Le changement sera toujours difficile, c'est inévitable. Mais lorsqu'il s'agit de réorganiser un système central dans votre entreprise, comme un système de gestion documentaire (SGD), les conséquences peuvent être graves si ce changement n'est pas géré correctement. Pour réussir à atténuer les difficultés liées à la mise en œuvre d'un nouveau SGD, il est utile d'avoir une vue d'ensemble du processus.

Dans les parties 1 et 2 de cette série, vous avez découvert ce qu'est un système de gestion documentaire (DMS) et les avantages qu'il présente, en particulier dans le cloud. Vous allez maintenant découvrir les obstacles courants qui peuvent se présenter lors de la mise en œuvre d'un nouveau DMS, ainsi que les solutions permettant de les surmonter.

Partir du bon pied

Le ton de l'ensemble du projet est généralement donné dès le début : si vous commencez dans le désordre, tout le projet risque rapidement de devenir chaotique. En abordant le projet de manière réfléchie, vous pouvez démarrer votre processus de gestion du changement du bon pied et vous mettre en position de réussir.

Identifier les parties prenantes

Avant de commencer à examiner différentes solutions de gestion documentaire, identifiez les principaux acteurs au sein de l'entreprise. En règle générale, vous devrez inclure toutes les personnes impliquées dans l'aspect technologique, les utilisateurs finaux et les autres équipes susceptibles d'être affectées par le changement de système. Une communication excessive et la contribution de l'équipe seront essentielles pour évaluer de manière approfondie les différents fournisseurs.

Évaluez votre système actuel

Ensuite, examinez d'un œil critique votre système actuel avec vos parties prenantes. Comment organisez-vous, partagez-vous ou collaborez-vous actuellement sur les documents ? Quels sont les principaux problèmes à résoudre ou à optimiser ? (Nous aborderons d'autres questions à poser dans la quatrième partie de cette série !) Comprendre vos besoins fondamentaux et l'« état futur » idéal auquel vous aspirez vous aidera à identifier les fonctionnalités clés que vous recherchez dans un système de gestion documentaire.

Vous devrez également évaluer si et comment d'autres systèmes pourraient être affectés par le changement ou la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion documentaire. Par exemple, si vous disposez déjà d'applications personnalisées ou d'intégrations avec des outils tiers, vous devrez déterminer si le nouveau système aura des implications. Certains fournisseurs de systèmes de gestion documentaire peuvent disposer d'une API ouverte ou être disposés à créer de nouvelles intégrations pour leurs clients si nécessaire.

Fixez des délais et créez des plans

Bien sûr, même si vous souhaitez faire preuve de la diligence requise, le choix d'un système de gestion documentaire ne doit pas être un processus interminable et pénible. Créez un plan avec les exigences techniques et non techniques de votre nouveau système de gestion documentaire, ainsi que les délais pour choisir et mettre en œuvre un nouveau système. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie et à faire de ce projet une priorité.

Étapes clés :

• Identifier les principales parties prenantes.
• Évaluer la gestion actuelle des documents, les flux de données et les processus opérationnels.
• Identifiez les intégrations, les applications personnalisées et les autres outils tiers qui seront affectés par le changement.
• Identifiez les problèmes spécifiques à résoudre ou à optimiser.
• Élaborez un plan pour le processus de sélection, avec des dates limites.

Obtenir l'adhésion

L'un des éléments clés d'un nouveau système de gestion documentaire (DMS) est de maximiser son taux d'adoption par les utilisateurs, ce qui nécessite d'obtenir leur adhésion dès le départ. En plus d'inclure les utilisateurs finaux parmi vos parties prenantes dès le début, voici quelques autres moyens de maximiser l'adhésion et, au final, l'adoption du nouveau DMS :

Communiquer

Un nouveau système de gestion documentaire (DMS) ne devrait pas être une surprise le jour où sa mise en œuvre commence. Pour de nombreux utilisateurs, en particulier ceux qui ont leurs propres processus bien établis avec le DMS existant, le changement d'un système aussi central peut être déstabilisant. Cependant, vous pouvez facilement remédier à cela en communiquant tôt et de manière transparente. Organiser des réunions hebdomadaires, proposer des formations en ligne et envoyer des e-mails pour faire le point sur l'avancement du projet peut aider à garantir que l'équipe et l'organisation soient informées en temps réel.

