"Tanto trabajo, tan poco tiempo".

Es un estribillo constante en los bufetes de abogados, y no es ninguna exageración. La demanda de tiempo de los abogados es cada vez mayor, mientras que el reloj sigue avanzando.

A medida que los bufetes de abogados y los profesionales del derecho buscan mejores formas de maximizar sus esfuerzos, cada vez son más los que recurren a la tecnología en busca de soluciones. Muchas de estas organizaciones con visión de futuro están cambiando los procesos manuales que tanto tiempo consumen por automatizaciones eficientes.

Y los resultados son impresionantes.

Pero, ¿qué hay que saber antes de empezar con la automatización de documentos jurídicos? En esta guía encontrará las respuestas, incluidas las principales ventajas de la automatización de documentos, las distintas opciones de software a considerar, las características esenciales que debe tener en cuenta y las directrices para seleccionar la solución adecuada y obtener un gran retorno de la inversión.

¿Qué es la automatización de documentos jurídicos?

La automatización es una tendencia en rápido crecimiento en el sector jurídico, y con razón. Al utilizar la tecnología para ejecutar tareas, procesos y flujos de trabajo sin intervención humana (o con una intervención reducida), la automatización permite a los bufetes de abogados prestar servicios jurídicos más rápidamente y a un coste menor.

¿Qué es realmente la automatización de documentos jurídicos?

La automatización de documentos jurídicos se refiere a la automatización del trabajo con documentos jurídicos, en particular las tareas tediosas y laboriosas que restan tiempo a trabajos más interesantes y de mayor valor. Con las soluciones de automatización de documentos jurídicos, los bufetes pueden automatizar flujos de trabajo como la generación de contratos, acuerdos, solicitudes, opiniones, alegatos e incluso conjuntos completos de documentos.

Automatización de documentos jurídicos frente a montaje de documentos

¿Hay alguna diferencia entre la automatización de documentos jurídicos y el montaje de documentos?

Algunos sostienen que la automatización de documentos se refiere específicamente al proceso de desarrollo de plantillas, mientras que el ensamblaje de documentos describe el proceso de generación de documentos personalizados a partir de una plantilla.

La verdad es que muchas personas del sector jurídico utilizan estos términos indistintamente. También es posible que escuche el término "generación de documentos". Pero, en última instancia, todos describen lo mismo: crear plantillas que puedan rellenarse automáticamente para crear documentos jurídicos personalizados.

La mayoría de las organizaciones jurídicas ya utilizan la automatización

Lo más probable es que ya esté utilizando la automatización. Firmas electrónicas, formularios de admisión y consultas en línea, flujos de trabajo del ciclo de vida de los contratos... Todas ellas son formas de automatización que ayudan a los abogados y profesionales del derecho a trabajar de forma más eficiente.

Dado que el trabajo jurídico empieza y termina con los documentos, la automatización puede tener un gran impacto en la carga de trabajo diaria de cualquier abogado.

6 ventajas de la automatización de documentos jurídicos

Tenga en cuenta estas seis ventajas clave de la automatización de documentos jurídicos para abogados y bufetes de abogados:

1. Ahorre tiempo en tareas administrativas

Los datos no mienten: el trabajo automatizable ocupa hasta el 23% de la jornada de un abogado. Se trata de tareas que en realidad no requieren intervención humana, como el trabajo administrativo y otros procesos rutinarios.

Y seamos sinceros: nadie se toma la molestia de estudiar Derecho con la esperanza de pasar una cuarta parte del día copiando y pegando texto, escaneando documentos o imprimiendo páginas para firmas húmedas.

La automatización de las tareas administrativas ahorra tiempo que los abogados pueden dedicar a actividades significativas y generadoras de ingresos.

2. Mejorar la calidad del producto del trabajo

Los errores ocurren, es una realidad. Pero cuando se trata de trabajo jurídico, incluso los pequeños errores pueden convertirse en costosas equivocaciones, tanto para los bufetes de abogados como para sus clientes. Afortunadamente, la automatización puede ayudar a reducir la incidencia de errores y mejorar la calidad general de los productos del trabajo.

