentes se considera a menudo una ventaja estratégica y un diferenciador competitivo. Pero eso también puede significar rebuscar entre docenas de variaciones del mismo tipo de contrato cuando se trata de montar manualmente uno nuevo. También tiene que revisar y mantener continuamente sus diversas plantillas para asegurarse de que están actualizadas.

La automatización de documentos puede mejorar drásticamente ese proceso al consolidar todas las diversas permutaciones en una plantilla maestra. Mediante una lógica condicional, el software de automatización de documentos puede añadir o eliminar contenido para ajustarlo a las necesidades del caso. Cuando se producen cambios en la legislación, también es mucho más fácil actualizar las citas en su plantilla maestra que pasar individualmente por cada variación de la plantilla.

Al igual que con el tiempo de redacción, también puede medir el tiempo dedicado al mantenimiento de las plantillas de documentos antes y después de la automatización para ver cómo mejora.

Reutilice sus datos

Casi siempre, los mismos datos se utilizan repetidamente a lo largo de la pendencia de un caso o asunto dentro de diferentes conjuntos de documentos. Para maximizar el retorno de la inversión de su automatización de documentos, necesitará un sistema que le permita reutilizar los datos que se han introducido para crear documentos automatizados. Para aprovechar los datos repetidamente, éstos deben almacenarse en tablas de datos. Disponer de tablas de datos significa que los nombres pueden modificarse fácilmente y que los datos pueden reutilizarse para crear automatizaciones y flujos de trabajo adicionales.

Gestione su reputación

Aunque es más difícil de cuantificar, otra fuente de retorno de la inversión puede venir a través de las mejoras en la reputación de su empresa y en las relaciones con los clientes.

Entre las principales ventajas de la automatización de documentos se encuentran el aumento de la coherencia y la disminución del tiempo de redacción. En otras palabras: mejores servicios jurídicos prestados con mayor rapidez.

Y ése es exactamente el tipo de cosas de las que sus clientes hablarán con entusiasmo.

La automatización de documentos en bufetes de abogados puede no ser...

No se equivoque: la automatización no puede sustituir a un abogado astuto. Pero aunque hay muchos procesos cotidianos que se prestan bien a la automatización, algunos flujos de trabajo sólo pueden automatizarse parcialmente. Y, por supuesto, siempre existirán los asuntos únicos y delicados que requieran un tratamiento a medida por parte de los mejores talentos que su bufete pueda ofrecer.

Entonces, ¿cómo determinar cuándo la automatización es el enfoque adecuado?

Cuando intente decidir si una tarea o un proceso podría o debería automatizarse, querrá hacerse algunas preguntas, como:

• ¿El proceso es manual y repetitivo?
• ¿Cuánto tiempo consume esta tarea semanal/mensual/año?
• ¿El tiempo dedicado a esta tarea es facturable?
• ¿Cuánto tiempo y/o dinero podría ahorrar automatizando total o parcialmente esta tarea?
• ¿Sigue el proceso reglas estandarizadas y predictivas?
• ¿Con qué frecuencia se encuentra con circunstancias o condiciones inusuales durante esta tarea?
• ¿Utiliza ya plantillas de documentos u otras herramientas para agilizar esta tarea?
• ¿Dispone de las herramientas y aplicaciones adecuadas para automatizar el proceso o tendrá que buscar herramientas de automatización de documentos?

¿Cuáles son los tipos de sistemas de automatización y gestión de documentos?

Para empezar con la automatización de documentos jurídicos, necesitará encontrar el software adecuado. Hay varias variedades entre las que elegir. Es importante comprender las diferencias, los puntos fuertes y los puntos débiles de cada opción para poder seleccionar la mejor solución para su bufete.

