Qué hacer cuando la gestión de documentos actual no es suficiente.

Progressive Legal descubrió que las soluciones estándar de almacenamiento de documentos no podían satisfacer las demandas de su práctica jurídica moderna. Este caso práctico explora cómo la integración intuitiva de NetDocuments con los sistemas existentes y el modelo flexible basado en la nube transformaron el enfoque de Progressive Legal respecto a la gestión de documentos, permitiendo la colaboración en equipo desde cualquier lugar.

Acerca de Progressive Legal

Progressive Legal ofrece asesoramiento jurídico empresarial práctico, cualificado y oportuno, así como documentos a medida para las empresas australianas en crecimiento. La empresa se centra en el cliente con el objetivo último de proteger a las empresas australianas, sus activos y su propiedad intelectual. Proporciona asesoramiento jurídico experto en relación con la estructura corporativa, la protección de la propiedad intelectual (incluidas las marcas), documentos y asesoramiento jurídico comercial a medida, lugar de trabajo y resolución de conflictos.

Progressive Legal cree que el modelo legal actual está anticuado para el moderno y acelerado entorno digital y su visión es completamente diferente al enfoque de la "vieja escuela" de los servicios jurídicos. Ofrece servicios jurídicos en línea a clientes de toda Australia, con plazos de entrega rápidos, tarifas fijas y asesoramiento jurídico rentable a cargo de expertos en cada una de las áreas. Progressive Legal es un bufete de abogados diseñado en torno a lo que necesitan las pequeñas empresas, con el objetivo de ofrecer un servicio excelente sin jerga jurídica, en inglés sencillo y con consejos prácticos y directos para la empresa australiana moderna.

Nacida en la nube y con muchos abogados remotos, abogados de marcas y asistentes jurídicos, Progressive Legal necesitaba una solución basada en la nube fácil de usar y segura.

Superar el almacenamiento local de documentos

Progressive Legal siempre está buscando la mejor tecnología para ayudar a su equipo e impulsar los resultados para los clientes. Hasta 2017, la empresa utilizaba una combinación de Microsoft SharePoint y almacenamiento local para guardar documentos, pero no se trataba de una solución específica para el ámbito jurídico. Progressive Legal necesitaba una forma fiable y segura de encontrar, compartir y colaborar en documentos, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Como resultado, Progressive Legal decidió que era el momento de adoptar un sistema de gestión de documentos (DMS) basado en la nube y diseñado específicamente para los profesionales del derecho.

Ian Aldridge, abogado principal de Progressive Legal, afirma: "Necesitábamos un repositorio central de todos los correos electrónicos y documentos. Queríamos trazar una línea en la arena y asegurarnos de que nadie tuviera que pasar por la experiencia de perder un documento. También queríamos eliminar cualquier posible problema de control de versiones o dificultad para buscar y recuperar documentos."

"NetDocuments tiene una gran funcionalidad y características, experiencia de usuario y seguridad, además su punto de precio por usuario era asequible, y su enfoque de pago por asiento hizo que fuera una decisión fácil para nosotros."

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

‍"Al analizar el mercado, NetDocuments era uno de los pocos sistemas de gestión de documentos y correo electrónico específicos para el sector jurídico. Muchos bufetes se limitan a utilizar su sistema de gestión de consultas o una combinación de Microsoft SharePoint y Office, pero esto no ofrece el mismo nivel de funcionalidad que NetDocuments."

NetDocuments fue la elección clara debido a su integración con el sistema de gestión de consultas (PMS) Clio de Progressive Legal y con aplicaciones de productividad como Microsoft Outlook. A Progressive Legal también le atrajo la herencia de NetDocuments como especialista en seguridad de documentos y su modelo comercial.

Tras trabajar para varios bufetes grandes y pequeños, tanto en Australia como en el Reino Unido, Aldridge tiene una gran experiencia de trabajo con varios DMS a lo largo de los años. Y añade: "NetDocuments tiene una gran funcionalidad y características, experiencia de usuario y seguridad, además su punto de precio por usuario era asequible, y su enfoque de pago por asiento hizo que fuera una decisión fácil para nosotros."