Por ejemplo, el software de automatización de documentos jurídicos puede extraer datos directamente del gestor de relaciones con el cliente (CRM) o del sistema de gestión de casos/consultorio en una plantilla estandarizada. Esto elimina fácilmente el tedioso reto de transcribir los números de los casos, los nombres de las partes, las fechas necesarias y otros detalles sencillos. De este modo, los abogados pueden centrar la mayor parte de su tiempo y atención en los aspectos únicos o complejos del caso.

¿El resultado final? Entrega puntual de productos de alta calidad.

3. Reducir el estrés

Las tareas tediosas y que consumen mucho tiempo pueden aumentar significativamente el estrés y contribuir al agotamiento, especialmente cuando restan tiempo a un trabajo más significativo.

La automatización, por otro lado, puede reducir la cantidad de tareas administrativas de un abogado y liberar tiempo. Que ese tiempo se dedique a tareas de mayor valor o a mejorar el equilibrio entre la vida profesional y personal es decisión de cada uno.

4. Aumente el número de clientes a los que puede atender

A medida que los servicios jurídicos se van convirtiendo en productos básicos, el número de clientes a los que puede atender un bufete estará directamente relacionado con la eficiencia con la que pueda ofrecer productos jurídicos.

Gracias a la automatización, los bufetes de abogados pueden crear plantillas para muchos productos jurídicos rutinarios, como arrendamientos, testamentos, contratos de trabajo, divorcios de mutuo acuerdo, constituciones de sociedades, etc. En lugar de monopolizar un tiempo valioso, los asuntos sencillos pueden tratarse rápidamente y ayudar a los abogados a establecer nuevas relaciones con los clientes sin esfuerzo.

5. Impresione a sus clientes

La automatización no tiene por qué quedar relegada al trabajo entre bastidores. De hecho, puede ser impresionante en aplicaciones de cara al cliente.

Consideremos un proceso automatizado de admisión de clientes. A través de un formulario de autoservicio, el cliente introduce toda la información necesaria, que se fusiona automáticamente en una carta de encargo planificada y se envía al cliente para que la firme electrónicamente. Todo el proceso puede completarse en cuestión de minutos. Mientras tanto, su empresa se muestra rápida, atenta, precisa, moderna y experta en tecnología, lo que puede marcar la diferencia a la hora de captar nuevos clientes y de fidelizarlos.

6. Mejore los indicadores clave de rendimiento de su organización

Teniendo en cuenta todas estas ventajas, no es de extrañar que la automatización pueda suponer una gran mejora de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de su empresa.

¿Menos errores evitables? Compruébelo. ¿Mayor eficacia? Sí. ¿Más clientes (y más contentos)? Sí. ¿Mejor retención del talento porque los abogados no se queman con tareas insignificantes? Comprobado, comprobado, comprobado.

Medición de la rentabilidad de la automatización de documentos en organizaciones jurídicas

Dadas todas las posibles ventajas de la automatización de documentos, no es de extrañar que el sector jurídico esté aprovechando esta tecnología. Pero, ¿cómo sabe que está obteniendo el valor que desea de las herramientas de automatización y montaje de documentos? ¿Cómo puede asegurarse de obtener un buen rendimiento de su inversión en tecnología?

Mida sus resultados

La respuesta más obvia, por supuesto, es medir. En primer lugar, tendrá que establecer puntos de referencia para indicadores clave de rendimiento importantes, como: ¿Cuánto tarda su equipo en compilar documentos con sus flujos de trabajo manuales actuales? ¿Cuántos documentos está creando manualmente?

Una vez que hayas configurado los procesos de automatización de documentos, vuelve a realizar cada medición. En el mejor de los casos, el tiempo de redacción disminuirá (incluso si solo puedes automatizar parcialmente el proceso), y verás un ahorro de tiempo significativo que tu equipo podrá dedicar a tareas más significativas.

Si puede configurar el autoservicio del cliente, es posible que acabe produciendo más documentos al mes. Esto puede aumentar drásticamente tu ROI, ya que te permite entregar una mayor cantidad de trabajo a un menor coste para tu equipo.

