Com o aumento da nuvem e da inteligência artificial, a seleção da melhor plataforma DMS é a diferença entre o sucesso e o fracasso num mercado em rápida evolução. Trata-se de uma decisão crítica, uma vez que a escolha errada pode conduzir a um ficheiro incompleto ou, pior ainda, a negligência. Já abordámos o que é um sistema de gestão documental (SGD) na primeira parte, porque é que a sua empresa precisa de um SGD na segunda parte, e potenciais obstáculos e soluções na terceira parte, e agora vai ficar a saber quais as perguntas a fazer quando for comprar e escolher o SGD certo para a sua empresa e equipa.

Um novo sistema de gestão documental é um processo complexo, e é fundamental fazer as perguntas certas para garantir que está a obter uma solução que corresponde à demonstração que recebeu, e reduzir qualquer risco de surpresa após a assinatura do contrato. Para o ajudar a fazer a escolha certa, utilize estas perguntas como ponto de partida nas suas conversas com potenciais fornecedores.

6 perguntas a fazer especificamente sobre o DMS

Ao considerar várias soluções, deve avaliar a forma como um DMS irá satisfazer as suas necessidades e integrar-se no seu sistema atual. Aqui estão algumas perguntas para o ajudar a começar:

1. Com que ferramentas é que o DMS jurídico se integra?

É provável que a sua empresa utilize várias ferramentas empresariais para gestão da prática, controlo de tempo, faturação e muito mais. Alternar entre aplicações pode ser entediante e tudo é muito mais fácil quando estas funcionam em conjunto e de forma harmoniosa. Certifique-se de que analisa a loja de aplicações do DMS para garantir que se integra perfeitamente com as ferramentas com que já se sente confortável, como o Microsoft Teams.

2. Que caraterísticas de segurança oferece a plataforma? Será fácil reunir a documentação/certificação necessária para a verificação da conformidade?

A segurança é uma prioridade, especialmente para advogados e equipas jurídicas. Um DMS baseado na nuvem pode realmente melhorar a sua postura de segurança em comparação com um sistema local com caraterísticas como encriptação avançada, controlos de acesso do utilizador e prevenção de perda de dados, entre outros.

3. O seu DMS vai ao seu encontro onde trabalha ou é forçado a ter uma experiência de utilizador única?

Quando se está a trabalhar fora do escritório, a última coisa de que se precisa é de um problema tecnológico. As ligações VPN são notoriamente pouco fiáveis e tentar alternar entre diferentes dispositivos pode ser um pesadelo. Felizmente, não tem de ser assim.

Com o fornecedor de DMS certo, pode ter a mobilidade necessária para aceder aos documentos a partir do seu dispositivo móvel (por exemplo, iPhone ou Android) ou tablet, em qualquer parte do mundo.

4. Em que medida é que a plataforma organiza e pesquisa ficheiros?

Com milhares e milhares de documentos a serem criados, armazenados, acedidos, partilhados, revistos e editados, o seu DMS pode rapidamente tornar-se um labirinto. É fundamental encontrar imediatamente o que precisa, mas muitas empresas ainda se debatem com uma organização consistente dos ficheiros, o que torna ainda mais difícil a navegação.

Ao escolher um DMS, procure uma organização centrada no assunto com a flexibilidade de gerir através de uma estrutura de pastas ou de pesquisas filtradas como uma funcionalidade padrão, analise a forma como a plataforma lida com o controlo de versões e avalie a força das pesquisas filtradas. Informe-se sobre a tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para ter a certeza de que o texto de outros tipos de ficheiros, como PDFs e JPEGs, também pode ser facilmente pesquisado.

5. A plataforma apoia a colaboração com as partes interessadas internas e externas?

A partilha de documentos, especialmente com clientes e outras partes interessadas externas, pode ser difícil de gerir de forma segura. O DMS certo pode ajudá-lo a gerir os controlos de acessibilidade e a evitar que os seus conteúdos sensíveis caiam nas mãos erradas. É importante notar que a colaboração e a partilha seguras devem ocorrer dentro da segurança da plataforma, sem ter de mover os documentos para fora do DMS seguro.

