Per "sistema di gestione dei documenti" ( DMS) si intendono gli strumenti e i processi utilizzati dalla vostra organizzazione per archiviare e gestire i documenti. Un DMS moderno offre spesso funzionalità di ricerca avanzate, l'assegnazione di metadati, controlli di accesso e procedure di sicurezza potenziate per proteggere i file.

Come funzionano i sistemi di gestione dei documenti?

In passato, la gestione dei documenti comportava l’uso combinato di schedari, scatole, scaffali, cartelle, raccoglitori, scanner, migliaia e migliaia di pagine stampate e uno spazio dedicato in ufficio per contenere il tutto.

Fortunatamente, la gestione dei documenti si è evoluta per adattarsi all’odierno ambiente di lavoro digitale, consentendo l’archiviazione di file e documenti elettronici sia in un sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise che nel cloud. Questi strumenti offrono una vasta gamma di funzionalità che stanno rapidamente trasformando il DMS nella colonna portante dello studio legale.

Tra le funzionalità principali di un sistema di gestione documentale (DMS) per studi legali e uffici legali aziendali figurano:

• Creare e modificare documenti
• Organizza i documenti per argomento o progetto
• Condividi e collabora in tutta sicurezza sui documenti
• Tieni traccia della cronologia delle versioni
• Accedere in remoto agli spazi di lavoro e ai documenti
• Gestire le autorizzazioni di accesso degli utenti
• Applica metadati personalizzati
• Trova i contenuti in modo efficiente
• Integrazione con le soluzioni software preferite
• Garantire livelli avanzati di sicurezza e governance

Grazie a queste funzionalità volte ad aumentare la produttività, gli utenti dei sistemi di gestione documentale (DMS) sono in grado di ottimizzare i propri flussi di lavoro, concentrandosi al contempo sui clienti e sui risultati. Tuttavia, i risultati possono variare a seconda del tipo di DMS scelto per la propria organizzazione.

Tipi di sistemi di gestione dei documenti: basati su cloud vs. on-premises

Prima che Internet fosse ampiamente diffuso, l’unica vera opzione a disposizione delle aziende per l’archiviazione sicura dei documenti digitali era un sistema “on-premise”. Il vantaggio principale di un sistema “on-premise” è quello di mantenere il controllo totale del sistema all’interno della propria organizzazione — ma ciò può creare un falso senso di sicurezza. Sebbene le soluzioni on-premise siano ancora comuni tra gli studi legali e altre aziende, sono anche costose e difficili da configurare e mantenere. Richiedono hardware per server interno, licenze software, sistemi di sicurezza e personale IT per garantire il corretto funzionamento di tutto e risolvere i problemi man mano che si presentano. Una forza lavoro sempre più mobile espone i sistemi interni a ulteriori sfide in materia di sicurezza.

Le soluzioni basate sul cloud hanno acquisito sempre maggiore popolarità come alternativa ai sistemi on-premise. Con un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud, la gestione e la manutenzione di hardware, software, sicurezza e personale sono di competenza del fornitore di servizi cloud. Gli utenti aziendali devono semplicemente pagare un canone mensile al fornitore di servizi cloud per accedere al DMS tramite Internet.

Vantaggi di un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud

Oltre a un notevole risparmio sui costi, il cloud offre una serie di vantaggi rispetto alle soluzioni DMS on-premise. Due di questi sono particolarmente importanti per i professionisti del settore legale: la sicurezza e la mobilità.

Sebbene i fornitori possano variare, le soluzioni DMS basate su cloud sono responsabili della sicurezza dei dati dei propri clienti. Un sistema DMS destinato a studi legali, uffici legali aziendali e al settore pubblico attribuisce un’importanza ancora maggiore alla sicurezza, alla conformità e ai backup, poiché è consapevole dei rigorosi standard di riservatezza che devono essere rispettati. Con il fornitore giusto, i professionisti del settore legale e i loro collaboratori possono stare tranquilli sapendo che i loro dati e documenti più importanti sono protetti al massimo livello.

La mobilità è un altro grande vantaggio offerto dall’utilizzo del cloud. Mentre le soluzioni on-premise richiedono agli utenti di connettersi alla rete aziendale direttamente o tramite VPN, le soluzioni cloud consentono agli utenti di accedere in modo sicuro ai propri dati da quasi qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Ciò offre ai team la possibilità di lavorare da remoto con facilità, aumentare la produttività e fornire un servizio migliore a clienti e utenti.

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Casi d'uso dei sistemi di gestione dei documenti: gestione, collaborazione e condivisione dei file

La realtà del mondo del lavoro moderno è che quasi tutto ciò che facciamo avviene sui nostri dispositivi: li utilizziamo per comunicare, fare ricerche, creare, collaborare e molto altro ancora. Le informazioni circolano costantemente all’interno, all’esterno e attraverso l’ufficio. Per questo motivo, un sistema di gestione documentale (DMS) non è solo il luogo in cui i team legali e operativi archiviano i documenti, ma è il luogo in cui si svolge il lavoro.

Oltre alla semplice archiviazione, un sistema di gestione documentale (DMS) favorisce l’organizzazione. Quando si ha a che fare con enormi quantità di informazioni, la capacità di individuare e recuperare rapidamente i dati necessari è fondamentale per la produttività e per garantire tempi di risposta rapidi. Un sistema DMS affidabile può persino consentire di creare modelli di spazi di lavoro, in modo che i nuovi progetti possano essere integrati senza soluzione di continuità nella struttura organizzativa esistente.

Quando i team lavorano insieme e collaborano, è fondamentale garantire che tutti dispongano delle informazioni più aggiornate. Lo scambio di diverse versioni dei documenti tra le varie parti coinvolte può rivelarsi una vera e propria fonte di problemi, ma un sistema di gestione documentale (DMS) semplifica la collaborazione con gli altri grazie al monitoraggio delle modifiche e degli aggiornamenti, consentendo a tutti di rimanere allineati.

Infine, grazie alla gestione dei documenti basata sul cloud, le organizzazioni non solo possono beneficiare della mobilità su tutti i propri dispositivi, ma possono anche condividere i documenti in modo sicuro all’interno del team e con i soggetti esterni interessati.

Il vostro DMS: molto più di un semplice sistema di archiviazione

Considerata la mole di file che anche le piccole aziende e imprese gestiscono, un moderno sistema di gestione documentale (DMS) può diventare rapidamente il pilastro su cui si basa tutto il vostro lavoro. Non solo il DMS vi consente di archiviare e gestire in modo sicuro documenti e dati, ma le integrazioni perfette con Microsoft 365 e altre applicazioni software possono migliorare notevolmente la produttività e l’efficienza. Dall’aumentare la flessibilità al garantire un servizio migliore per clienti e utenti, fino a darvi maggiore tranquillità, il vostro DMS può fare davvero molto per voi.

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