Software de gestión de consultas con funciones de automatización de documentos

Algunas plataformas de gestión de consultas ofrecen funciones básicas de automatización de documentos, como portales de admisión de clientes, firma electrónica y la posibilidad de rellenar documentos con datos del software de gestión de consultas. Sin embargo, no incluyen la compleja lógica jurídica necesaria para cumplimentar la mayoría de los documentos jurídicos. Estas soluciones son más adecuadas para automatizaciones sencillas de documentos de carácter más administrativo.

Software de ensamblaje autónomo

Las soluciones independientes de software de montaje de documentos pueden ofrecer herramientas de generación de documentos más avanzadas o especializadas que las incluidas en un paquete de gestión de la práctica. Por ejemplo, pueden ofrecer bibliotecas de plantillas para jurisdicciones y/o áreas de práctica específicas. O pueden disponer de herramientas adicionales para revisar, aprobar o archivar electrónicamente los documentos creados.

Tenga en cuenta, sin embargo, que para aprovechar todas las ventajas de la automatización, un software independiente añadido a su pila tecnológica debe integrarse con sus plataformas principales de gestión de documentos (o de gestión de consultas o casos).

Software de gestión documental para bufetes de abogados con automatización de documentos

Naturalmente, una plataforma sólida de gestión de documentos ofrecerá un conjunto completo de herramientas de automatización y montaje de documentos para soportar incluso la lógica jurídica más compleja, incluidos cálculos, listas, bucles y cláusulas condicionales.

Una ventaja clave de esta opción es que la automatización está integrada en la misma interfaz que utiliza para gestionar sus documentos. Como resultado, puede automatizar aún más los flujos de trabajo de los documentos, no sólo generándolos, sino también revisándolos, aprobándolos, colaborando, compartiéndolos, organizándolos y asegurándolos.

¿En qué se diferencia el software de automatización de documentos de la gestión de documentos jurídicos?

El software de automatización de documentos es una poderosa herramienta para los bufetes de abogados, pero la generación de documentos personalizados es sólo un pequeño aspecto de la gestión documental en su conjunto.

La gestión de documentos jurídicos abarca una amplia gama de herramientas y capacidades esenciales, entre las que se incluyen:

• Almacenamiento seguro y conforme de documentos
• Archivo predictivo de correos electrónicos
• Búsqueda avanzada mediante metadatos personalizados y atributos dinámicos
• Revisión de documentos y control de versiones
• Compartir y colaborar de forma segura con usuarios internos y externos
• Firmas electrónicas integradas con flujos de trabajo automatizados
• Perfecta integración con el paquete Microsoft Office
• Capacidades avanzadas de seguridad
• Permisos granulares de acceso de los usuarios

... y eso es sólo la punta del iceberg.

Características principales del software de automatización de documentos para bufetes de abogados

Cuando esté considerando una solución de automatización de documentos -ya sea independiente o como parte de una plataforma de gestión de consultas o de gestión de documentos-, hay algunas características que querrá buscar.

Plantillas de documentos

En pocas palabras, no hay automatización de documentos sin la posibilidad de crear plantillas. Una plantilla le permitirá identificar los campos del documento que deben personalizarse para cada cliente, caso o asunto. Cuando genere un documento automatizado, esos campos se rellenarán basándose en los datos de origen de su CRM, software de gestión de consultas, etc.

Biblioteca de documentos

Algunas soluciones de automatización de documentos vienen con una biblioteca incorporada de documentos y formularios judiciales para determinadas jurisdicciones y áreas de práctica. Esto puede ahorrarle tiempo, sobre todo si su bufete aún no ha acumulado su propia biblioteca de documentos de uso frecuente.

Almacenamiento de documentos

Una vez que haya generado un documento, ¿dónde lo almacenará? Una solución de automatización de documentos debe ofrecerle un almacenamiento seguro para sus documentos o, mejor aún, una integración perfecta con su sistema de gestión de documentos (SGD), de modo que pueda almacenarse rápidamente en el archivo de asuntos correcto.

