Dans la première partie de cette série d'articles, nous avons répondu à la question « Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire (DMS) ? ». Mais pourquoi en avez-vous besoin ? Certains avantages liés à la numérisation complète et à l'organisation de vos documents, auxquels vous pouvez accéder où que vous soyez, sont évidents, mais d'autres méritent également d'être pris en considération.

Voici quelques-uns des principaux avantages que les cabinets d'avocats et les équipes juridiques peuvent tirer d'un système de gestion de documents basé sur le cloud.

Gérer les coûts internes

L'utilisation d'un logiciel de gestion documentaire basé sur le cloud permet aux organisations de réduire les coûts liés à la gestion physique des documents, notamment les coûts liés au papier, à l'impression et à l'espace de stockage des documents, qui coûtent en moyenne entre 50 et 90 dollars par mètre carré à une entreprise. Et cela sans compter le temps nécessaire pour classer et stocker tous ces documents, une tâche qui est considérablement réduite grâce à la gestion documentaire numérique sans papier.

Par rapport à un système sur site, un système de gestion documentaire basé sur le cloud élimine également la nécessité pour les entreprises d'acheter et d'entretenir du matériel informatique, et réduit la pression sur les ressources informatiques, car ces ressources physiques sont presque entièrement gérées par le fournisseur de services cloud.

Augmenter la productivité

Un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud aide les cabinets d'avocats à gagner du temps et à augmenter leur productivité. La gestion documentaire peut poser des défis en matière de flux de travail, qui sont exacerbés par les documents physiques sur papier. Ces défis peuvent coûter plus de 20 % de la productivité globale du cabinet.

Plutôt que de rechercher des documents commerciaux existants en fouillant dans un classeur ou un système de classement traditionnel peu pratique et doté de faibles capacités de recherche, le personnel peut rechercher et récupérer rapidement et efficacement le document dont il a besoin, car tout est regroupé au même endroit. De plus, des fonctionnalités clés telles que le contrôle des versions, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les sauvegardes automatiques peuvent également contribuer à réduire les erreurs humaines et les tâches redondantes.

Des avantages similaires sont obtenus lorsque le système de gestion documentaire est intégré à d'autres processus et applications métier spécialisés. Au lieu de passer d'une application à l'autre, celles-ci peuvent communiquer entre elles de manière transparente afin que tout – et tout le monde – reste synchronisé.

Les systèmes DMS robustes facilitent également la collaboration sécurisée et en temps réel entre les parties prenantes internes et externes. En simplifiant la communication et en rendant les informations facilement accessibles, les membres de l'équipe peuvent partager des documents et travailler plus rapidement et plus efficacement.

Rationaliser les opérations de sécurité et de conformité

La gestion de la sécurité des données peut représenter une charge considérable pour les ressources informatiques. Dans le monde juridique, la sécurité est essentielle pour préserver ce qui est sans doute le principe fondamental de la profession juridique : la confidentialité. Et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg en matière de violation de la confidentialité, qui peut également entraîner des infractions légales ou réglementaires, des violations éthiques, la divulgation de données confidentielles, des pertes financières, etc.

Cependant, lorsque les documents importants sont archivés dans un emplacement unique et sécurisé, tel qu'un système de gestion documentaire, il est beaucoup plus facile pour les professionnels de l'informatique et de la conformité de protéger les documents critiques et d'atténuer les risques internes et externes pour l'entreprise. Il y a moins de systèmes à gérer, et le fournisseur de DMS peut même améliorer la sécurité de l'entreprise.

Par exemple, avec un système de gestion documentaire basé sur le cloud, le fournisseur de services cloud peut aider l'entreprise à se conformer aux exigences réglementaires en se tenant informé des dernières réglementations et en s'adaptant rapidement pour se protéger contre les nouvelles menaces de sécurité. Des outils tels que le cryptage des documents, les contrôles d'accès des utilisateurs, l'historique des versions et la reprise après sinistre aident les entreprises à protéger et à diriger le flux d'informations sensibles dans toute l'entreprise. Si vous choisissez d'utiliser un système de gestion documentaire basé sur le cloud, veillez à faire preuve de diligence raisonnable pour vous assurer que votre fournisseur répond aux normes dont vous avez besoin.

Pour l'entreprise et ses collaborateurs

Outre les avantages financiers, sécuritaires et productifs, une solution DMS basée sur le cloud présente également de nombreux avantages pour l'utilisateur individuel.

Pour commencer, effectuer des tâches juridiques dans un système de gestion électronique des documents est tout simplement plus facile et plus pratique, en particulier lorsque ces systèmes sont conçus spécialement pour les professionnels du droit. Vous n'avez plus à lutter contre un système difficile à utiliser, désorganisé ou obsolète.

Les systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud favorisent également la liberté, la flexibilité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée en réduisant les tâches administratives et en permettant aux membres de l'équipe de travailler à distance en toute simplicité. Cela s'accompagne d'une évolution professionnelle, car vous pouvez consacrer plus de temps aux tâches les plus importantes et les plus gratifiantes.

Une situation gagnant-gagnant pour tout le monde

Les avantages des solutions de gestion documentaire, en particulier celles basées sur le cloud, ne concernent pas seulement l'entreprise, mais aussi les personnes qui les utilisent. Chacun de ces avantages contribue en fin de compte à améliorer les résultats financiers de l'entreprise en la rendant plus productive, plus sûre face aux menaces et plus rentable. Et n'oublions pas un dernier avantage : la tranquillité d'esprit qui va de pair avec tout cela.

Maintenant que vous comprenez les avantages d'un système de gestion documentaire, découvrez comment planifier une mise en œuvre réussie dans la troisième partie de notre série d'articles : Gestion du changement DMS.