Qué hacer cuando su gestión documental actual no da la talla.

Progressive Legal descubrió que las soluciones estándar de almacenamiento de documentos no podían satisfacer las demandas de su práctica jurídica moderna. Este caso práctico explora cómo la integración intuitiva de NetDocuments con los sistemas existentes y el modelo flexible basado en la nube transformaron el enfoque de Progressive Legal respecto a la gestión de documentos, permitiendo la colaboración en equipo desde cualquier lugar.

Acerca de Progressive Legal

Progressive Legal proporciona asesoramiento jurídico empresarial práctico, cualificado y oportuno, así como documentos a medida para las empresas australianas en crecimiento. El bufete se centra en el cliente con el objetivo último de proteger a las empresas australianas, sus activos y su propiedad intelectual. Proporciona asesoramiento jurídico experto en relación con la estructura empresarial, la protección de la propiedad intelectual (incluidas las marcas), documentos y asesoramiento jurídico comercial a medida, el lugar de trabajo y la resolución de litigios.

Progressive Legal cree que el modelo jurídico actual está anticuado para el moderno y acelerado entorno digital y su visión es completamente diferente al enfoque de la "vieja escuela" de los servicios jurídicos. Ofrece servicios jurídicos en línea a clientes de toda Australia, con plazos de entrega rápidos, tarifas fijas y asesoramiento jurídico rentable a cargo de expertos en cada una de las áreas. Progressive Legal es un bufete de abogados diseñado en torno a lo que necesitan las pequeñas empresas, con el objetivo de ofrecer un servicio excelente sin jerga jurídica, en inglés sencillo y con consejos prácticos y directos para la empresa australiana moderna.

Nacida en la nube y con muchos abogados remotos, abogados de marcas y asistentes jurídicos, Progressive Legal necesitaba una solución fácil de usar y segura basada en la nube.

Superar el almacenamiento local de documentos

Progressive Legal siempre busca identificar la mejor tecnología para ayudar a su equipo e impulsar los resultados para los clientes. Hasta 2017, el bufete utilizaba una combinación de Microsoft SharePoint y almacenamiento local para guardar documentos, pero no se trataba de una solución específica para el ámbito jurídico. Progressive Legal necesitaba una forma fiable y segura de encontrar, compartir y colaborar en documentos, desde cualquier lugar y utilizando cualquier dispositivo. Como resultado, Progressive Legal decidió que había llegado el momento de adoptar un sistema de gestión de documentos (SGD) basado en la nube y diseñado específicamente para los profesionales del derecho.

Ian Aldridge, abogado principal de Progressive Legal, afirma: "Necesitábamos un depósito central de todos los correos electrónicos y documentos. Queríamos trazar una línea en la arena y asegurarnos de que nadie tuviera que pasar por la experiencia de perder un documento. También queríamos eliminar cualquier posible problema de control de versiones o dificultad para buscar y recuperar documentos."

"NetDocuments tiene una gran funcionalidad y características, experiencia de usuario y seguridad, además su punto de precio por usuario era asequible, y su enfoque de pago por asiento hizo que fuera una decisión fácil para nosotros."

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

‍"Observando el mercado, NetDocuments era uno de los pocos sistemas de gestión de documentos y correo electrónico específicos para el sector jurídico. Muchos bufetes se limitan a utilizar su sistema de gestión de consultas o una combinación de Microsoft SharePoint y Office, pero esto no ofrece el mismo nivel de funcionalidad que NetDocuments."

NetDocuments fue la elección clara debido a su integración con el actual sistema de gestión de consultas (PMS) Clio de Progressive Legal y con aplicaciones de productividad como Microsoft Outlook. A Progressive Legal también le atrajo la herencia de NetDocuments como especialista en seguridad de documentos, y su modelo comercial.

Tras trabajar para varios bufetes grandes y pequeños tanto en Australia como en el Reino Unido, Aldridge cuenta con una gran experiencia de trabajo con varios SGD a lo largo de los años. Y añade: "NetDocuments tiene una gran funcionalidad y características, experiencia de usuario y seguridad, además su punto de precio por usuario era asequible, y su enfoque de pago por asiento hizo que fuera una decisión fácil para nosotros."