Lógica condicional

Para los documentos que son siempre iguales, las funciones básicas de automatización de documentos bastarán. Pero, ¿qué ocurre con los tipos de documentos que incluyen ocasionalmente cláusulas adicionales u otras variaciones del formato estándar? Esto abarca la mayoría de los documentos jurídicos.

Para automatizar estos documentos más complejos, necesita aplicar la lógica condicional. Estas reglas le permiten mostrar texto, campos o cláusulas adicionales en un documento sólo cuando se cumplen determinadas condiciones.

Se trata de una función imperdible porque la lógica condicional amplía enormemente sus oportunidades de automatización de documentos.

Autopoblación

Hay muchas formas de automatizar los procesos documentales y los flujos de trabajo, pero cuando hablamos de automatización de documentos o montaje de documentos, éste es el punto central: rellenar automáticamente los campos del documento con datos procedentes de otra fuente. En otras palabras, ¡se acabó el copiar y pegar!

Tablas de datos

Para poder reutilizar los datos que se han introducido en el sistema, éste debe disponer de tablas de datos para almacenarlos. Dentro de las tablas de datos, se pueden realizar ediciones en los datos según sea necesario, y se pueden reutilizar varias veces, evitando la necesidad de volver a introducir los mismos datos una y otra vez. Esto aumenta exponencialmente el ahorro de tiempo de su sistema de automatización.

Acceso remoto

El trabajo no siempre tiene lugar en el trabajo, por lo que todos sus sistemas esenciales deben ser accesibles en su dispositivo preferido, dondequiera que necesite estar.

Firmas electrónicas

Cuando haya generado el resto del documento automáticamente, sólo tiene sentido automatizar también los pasos restantes del proceso. Enviar el documento personalizado para su firma electrónica y, a continuación, archivar de forma automática y segura el documento firmado, ¡lleva el proceso hasta la línea de meta!

Integraciones de software

Algunas funciones son agradables de tener, pero las integraciones de software son absolutamente esenciales. Su solución de automatización de documentos debe integrarse a la perfección con sus plataformas principales, como el sistema de gestión de documentos, el sistema de gestión del correo electrónico y el software de gestión de la consulta.

Las soluciones realmente fluidas le permiten trabajar directamente dentro de Microsoft Word para crear automatizaciones. Esto puede facilitar significativamente el proceso, ya que permite a su equipo trabajar dentro de una interfaz con la que ya están familiarizados.

Varios tipos de archivos

Tenga en cuenta que la mayoría de las herramientas de automatización están especializadas en los formatos Microsoft Word o PDF. Si prevé utilizar ambos formatos de documento, asegúrese de que el software de automatización de documentos que elija le permita automatizar formularios y documentos tanto en formato Word como PDF.

Autoservicio del cliente

Si quiere crear clientes felices sin mover un dedo, seleccione una solución de automatización que permita a los clientes autoservicio. Con un portal de autoservicio o un formulario en línea, sus clientes -nuevos o habituales- pueden seleccionar los servicios que necesitan y generar el documento totalmente personalizado que necesitan en cuestión de minutos. Lo único que le queda por hacer a su empresa es cobrar la cuota.

Cómo elegir un software de gestión y automatización de documentos

El trabajo jurídico empieza y termina con los documentos: por eso los programas de gestión y automatización de documentos son sistemas tan fundamentales para acertar. Pero con tantas opciones entre las que elegir, ¿cómo seleccionar la adecuada para su bufete?

¿Tiene el software las funciones que necesita su empresa?

Utilice la lista de funciones de automatización de documentos anterior para ayudarle a determinar qué funciones de automatización son esenciales. Si conoce los factores que rompen el trato, le resultará más fácil eliminar rápidamente las soluciones que no se adapten bien a su equipo.

Si busca un sistema de gestión documental con automatización de documentos incorporada, también querrá explorar las demás características del SGD para asegurarse de que ofrece todas las capacidades que necesita. Tenga en cuenta que una plataforma basada en la nube le ofrecerá la mayor flexibilidad en cuanto a facilidad de acceso, integraciones con terceros, etc.