6. Que serviços adicionais posso acrescentar numa data posterior?

Quer esteja a procurar completar o seu conjunto de tecnologias com produtos compatíveis ou a analisar o horizonte para avaliar as necessidades futuras da sua empresa, explorar os serviços adicionais do seu fornecedor de DMS pode ser útil para tomar a sua decisão.

5 perguntas a fazer ao fornecedor de DMS

Com uma plataforma tão central como o seu DMS, quer saber que o fornecedor o apoia e que será uma empresa com a qual quer continuar a trabalhar a longo prazo. Estas perguntas ajudá-lo-ão a avaliar os fornecedores concorrentes e o nível de serviço que pode esperar.

1. Com que rapidez podemos iniciar uma prova de conceito (POC)?

Os fornecedores de serviços em nuvem com um ambiente hospedado podem precisar de uma semana ou mais para implantar um POC, enquanto os fornecedores que usam um ambiente verdadeira nuvem multi-tenant (como a NetDocuments) poderão fornecer uma prova de conceito em 1-2 dias. Isto permite que as suas equipas jurídicas comecem a explorar e a avaliar a plataforma muito mais rapidamente.

2. Como é que vai gerir o processo de migração?

Os seus documentos e dados têm de ser tratados com cuidado, mas alguns fornecedores de DMS exigem várias migrações que aumentam os custos para a sua empresa e podem até deixar os seus documentos desencriptados e expostos. Certifique-se de que compreende, tanto contratual como tecnicamente, a forma como os seus dados serão tratados, como a segurança será mantida e quais serão os custos de migração.

3. Podemos rever o vosso contrato de serviços na nuvem?

O seu DMS é fundamental para o trabalho na sua empresa. Como tal, mesmo alguns minutos de inatividade podem custar dezenas de milhares de horas facturáveis. Reveja o contrato de serviços na nuvem do fornecedor e analise atentamente a disponibilidade do sistema do fornecedor e o número de horas de recuperação de manutenção que este reserva.

4. Quantos dos seus clientes passaram para o seu principal concorrente e porquê?

Pretende saber se os clientes estão satisfeitos com o serviço que estão a receber. Se muitos clientes tiverem trocado um fornecedor por um concorrente, isso é provavelmente um sinal de alerta. Também é aconselhável perguntar aos fornecedores em comunidades de utilizadores online sobre o roteiro do produto e a sua capacidade de cumprir os compromissos.

5. Pode pôr-me em contacto com 5 clientes que utilizam ativamente a mesma versão ou instância que pretendemos adquirir?

Tal como não contrataria um empregado sem verificar as referências, o mesmo deve acontecer com o seu futuro fornecedor de DMS. Os clientes actuais podem fornecer uma análise fiável do produto e do serviço, incluindo os pontos fortes e fracos, mas seja específico em relação a quem pede para ouvir. Deve certificar-se de que fala com os clientes do fornecedor que utilizam a mesma versão e o mesmo ambiente que está a avaliar, uma vez que não ajudaria obter uma referência de alguém que utiliza um camião a diesel quando pretende comprar um carro elétrico.

Obtenha o DMS mais adequado para si

Existem muitas plataformas DMS diferentes para escolher, com uma variedade de caraterísticas e ferramentas para satisfazer as suas necessidades. Encontrar o DMS certo exige esforço, mas quando se tem uma plataforma em que se pode confiar, o trabalho torna-se muito mais fácil.

Fique atento à quinta e última parte da nossa série de blogues sobre DMS, onde abordaremos os atributos dinâmicos do NetDocuments e a forma como pode ajudar a sua empresa a trabalhar de forma mais eficaz e segura.

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