Mantenga sus plantillas

Otra forma en la que la automatización de documentos puede aportar rentabilidad a su organización es ayudando a mantener su biblioteca de plantillas.

La mayoría de los bufetes de abogados cuentan con un considerable repositorio de casos anteriores en los que basarse; de hecho, ese banco de precedentes se considera a menudo una ventaja estratégica y un diferenciador competitivo. Pero eso también puede significar tener que rebuscar entre docenas de variaciones del mismo tipo de contrato cuando se trata de elaborar manualmente uno nuevo. También hay que revisar y mantener continuamente las distintas plantillas para asegurarse de que están actualizadas.

La automatización de documentos puede mejorar drásticamente ese proceso al consolidar todas las diversas permutaciones en una plantilla maestra. Mediante una lógica condicional, el software de automatización de documentos puede añadir o eliminar contenido para adaptarlo a las necesidades del caso. Cuando se producen cambios en la legislación, también es mucho más fácil actualizar las citas en la plantilla maestra que revisar cada variación de la plantilla individualmente.

Al igual que con el tiempo de redacción, también puede medir el tiempo dedicado a mantener las plantillas de documentos antes y después de la automatización para ver cómo mejora.

Reutilice sus datos

Casi siempre, los mismos datos se utilizan repetidamente a lo largo de la pendencia de un caso o asunto dentro de diferentes conjuntos de documentos. Para maximizar el retorno de la inversión de la automatización de documentos, necesitará un sistema que le permita reutilizar los datos introducidos para crear documentos automatizados. Para aprovechar los datos repetidamente, éstos deben almacenarse en tablas de datos. Disponer de tablas de datos significa que los nombres pueden modificarse fácilmente y que los datos pueden reutilizarse para crear automatizaciones y flujos de trabajo adicionales.

Gestione su reputación

Aunque es más difícil de cuantificar, otra fuente de retorno de la inversión puede venir de la mejora de la reputación de su empresa y de las relaciones con los clientes.

Entre las principales ventajas de la automatización de documentos están el aumento de la coherencia y la reducción del tiempo de redacción. En otras palabras: mejores servicios jurídicos prestados con mayor rapidez.

Y ese es exactamente el tipo de cosas que entusiasmarán a sus clientes.

La automatización de documentos de bufetes de abogados...

No nos equivoquemos: la automatización no puede sustituir a un abogado astuto. Pero aunque hay muchos procesos cotidianos que se prestan bien a la automatización, algunos flujos de trabajo sólo pueden automatizarse parcialmente. Y, por supuesto, siempre habrá asuntos únicos y delicados que requieran un tratamiento a medida por parte de los mejores profesionales de su bufete.

Entonces, ¿cómo determinar cuándo la automatización es el enfoque adecuado?

A la hora de decidir si una tarea o proceso puede o debe automatizarse, hay que plantearse algunas preguntas, por ejemplo

• ¿El proceso es manual y repetitivo?
• ¿Cuánto tiempo consume esta tarea semanal, mensual o anualmente?
• ¿Es facturable el tiempo dedicado a esta tarea?
• ¿Cuánto tiempo y/o dinero podría ahorrar automatizando total o parcialmente esta tarea?
• ¿Sigue el proceso normas estandarizadas y predictivas?
• ¿Con qué frecuencia se encuentra con circunstancias o condiciones inusuales durante esta tarea?
• ¿Utiliza ya plantillas de documentos u otras herramientas para agilizar esta tarea?
• ¿Dispone de las herramientas y aplicaciones adecuadas para automatizar el proceso, o tendrá que buscar herramientas de automatización de documentos?

¿Cuáles son los tipos de sistemas de automatización y gestión de documentos?

Para empezar con la automatización de documentos jurídicos, tendrá que encontrar el software adecuado. Hay varias variedades entre las que elegir. Es importante comprender las diferencias, los puntos fuertes y los puntos débiles de cada opción para poder seleccionar la mejor solución para su empresa.

