Förändringar är alltid svåra – det är oundvikligt. Men när det gäller att omstrukturera ett centralt system i ditt företag, till exempel ett dokumenthanteringssystem (DMS), kan det få allvarliga konsekvenser om förändringen inte hanteras på rätt sätt. För att lyckas mildra utmaningarna med att implementera ett nytt DMS är det bra att få en överblick över processen.

I del 1 och del 2 av denna serie har du lärt dig vad ett DMS är och vilka fördelar det har – särskilt i molnet. Nu kommer du att lära dig om vanliga potentiella hinder som kan uppstå när du implementerar ett nytt DMS, samt lösningar som hjälper dig att övervinna dem.

Börja på rätt fot

Tonfallet för hela projektet bestäms oftast redan från början – om du börjar rörigt kan hela projektet snabbt bli rörigt. När du börjar projektet på ett genomtänkt sätt kan du starta din förändringsprocess på rätt fot och skapa förutsättningar för större framgång.

Identifiera intressenter

Innan du börjar titta på olika dokumenthanteringslösningar bör du identifiera viktiga intressenter i företaget. Vanligtvis vill du inkludera alla som är involverade i den tekniska aspekten, slutanvändare och andra team som kan påverkas av systemförändringen. Överdriven kommunikation och input från teamet kommer att vara avgörande för att noggrant utvärdera olika leverantörer.

Utvärdera ditt nuvarande system

Därefter ska du tillsammans med dina intressenter kritiskt granska ditt befintliga system. Hur organiserar, delar eller samarbetar ni för närvarande kring dokument? Vilka är de viktigaste problemen som behöver åtgärdas eller optimeras? (Vi kommer att ta upp fler frågor som du bör ställa i del 4 av denna serie!) Genom att förstå dina grundläggande behov och det ideala ”framtida tillståndet” där du vill befinna dig kan du identifiera de viktigaste funktionerna som du söker i ett DMS.

Du bör också utvärdera om och hur andra system kan påverkas av att byta eller implementera ett nytt DMS. Om du till exempel har befintliga anpassade appar eller integrationer med verktyg från tredje part, bör du ta reda på om det finns några konsekvenser för ett nytt system. Vissa DMS-leverantörer kan ha ett öppet API eller vara villiga att skapa nya integrationer för sina kunder om det behövs.

Sätt deadlines och skapa dispositioner

Naturligtvis bör valet av ett DMS inte vara en plågsam och ändlös process, även om du vill göra en ordentlig due diligence. Skapa en översikt med tekniska och icke-tekniska krav för ditt nya DMS, samt tidsramar för val och implementering av ett nytt system. Detta hjälper dig att hålla dig på rätt spår och se till att projektet förblir en prioritet.

Viktiga steg:

• Identifiera viktiga intressenter.
• Utvärdera nuvarande dokumenthantering, dataflöden och affärsprocesser.
• Identifiera integrationer, anpassade appar och andra verktyg från tredje part som kommer att påverkas av ändringen.
• Identifiera specifika problem som ska lösas eller optimeras.
• Utveckla en översikt för urvalsprocessen – med deadlines.

Få med dig andra

En viktig komponent i ett nytt DMS är att du vill maximera användningsgraden bland användarna, vilket kräver att du får med dig dem från början. Förutom att inkludera slutanvändarna i din grupp av intressenter från början finns det några andra sätt att maximera acceptansen och i slutändan användningen av det nya DMS:

Kommunicera

Ett nytt DMS bör inte komma som en överraskning den dag implementeringen startar. För många användare, särskilt de som har sina egna väl etablerade processer med det befintliga DMS, kan det vara störande att byta ett så centralt system. Du kan dock enkelt hantera detta genom att kommunicera tidigt och öppet. Att hålla veckomöten, anordna onlineutbildningar och skicka statusuppdateringar via e-post kan bidra till att teamet och organisationen hålls uppdaterade.

Framhäv det positiva

Även om det kan finnas olika åsikter, kom ihåg det slutgiltiga målet: du skapar en mindre stressig och mer flexibel arbetsmiljö som gör det möjligt för dig att arbeta säkert och tryggt och skydda dina mest känsliga dokument. När det gäller att diskutera den kommande förändringen, betona fördelarna, särskilt för enskilda användare. Även om du inte vill ignorera utmaningar eller frågor, se till att påminna teamet om de slutgiltiga fördelarna.

En framgångssaga

Claro & Cia., en advokatbyrå med säte i Santiago, Chile, bytte nyligen till NetDocuments efter att ha använt sitt tidigare DMS i över ett decennium. Som en del av urvalsprocessen anordnade teamet workshops med varje potentiell leverantör, så att slutanvändarna kunde utvärdera de olika systemens styrkor och svagheter. Detta hjälpte byrån att välja den lösning som bäst uppfyllde teamets behov, men bidrog också till att öka acceptansen och användningen bland teammedlemmarna, eftersom de kände att deras åsikter och erfarenheter var viktiga. (Se varför Claro valde NetDocuments framför sina konkurrenter i fallstudien.)

Viktiga steg

• Var öppen och kommunicera med ditt team.
• Ignorera inte det negativa, men betona alltid det positiva.
• Överväg att anordna workshops för slutanvändare för att få feedback och uppmuntra engagemang.

Maximera användningen av DMS

Det finns många fördelar med ett molnbaserat DMS, men du kan bara dra nytta av dessa fördelar om ditt team är helt med på det nya systemet. Så här ser du till att du får ut mesta möjliga av ditt DMS:

Utbilda ditt team

Det kan verka överdrivet, särskilt om du själv har gått igenom demonstrationer, funktioner och testversioner, men det är mycket viktigt att utbilda användarteamet i plattformen.

Börja med helheten och gå sedan gradvis igenom grunderna för att komma igång, för att sedan fördjupa dig i detaljer som är relevanta för specifika användargrupper. Det kommer att ta tid och sannolikt flera sessioner att gå igenom allt, men det kommer att vara värt det när ditt team kan arbeta smidigt med systemet (och varandra).

Hitta dina superanvändare

Alla kommer inte att bli experter på plattformen, och det är okej. Men du kommer troligen att ha några personer i ditt team som är det, och deras erfarenhet och kunskap bör inte gå till spillo. Gör dem istället till en resurs som andra teammedlemmar kan lita på. De kommer också att vara en utmärkt källa till kontinuerlig feedback om plattformen.

Fortsätt optimera

Inget system eller ingen implementering är perfekt, men du kan alltid förbättra det. Övervaka hur väl plattformen används av ditt team så att du kan identifiera och åtgärda eventuella problem. Om det behövs kan du anordna uppföljande utbildning för att hjälpa ditt team att komma igång så snabbt som möjligt. När du bättre förstår hur ditt team använder plattformen kan du anpassa den ytterligare för att möta deras behov.

Viktiga steg

• Anordna utbildning för att hjälpa teammedlemmarna att snabbt komma igång.
• Identifiera interna experter som kan vara en extra resurs för hjälp när det behövs.
• Fortsätt optimera ditt system för att möta teamets behov.

Vad händer härnäst?

I del 4 kommer vi att ta upp 11 frågor som du kan ställa för att säkerställa att du har rätt DMS-plattform och rätt leverantör som stöttar dig.

Är du redo att lära dig mer om hur du kommer igång med NetDocuments? Begär en demo idag eller ring (866) NET-DOCS.