Funcionalidad revolucionaria con integración de Microsoft Office, archivado inteligente de documentos y acceso seguro "sobre la marcha".

Aldridge afirma que experimentó varios momentos "a-ha" durante la demostración inicial del producto. Le entusiasmó la posibilidad de tener todos los correos electrónicos en un repositorio seguro, en el que se podían hacer búsquedas fácilmente y que estaba estrechamente integrado con Clio.

"A medida que íbamos encontrando más funciones geniales, no paraba de preguntar a los empleados: '¿¡Qué bueno es NetDocuments! Era como si nos hubiéramos topado con un secreto comercial".

Progressive Legal comenzó a utilizar NetDocuments en 2017, con el apoyo de Verlata Consulting, socio certificado de NetDocuments. En la actualidad, el bufete utiliza NetDocuments para el almacenamiento y la gestión de precedentes y bibliotecas, la gestión de documentos internos y la gestión de documentos de clientes.

Aldridge lo explica: "Cada correo electrónico enviado y recibido de un cliente se guarda en NetDocuments con un solo clic gracias a la función ndMail. Utilizamos la función ndCompare de Microsoft Word para comparar documentos directamente desde el espacio de trabajo del cliente. El paquete Microsoft Office se integra con NetDocuments para que cada elemento pueda guardarse directamente desde Word, Excel, Outlook, así como desde Adobe. También hemos estado utilizando la aplicación NetDocuments en teléfonos inteligentes, que permite acceder a los documentos sobre la marcha".

A medida que íbamos descubriendo nuevas funciones, no dejaba de preguntar a mis empleados: "¿Qué tal es NetDocuments? Era como si hubiéramos descubierto un secreto comercial.

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

"La integración con Clio y Microsoft Office nos ha cambiado las reglas del juego. El control de versiones también es estupendo. Podemos guardar un documento sin perder las versiones anteriores y acceder a ellas en cualquier momento. La copia de seguridad de Echo hace que nos sintamos muy seguros, ya que no puedes perder un documento en el que has invertido tiempo de trabajo. La potente función de búsqueda se puede utilizar en todos los archivadores, así que si tienes en mente el título de un documento, no necesitas desplazarte infinitamente ni abrir varias carpetas".

Sin duda, nuestra consulta no habría crecido a la velocidad a la que lo hemos hecho sin NetDocuments.

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

"Nuestro despacho no habría podido crecer a la velocidad a la que lo hicimos sin NetDocuments. Echando la vista atrás, descubrir NetDocuments fue un momento crucial para nuestra empresa", afirma Aldridge. En su opinión, la experiencia de NetDocuments en materia de cumplimiento de normativas y seguridad ha sido especialmente beneficiosa: "Ahora nos resulta muy fácil buscar y recuperar correos electrónicos y documentos históricos, lo cual es importante porque legalmente tenemos que conservar la información durante siete años". NetDocuments se basa en el estándar platino de seguridad, almacenamiento y gestión de correo electrónico y documentos, lo que naturalmente es una consideración primordial para nosotros. Los clientes potenciales nos preguntan por la plataforma que utilizamos, y estamos orgullosos de decir que utilizamos NetDocuments. No dudo en recomendar NetDocuments a bufetes de abogados australianos de todos los tamaños".

De cara al futuro, Progressive Legal está empezando a explorar cómo la IA nativa y las capacidades de automatización de NetDocuments ndMAX pueden beneficiar a la empresa. "Estamos buscando una plataforma para generar documentos a partir de precedentes, crear bibliotecas de cláusulas útiles, instrucciones y cuestionarios ahora que disponemos de una amplia biblioteca de precedentes", concluye Aldridge.

Con NetDocuments, Progressive Legal ha podido cosechar los frutos de una mayor productividad a medida que su negocio sigue creciendo. Los empleados de la empresa ahora pueden colaborar y trabajar de forma segura en documentos desde cualquier lugar, elevando el nivel de servicio al cliente. Además, Progressive Legal tiene la tranquilidad de contar con una plataforma preparada para el futuro que le permitirá aprovechar las últimas capacidades de IA jurídica.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.