Software de gestión de consultas con funciones de automatización de documentos

Algunas plataformas de gestión de consultas ofrecen funciones básicas de automatización de documentos, como portales de entrada de clientes, firma electrónica y la posibilidad de rellenar documentos con datos del software de gestión de consultas. Sin embargo, no incluyen la compleja lógica jurídica necesaria para completar la mayoría de los documentos jurídicos. Estas soluciones son más adecuadas para la automatización de documentos sencillos de naturaleza más administrativa.

Software de montaje autónomo

Las soluciones de software independientes para el montaje de documentos pueden ofrecer herramientas de generación de documentos más avanzadas o especializadas que las incluidas en un paquete de gestión de consultas. Por ejemplo, pueden ofrecer bibliotecas de plantillas para jurisdicciones y/o áreas de práctica específicas. O pueden disponer de herramientas adicionales para revisar, aprobar o archivar electrónicamente los documentos creados.

Tenga en cuenta, no obstante, que para aprovechar todas las ventajas de la automatización, un software independiente añadido a su pila tecnológica debe integrarse con sus plataformas principales de gestión de documentos (o de gestión de consultas o casos).

Software de gestión documental para bufetes de abogados con automatización de documentos

Naturalmente, una plataforma sólida de gestión de documentos ofrecerá un conjunto completo de herramientas de automatización y montaje de documentos para soportar incluso la lógica jurídica más compleja, incluidos cálculos, listas, bucles y cláusulas condicionales.

Una ventaja clave de esta opción es que la automatización está integrada en la misma interfaz que utiliza para gestionar sus documentos. Como resultado, puedes automatizar aún más los flujos de trabajo de los documentos, no solo generándolos, sino también revisándolos, aprobándolos, colaborando, compartiéndolos, organizándolos y protegiéndolos.

¿En qué se diferencia el software de automatización de documentos de la gestión de documentos jurídicos?

El software de automatización de documentos es una potente herramienta para los bufetes de abogados, pero la generación de documentos personalizados es sólo un pequeño aspecto de la gestión documental en su conjunto.

La gestión de documentos jurídicos abarca una amplia gama de herramientas y funciones esenciales, entre las que se incluyen:

• Almacenamiento seguro y conforme de documentos
• Archivo predictivo de correos electrónicos
• Búsqueda avanzada mediante metadatos personalizados y atributos dinámicos
• Revisión de documentos y control de versiones
• Compartir y colaborar de forma segura con usuarios internos y externos
• Firmas electrónicas integradas con flujos de trabajo automatizados
• Perfecta integración con el paquete Microsoft Office
• Funciones de seguridad avanzadas
• Permisos granulares de acceso de usuarios

... y eso es sólo la punta del iceberg.

Características principales del software de automatización de documentos para bufetes de abogados

A la hora de plantearse una solución de automatización de documentos, ya sea independiente o como parte de una plataforma de gestión de consultas o de gestión de documentos, debe tener en cuenta una serie de características.

Plantillas de documentos

En pocas palabras, no hay automatización de documentos sin la posibilidad de crear plantillas. Una plantilla le permitirá identificar los campos del documento que deben personalizarse para cada cliente, caso o asunto. Cuando generes un documento automatizado, esos campos se rellenarán a partir de los datos de origen de tu CRM, software de gestión de consultas, etc.

Biblioteca de documentos

Algunas soluciones de automatización de documentos incorporan una biblioteca de documentos y formularios judiciales para determinadas jurisdicciones y áreas de práctica. Esto puede ahorrar tiempo, sobre todo si su empresa aún no ha acumulado su propia biblioteca de documentos de uso frecuente.

Almacenamiento de documentos

Una vez que haya generado un documento, ¿dónde lo almacenará? Una solución de automatización de documentos debe ofrecerle un almacenamiento seguro de sus documentos o, mejor aún, una integración perfecta con su sistema de gestión de documentos (DMS), de modo que puedan almacenarse rápidamente en el archivo de asuntos correcto.

