Nella prima parte di questa serie di articoli del blog abbiamo risposto alla domanda: “Che cos’è un DMS?”. Ma perché ne avete bisogno? Sicuramente alcuni dei vantaggi derivanti dal disporre di documenti completamente digitalizzati e organizzati, accessibili da qualsiasi luogo, sono evidenti, ma ce ne sono altri da considerare.

Ecco alcuni dei principali vantaggi che gli studi legali e i team legali possono trarre da un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud.

Gestione dei costi interni

L'utilizzo di un software di gestione dei documenti basato sul cloud consente alle organizzazioni di ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, inclusi quelli relativi alla carta, alla stampa e allo spazio di archiviazione, che comportano per un'azienda una spesa media compresa tra 50 e 90 dollari per piede quadrato. Senza contare il tempo necessario per archiviare e conservare tutti quei documenti, un'attività che viene notevolmente ridotta grazie alla gestione digitale dei documenti senza carta.

Rispetto a un sistema on-premises, un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud elimina inoltre la necessità per le aziende di acquistare e mantenere l'hardware e riduce il carico sulle risorse IT, poiché tali risorse fisiche sono gestite quasi interamente dal fornitore di servizi cloud.

Aumentare la produttività

Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud aiuta gli studi legali a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività. La gestione dei documenti può comportare difficoltà nel flusso di lavoro, che risultano ulteriormente aggravate dalla presenza di documenti cartacei. Queste difficoltà possono comportare una perdita di oltre il 20% della produttività complessiva dello studio.

Anziché dover cercare i documenti aziendali esistenti rovistando in uno schedario o in un ingombrante sistema di archiviazione obsoleto con scarse funzionalità di ricerca, il personale può cercare e recuperare in modo rapido ed efficace il documento di cui ha bisogno, poiché tutto è conservato in un unico posto. Inoltre, funzionalità chiave come il controllo delle versioni, il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e i backup automatici possono contribuire a ridurre gli errori umani e il lavoro superfluo.

Vantaggi simili si ottengono quando il sistema di gestione dei documenti è integrato con altri processi aziendali specializzati e altre applicazioni. Anziché dover passare continuamente da un’applicazione all’altra, queste possono comunicare tra loro senza soluzione di continuità, garantendo la sincronizzazione di tutto e di tutti.

I sistemi DMS affidabili supportano inoltre una collaborazione sicura e in tempo reale tra le parti interessate interne ed esterne. Semplificando la comunicazione e rendendo le informazioni immediatamente disponibili, i membri del team possono condividere documenti e lavorare in modo più rapido ed efficace.

Ottimizzare le operazioni relative alla sicurezza e alla conformità

La gestione della sicurezza dei dati può rappresentare un carico enorme per le risorse IT. Nel mondo legale, la sicurezza è fondamentale per garantire quello che è probabilmente il principio fondamentale della professione legale: la riservatezza. E questa è solo la punta dell’iceberg quando si parla di violazione della riservatezza, che può comportare anche violazioni legali o normative, violazioni etiche, divulgazione di dati riservati, perdite economiche e altro ancora.

Tuttavia, quando si archiviano documenti importanti in un’unica sede sicura, come un sistema di gestione documentale, risulta molto più semplice per i professionisti IT e della conformità proteggere i documenti critici e mitigare i rischi interni ed esterni per l’azienda. Il numero di sistemi da gestire è inferiore e il fornitore del sistema di gestione documentale può persino migliorare il livello di sicurezza dell’azienda.

Ad esempio, con un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud, il fornitore del servizio cloud può aiutare l’azienda a soddisfare i requisiti di conformità, mantenendosi aggiornato sulle normative vigenti e adattandosi rapidamente per proteggersi dalle nuove minacce alla sicurezza. Strumenti quali la crittografia dei documenti, i controlli di accesso degli utenti, la cronologia delle versioni e il ripristino di emergenza aiutano le aziende a proteggere e gestire il flusso di informazioni sensibili all’interno dell’organizzazione. Se si sceglie di utilizzare un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud, è importante effettuare un’adeguata verifica per assicurarsi che il proprio fornitore soddisfi gli standard richiesti.

Per l'azienda e il suo personale

Oltre ai vantaggi in termini di costi, sicurezza e produttività, una soluzione DMS basata sul cloud offre numerosi benefici anche per il singolo utente.

Per cominciare, svolgere attività legali all’interno di un sistema di gestione elettronica dei documenti è semplicemente più facile e pratico, soprattutto quando tali sistemi sono progettati appositamente per i professionisti del settore legale. Non dovrete più lottare controcorrente con un sistema complesso, disorganizzato o obsoleto.

I sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud favoriscono inoltre la libertà, la flessibilità e l’equilibrio tra vita professionale e vita privata, riducendo le attività amministrative e consentendo ai membri del team di lavorare da remoto con facilità. A ciò si aggiunge la crescita professionale, poiché si ha la possibilità di dedicare più tempo alle attività più importanti e gratificanti.

Una situazione vantaggiosa per tutti

I vantaggi delle soluzioni di gestione dei documenti, in particolare quelle basate sul cloud, non riguardano solo l’azienda, ma anche le persone che le utilizzano. Ciascuno di questi vantaggi contribuisce, in ultima analisi, a migliorare i risultati economici, rendendo l’azienda più produttiva, più protetta dalle minacce e più efficiente in termini di costi. E non dimentichiamo un ultimo vantaggio: la tranquillità che ne deriva.

Ora che avete compreso i vantaggi di un sistema di gestione documentale (DMS), scoprite come pianificare un’implementazione di successo nella terza parte della nostra serie di articoli sul blog: Gestione del cambiamento nel DMS.