Funcionalidad revolucionaria con integración de Microsoft Office, archivado inteligente de documentos y acceso seguro "sobre la marcha

Aldridge afirma que experimentó varios momentos "a-ha" durante la demostración inicial del producto. Le entusiasmó la posibilidad de tener todos los correos electrónicos en un repositorio seguro y protegido, en el que se podían realizar búsquedas fácilmente y que estaba estrechamente integrado con Clio.

"A medida que íbamos encontrando más funciones geniales, no dejaba de preguntar al personal: '¿¡Qué bueno es NetDocuments! Era como si hubiéramos tropezado con un secreto comercial".

Progressive Legal empezó a utilizar NetDocuments en 2017, con el apoyo de Verlata Consulting, socio certificado de NetDocuments. En la actualidad, el bufete utiliza NetDocuments para el almacenamiento y la gestión de precedentes y bibliotecas, la gestión de documentos internos y la gestión de documentos de clientes.

Aldridge lo explica: "Cada correo electrónico enviado y recibido de un cliente se guarda en NetDocuments con un solo clic gracias a la función ndMail. Utilizamos la función ndCompare de Microsoft Word para que los documentos se comparen directamente desde el espacio de trabajo de un cliente. El paquete Microsoft Office se integra con NetDocuments para que cada elemento pueda guardarse directamente desde Word, Excel, Outlook, así como desde Adobe. También utilizamos la aplicación NetDocuments en los smartphones, que permite acceder a los documentos sobre la marcha".

A medida que íbamos encontrando más funciones geniales, no dejaba de preguntar al personal: "¿¡Qué tan bueno es NetDocuments! Era como si hubiéramos tropezado con un secreto comercial.

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

"La integración con Clio y Microsoft Office es un cambio de juego para nosotros. El control de versiones también es estupendo. Podemos guardar sobre un documento sin perder las versiones anteriores y acceder a ellas en cualquier momento. La copia de seguridad de Echo hace que nos sintamos muy seguros, ya que no se puede perder un documento en el que hemos pasado tiempo trabajando. La potente función de búsqueda puede utilizarse en todos los archivadores, de modo que si tiene en mente el título de un documento, no necesita desplazarse infinitamente ni abrir varias carpetas."

Definitivamente, nuestra consulta no habría podido crecer a la velocidad que lo hicimos sin NetDocuments.

Ian Aldridge, Abogado Principal, Progressive Legal

"Definitivamente, nuestra práctica no podría haber crecido a la velocidad que lo hicimos sin NetDocuments. Echando la vista atrás, encontrar NetDocuments fue un momento crucial para nuestro bufete", menciona Aldridge. Afirma que los conocimientos sobre cumplimiento y seguridad de NetDocuments han sido especialmente beneficiosos: "Ahora nos resulta muy fácil buscar y recuperar correos electrónicos y documentos históricos, lo cual es importante ya que legalmente debemos conservar la información durante siete años. NetDocuments funciona con el estándar platino de seguridad, almacenamiento y gestión de correos electrónicos y documentos, lo que naturalmente es una consideración primordial para nosotros. Los posibles clientes nos preguntan por la plataforma que utilizamos, y estamos orgullosos de decir que utilizamos NetDocuments. No dudo en recomendar NetDocuments a los bufetes de abogados australianos de todos los tamaños."

De cara al futuro, Progressive Legal to está empezando a explorar cómo las capacidades nativas de IA y automatización de NetDocuments ndMAX pueden beneficiar al bufete. "Estamos buscando una plataforma para generar documentos a partir de precedentes, crear bibliotecas de cláusulas útiles, instructivos y cuestionarios ahora que disponemos de una amplia biblioteca de precedentes", concluyó Aldridge.

Con NetDocuments, Progressive Legal ha podido cosechar los frutos de una mayor productividad a medida que su negocio sigue creciendo. Los empleados de la firma pueden ahora colaborar y trabajar de forma segura en documentos desde cualquier lugar, elevando el listón del servicio al cliente. Además, Progressive Legal tiene la tranquilidad de contar con una plataforma preparada para el futuro que le permitirá aprovechar las últimas capacidades de la IA jurídica.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.