Lógica condicional

Para los documentos que son siempre iguales, las funciones básicas de automatización de documentos son suficientes. Pero, ¿qué ocurre con los tipos de documentos que incluyen ocasionalmente cláusulas adicionales u otras variaciones del formato estándar? Es el caso de la mayoría de los documentos jurídicos.

Para automatizar estos documentos más complejos, es necesario aplicar la lógica condicional. Estas reglas permiten mostrar texto, campos o cláusulas adicionales en un documento sólo cuando se cumplen determinadas condiciones.

Se trata de una función imprescindible, ya que la lógica condicional amplía enormemente las posibilidades de automatización de documentos.

Autopoblación

Hay muchas formas de automatizar los procesos documentales y los flujos de trabajo, pero cuando hablamos de automatización de documentos o ensamblaje de documentos, éste es el punto central: rellenar automáticamente los campos del documento con datos procedentes de otra fuente. En otras palabras, ¡se acabó el copiar y pegar!

Tablas de datos

Para poder reutilizar los datos que se han introducido en el sistema, éste debe disponer de tablas de datos para almacenarlos. Dentro de las tablas de datos, se pueden editar los datos según sea necesario, y se pueden reutilizar varias veces, evitando la necesidad de volver a introducir los mismos datos una y otra vez. Esto aumenta exponencialmente el ahorro de tiempo de su sistema de automatización.

Acceso remoto

El trabajo no siempre se desarrolla en el trabajo, por eso todos sus sistemas esenciales deben estar accesibles en su dispositivo preferido, dondequiera que necesite estar.

Firmas electrónicas

Una vez generado automáticamente el resto del documento, lo lógico es automatizar también los pasos restantes del proceso. Enviar el documento personalizado para que se firme electrónicamente y, a continuación, archivar de forma automática y segura el documento firmado lleva el proceso a la línea de meta.

Integración de software

Algunas funciones están bien, pero las integraciones de software son absolutamente esenciales. La solución de automatización de documentos debe integrarse a la perfección con las plataformas principales, como el sistema de gestión de documentos, el sistema de gestión del correo electrónico y el software de gestión de consultas.

Las soluciones verdaderamente integradas le permiten trabajar directamente con Microsoft Word para crear automatizaciones. Esto puede facilitar considerablemente el proceso, ya que permite a su equipo trabajar con una interfaz con la que ya está familiarizado.

Varios tipos de archivos

Tenga en cuenta que la mayoría de las herramientas de automatización están especializadas en los formatos Microsoft Word o PDF. Si tiene previsto utilizar ambos formatos, asegúrese de que el software de automatización de documentos que elija le permita automatizar formularios y documentos tanto en formato Word como PDF.

Autoservicio del cliente

Si quiere crear clientes satisfechos sin mover un dedo, seleccione una solución de automatización que permita a los clientes autoservicio. Con un portal de autoservicio o un formulario en línea, sus clientes -nuevos o habituales- pueden seleccionar los servicios que necesitan y generar el documento totalmente personalizado que necesitan en cuestión de minutos. Lo único que le queda por hacer a su empresa es cobrar los honorarios.

Cómo elegir un software de gestión y automatización de documentos

El trabajo jurídico empieza y termina con los documentos, por eso la gestión de documentos y el software de automatización son sistemas fundamentales. Pero con tantas opciones entre las que elegir, ¿cómo seleccionar la más adecuada para su bufete?

¿Tiene el software las funciones que necesita su empresa?

Utilice la lista anterior de funciones de automatización de documentos para determinar qué funciones de automatización son esenciales. Si conoces los aspectos que no te interesan, te resultará más fácil eliminar rápidamente las soluciones que no se adaptan bien a tu equipo.

Si está buscando un sistema de gestión documental con automatización de documentos integrada, también querrá explorar las demás características del DMS para asegurarse de que ofrece todas las capacidades que necesita. Ten en cuenta que una plataforma basada en la nube te ofrecerá la máxima flexibilidad en cuanto a facilidad de acceso, integraciones con terceros, etc.

¿Se ajusta el software a su presupuesto?

