Um sistema de gestão de documentos, ou DMS, refere-se às ferramentas e processos que a sua organização utiliza para armazenar e gerir documentos. Um DMS moderno fornece frequentemente capacidades de pesquisa robustas, etiquetagem de metadados, controlos de acesso e processos de segurança acrescidos para proteger os ficheiros.

Como é que os sistemas de gestão de documentos funcionam?

No passado, a gestão de documentos significava uma combinação de armários de arquivo, caixas, prateleiras, pastas, classificadores, scanners, milhares e milhares de páginas impressas e uma área quadrada no escritório para guardar tudo isso.

Felizmente, a gestão de documentos evoluiu para se alinhar com o atual local de trabalho digital, armazenando ficheiros e documentos electrónicos num DMS local ou na nuvem. Estas ferramentas trazem consigo uma variedade de capacidades que estão a transformar rapidamente o DMS na espinha dorsal do escritório de advogados.

Algumas das principais caraterísticas do DMS para escritórios de advogados e equipas jurídicas de empresas incluem a capacidade de:

• Criar e editar documentos
• Organizar documentos por assunto ou projeto
• Partilhe e colabore em documentos de forma segura
• Acompanhar o histórico de versões
• Aceder remotamente a espaços de trabalho e documentos
• Controlar as permissões de acesso dos utilizadores
• Aplicar metadados personalizados
• Encontrar conteúdos de forma eficiente
• Integrar com as soluções de software preferidas
• Manter a segurança e a governação avançadas

Com estas caraterísticas que aumentam a produtividade, os utilizadores de DMS podem simplificar os seus fluxos de trabalho, mantendo-se concentrados nos clientes e nos resultados. No entanto, a sua quilometragem pode variar consoante o tipo de DMS que escolher para a sua organização.

Tipos de sistemas de gestão de documentos: Baseado na nuvem vs. no local

Antes de a Internet ser amplamente utilizada, a única opção real que as empresas tinham para o armazenamento seguro de documentos digitais era um sistema no local. A principal vantagem do "on-prem" é manter o controlo total do sistema dentro da sua organização - mas isto pode criar uma falsa sensação de segurança. Embora as soluções locais ainda sejam comuns entre os escritórios de advogados e outras empresas, também são dispendiosas e difíceis de configurar e manter. Requerem hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI para manter tudo a funcionar corretamente e resolver os problemas à medida que surgem. Uma força de trabalho cada vez mais móvel expõe os sistemas internos a mais desafios de segurança.

As soluções baseadas na nuvem têm crescido em popularidade como uma alternativa aos sistemas locais. Com um DMS baseado na nuvem, a gestão e a manutenção do hardware, software, segurança e pessoal são da responsabilidade do fornecedor da nuvem. Os utilizadores empresariais pagam simplesmente uma taxa mensal ao fornecedor da nuvem para acederem ao DMS através da Internet.

Vantagens de um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem

Para além de uma significativa poupança de custos, a nuvem oferece uma variedade de vantagens em relação às soluções DMS locais. Duas delas são de particular importância para os profissionais do sector jurídico: segurança e mobilidade.

Embora os fornecedores possam variar, as soluções DMS baseadas na nuvem são responsáveis pela segurança dos dados dos seus clientes. Um DMS para escritórios de advogados, equipas jurídicas de empresas e para o sector público coloca uma ênfase ainda maior na segurança, na conformidade e nas cópias de segurança, porque compreende as normas rigorosas de confidencialidade que têm de ser cumpridas. Com o fornecedor certo, os profissionais da área jurídica e aqueles com quem trabalham podem ter a tranquilidade de saber que os seus dados e documentos mais importantes estão a ser protegidos ao mais alto nível.

A mobilidade é também uma grande vantagem da utilização da nuvem. Enquanto as soluções no local exigem que os utilizadores se liguem à rede do escritório diretamente ou através de VPN, as soluções na nuvem permitem que os utilizadores acedam com segurança aos seus dados a partir de praticamente qualquer dispositivo ligado à Internet. Isto dá às equipas a capacidade de trabalhar remotamente com facilidade, aumentar a produtividade e prestar um melhor serviço aos clientes e constituintes.

Para saber mais sobre as vantagens do trabalho remoto, descarregue o nosso livro eletrónico: From Perk to Profit: How escritórios de advocacia e Departamentos Jurídicos de Empresas Podem Implementar o Trabalho Flexível e Remoto. Ou Gestão de documentos no espaço de trabalho permanentemente híbrido para o sector público.

Casos de utilização de sistemas de gestão de documentos: Gestão, colaboração e partilha de ficheiros

A realidade do local de trabalho moderno é que quase tudo o que fazemos acontece nos nossos dispositivos: Utilizamo-los para comunicar, investigar, criar, colaborar e muito mais. A informação está constantemente a circular dentro, fora e através do escritório. Por este motivo, um DMS não é apenas o local onde as equipas jurídicas e operacionais armazenam documentos - é onde o trabalho acontece.

Para além do mero armazenamento, um DMS permite a organização. Quando se lida com grandes quantidades de informação, a capacidade de encontrar e recuperar rapidamente a informação necessária é vital para a produtividade e para a execução atempada dos projectos. Um DMS robusto pode até possibilitar a criação de modelos de espaços de trabalho para que os novos projectos possam ser integrados sem problemas na estrutura organizacional existente.

À medida que as equipas trabalham em conjunto e colaboram, é crucial garantir que todos têm as informações mais actualizadas. Passar várias versões de documentos entre várias partes pode ser uma receita para o desastre, mas um DMS facilita a colaboração com os outros, acompanhando as alterações e actualizações, para que todos se mantenham na mesma página.

Por último, com a gestão de documentos baseada na nuvem, as organizações não só podem usufruir de mobilidade em todos os seus dispositivos, como também podem partilhar documentos de forma segura dentro da equipa e com intervenientes externos.

O seu DMS: Mais do que armazenamento

Com a quantidade de ficheiros que até as pequenas empresas e negócios gerem, um DMS moderno pode rapidamente tornar-se a base de todo o seu trabalho. O DMS não só permite armazenar e gerir documentos e dados de forma segura, como as integrações perfeitas com o Microsoft 365 e outras aplicações de software podem aumentar drasticamente a produtividade e a eficiência. Desde o aumento da flexibilidade até à prestação de um melhor serviço aos clientes e constituintes, passando pela tranquilidade, há muito que o seu DMS pode fazer por si.

Veja por que razão um DMS robusto é um componente essencial do conjunto de tecnologias de qualquer equipa jurídica em Porque é que precisa de um DMS?

A solução do sistema de gestão de documentos NetDocuments

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