Accentuez le positif

Même si certains peuvent avoir des opinions divergentes, gardez à l'esprit l'objectif final : vous créez un environnement de travail moins stressant et plus flexible qui vous permet de travailler en toute sécurité, tout en protégeant vos documents les plus sensibles. Lorsque vous discutez du changement à venir, mettez l'accent sur les avantages, en particulier pour les utilisateurs individuels. Même si vous ne devez pas ignorer les défis ou les questions, veillez à rappeler à l'équipe les avantages finaux.

Une réussite exemplaire

Claro & Cia., un cabinet d'avocats basé à Santiago, au Chili, a récemment adopté NetDocuments après avoir utilisé son ancien système de gestion documentaire pendant plus de dix ans. Dans le cadre de son processus de sélection, l'équipe a organisé des ateliers avec chaque fournisseur potentiel, permettant ainsi aux utilisateurs finaux d'évaluer les forces et les faiblesses des différents systèmes. Cela a non seulement aidé le cabinet à choisir la solution la mieux adaptée aux besoins de son équipe, mais a également favorisé l'adhésion et l'adoption par les utilisateurs, les membres de l'équipe ayant le sentiment que leur opinion et leur expérience comptaient. (Découvrez pourquoi Claro a préféré NetDocuments à ses concurrents dans l'étude de cas.)

Étapes clés

• Soyez transparent et communiquez avec votre équipe.
• Ne négligez pas les aspects négatifs, mais mettez toujours l'accent sur les aspects positifs.
• Envisagez d'organiser des ateliers destinés aux utilisateurs finaux afin de recueillir leurs commentaires et de les inciter à adhérer au projet.

Optimiser l'adoption et l'utilisation du DMS

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud présente de nombreux avantages, mais vous ne pourrez en profiter pleinement que si votre équipe adhère totalement au nouveau système. Voici comment tirer le meilleur parti de votre système de gestion documentaire :

Formez votre équipe

Cela peut sembler exagéré, surtout si vous êtes celui qui a testé les démos, les fonctionnalités et les versions d'essai, mais il est essentiel de former l'équipe d'utilisateurs à la plateforme.

Commencez par une vue d'ensemble, puis abordez progressivement les bases pour démarrer, avant de vous plonger dans les détails pertinents pour des groupes d'utilisateurs spécifiques. Même si cela prendra du temps et probablement plusieurs sessions pour tout couvrir, cela en vaudra la peine lorsque votre équipe sera capable de travailler sans effort avec le système (et entre eux).

Trouvez vos superutilisateurs

Tout le monde ne deviendra pas un expert de la plateforme, et ce n'est pas grave. Mais vous aurez probablement quelques personnes dans votre équipe qui le deviendront, et leur expérience et leurs connaissances ne doivent pas être gaspillées. Faites-en plutôt une ressource sur laquelle les autres membres de l'équipe peuvent compter. Ils seront également une excellente source de commentaires continus sur la plateforme.

Continuez à optimiser

Aucun système ni aucune mise en œuvre n'est parfait, mais vous pouvez toujours l'améliorer. Surveillez la manière dont votre équipe adopte la plateforme afin d'identifier et de résoudre les éventuels problèmes. Si nécessaire, organisez une formation de suivi pour aider votre équipe à se familiariser le plus rapidement possible avec la plateforme. À mesure que vous comprendrez mieux comment votre équipe utilise la plateforme, vous serez en mesure de la personnaliser davantage pour répondre à ses besoins.

Étapes clés

• Organisez des formations pour aider les membres de l'équipe à se mettre rapidement à niveau.
• Identifiez les experts internes qui peuvent constituer une ressource supplémentaire pour vous aider en cas de besoin.
• Continuez à optimiser votre système pour répondre aux besoins de l'équipe.

Et ensuite ?

Dans la quatrième partie, nous aborderons 11 questions que vous pouvez poser pour vous assurer que vous disposez de la bonne plateforme DMS et du bon fournisseur pour vous soutenir.

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