El coste del software de automatización de documentos puede variar desde herramientas baratas con funciones básicas hasta productos de gama alta que ofrecen un sólido conjunto de funciones de automatización avanzadas. El precio también puede variar en función del número de usuarios que necesites, así como de si eliges un producto independiente o uno que forme parte de una plataforma de gestión de consultas o de gestión documental.

Dependiendo de la carga de trabajo, la estructura de honorarios y los objetivos típicos de su bufete, el retorno de la inversión en la automatización de documentos puede ser significativo para ahorrar tiempo, replicar la experiencia, mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, y atraer y retener a los mejores talentos. También deberá tener en cuenta estos aspectos a la hora de seleccionar el software.

¿Se adapta el software a su actual pila tecnológica?

Cuando se trata de la automatización de documentos, lo que se busca es una solución que se adapte bien a la pila tecnológica existente. Si elige un producto independiente, es absolutamente esencial que disponga de una sólida conexión API con sus plataformas principales. Sin una integración perfecta, seguirá habiendo pasos manuales en el proceso de transferencia de documentos desde el software de automatización a su sistema de gestión de documentos.

También puede optar por una solución de automatización de documentos integrada directamente en su plataforma de gestión documental. Con esta opción, sus usuarios pueden crear flujos de trabajo de montaje de documentos totalmente automatizados, desde la entrada hasta el almacenamiento, sin tener que aprender una interfaz de usuario completamente nueva.

¿Es fácil utilizar el programa?

El software que es demasiado difícil de aprender a menudo no se utiliza, y su inversión se va por el desagüe. Por eso le conviene una solución sin código para la automatización de documentos. El software sin código ofrece a los abogados la flexibilidad necesaria para crear automatizaciones sofisticadas y personalizadas sin necesidad de aprender complejos lenguajes de programación.

¿Has hecho una prueba de conducción?

No hay mejor manera de conocer una plataforma de software que probarla. Una prueba de conducción le permite experimentar la interfaz del software, explorar las funciones disponibles y experimentar con nuevos flujos de trabajo. Asegúrese de probar cualquier software de gestión y/o automatización de documentos que considere adoptar para su empresa.

¿Es seguro el software?

Cualquier software que utilice para crear o almacenar documentos confidenciales debe ser seguro. Antes de seleccionar una solución de software de gestión o automatización de documentos, debe examinar a fondo las capacidades de seguridad.

Vale la pena señalar que, en lugar de gestionar todas las necesidades de seguridad internamente, muchos despachos de abogados confían en proveedores externos para la seguridad y el cumplimiento. Al elegir un DMS con una sólida seguridad integrada, los despachos obtienen certificaciones de cumplimiento, funciones más avanzadas y actualizaciones de seguridad más rápidas.

Empiece a automatizar su experiencia

Empezar con la automatización de documentos puede parecer un poco desalentador, pero aquí está la cosa: puede ser un absoluto cambio de juego para su empresa. Además, que tu experiencia jurídica sea muy valiosa para tus clientes no significa que tenga que ser muy laboriosa para tu equipo.

Con la automatización de documentos, puede prestar servicios jurídicos de alta calidad a gran escala y reducir al mismo tiempo la carga de tareas tediosas. De hecho, automatizar toda esa experiencia es realmente una victoria para todos: tus abogados, tus clientes, tu bufete en su conjunto.

(Todo el mundo, excepto tu competencia).

No es de extrañar que la automatización sea una tendencia en rápido crecimiento en el sector jurídico. Y no hay mejor momento que el presente para aprovechar todas las ventajas que ofrece la automatización de documentos.

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Si está interesado en explorar las posibilidades de la automatización de documentos jurídicos en su empresa, hay muchas opciones de software disponibles. Una solución que merece la pena tener en cuenta es PatternBuilder de NetDocuments.

Integrado directamente en la plataforma de gestión de contenidos NetDocuments basada en la nube, PatternBuilder es una solución de automatización de documentos jurídicos sin código con funciones avanzadas como lógica condicional, automatización de procesos de extremo a extremo, seguridad multicapa y certificaciones de cumplimiento, entre otras.

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