¿Está el software dentro de su presupuesto?

El coste del software de automatización de documentos puede variar desde herramientas económicas con funciones básicas hasta productos de gama más alta que ofrecen un sólido conjunto de funciones de automatización avanzadas. El precio también puede variar en función del número de usuarios que necesite, así como de si elige un producto independiente o uno que forme parte de una plataforma de gestión de consultas o de gestión documental.

Dependiendo de la carga de trabajo típica de su bufete, de su estructura de honorarios y de sus objetivos, el retorno de la inversión en la automatización de documentos puede ser significativo para ahorrar tiempo, replicar la experiencia, mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, y atraer y retener a los mejores talentos. También querrá tener en cuenta estos aspectos a medida que avance en el proceso de selección del software.

¿Se adapta el software a su pila tecnológica actual?

Cuando se trata de la automatización de documentos, usted quiere una solución que se adapte bien a su pila tecnológica existente. Si opta por un producto independiente, es absolutamente esencial que disponga de una sólida conexión API con sus plataformas principales. Sin una integración perfecta, seguirá habiendo pasos manuales en el proceso a medida que transfiere documentos del software de automatización a su sistema de gestión de documentos.

Como alternativa, puede optar por una solución de automatización de documentos integrada directamente en su plataforma de gestión documental. Con esta opción, sus usuarios pueden crear flujos de trabajo de montaje de documentos totalmente automatizados -desde la entrada hasta el almacenamiento- sin tener que aprender una interfaz de usuario completamente nueva.

¿Es el programa fácil de usar?

El software que es demasiado difícil de aprender a menudo no se utiliza, y su inversión se va por el desagüe. Por eso le conviene una solución sin código para la automatización de documentos. El software sin código ofrece a los abogados la flexibilidad necesaria para crear automatizaciones sofisticadas y personalizadas sin que tengan que aprender complejos lenguajes de codificación.

¿Ha realizado una prueba de conducción?

No hay mejor manera de hacerse una idea de una plataforma de software que probarla. Una prueba de conducción le permite experimentar la interfaz del software, explorar las funciones disponibles y experimentar con nuevos flujos de trabajo. Asegúrese de probar cualquier software de gestión y/o automatización de documentos que considere adoptar para su empresa.

¿Es seguro el software?

Cualquier software que utilice para crear o almacenar documentos confidenciales debe ser seguro. Antes de seleccionar una solución de software de gestión o automatización de documentos, debe investigar a fondo las capacidades de seguridad.

Vale la pena señalar que, en lugar de gestionar todas las necesidades de seguridad internamente, muchos despachos de abogados confían en proveedores externos para dar soporte a la seguridad y el cumplimiento. Al seleccionar un DMS con una sólida seguridad integrada, los bufetes obtienen certificaciones de cumplimiento de normas, capacidades más avanzadas y actualizaciones de seguridad más rápidas.

Empiece a automatizar su experiencia

Empezar con la automatización de documentos puede parecer un poco desalentador, pero he aquí la cuestión: puede suponer un cambio de juego absoluto para su bufete. Y además, el hecho de que su experiencia jurídica sea extremadamente valiosa para sus clientes no significa que tenga que ser extremadamente laboriosa para su equipo.

Con la automatización de documentos, puede prestar servicios jurídicos de alta calidad a escala y reducir al mismo tiempo la carga de tareas tediosas. De hecho, automatizar toda esa experiencia es realmente una victoria para todos: sus abogados, sus clientes, su bufete en su conjunto.

(Todo el mundo, es decir, excepto su competencia).

No debería sorprendernos que la automatización sea una tendencia en rápido crecimiento en el sector jurídico. Y no hay mejor momento que el presente para aprovechar todas las ventajas que ofrece la automatización de documentos.

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