El cambio siempre será duro, eso es inevitable. Pero cuando se trata de revisar un sistema central de su empresa, como un sistema de gestión documental (SGD), puede haber graves consecuencias si ese cambio no se gestiona correctamente. Para mitigar con éxito los retos que plantea la implantación de un nuevo SGD, resulta útil tener una visión de pájaro del proceso.

En las partes 1 y 2 de esta serie, ha aprendido qué es un SGD y las ventajas de tener uno, sobre todo en la nube. Ahora, aprenderá los posibles bloqueos comunes que se producen al implantar un nuevo DMS, así como las soluciones que le ayudarán a superarlos.

Empezar con buen pie

El tono de todo el proyecto suele establecerse desde el principio: empiece de forma desordenada y todo el proyecto puede convertirse rápidamente en un desastre. Si comienza el proyecto de forma meditada, podrá iniciar su viaje de gestión del cambio con buen pie y prepararse para un mayor éxito.

Identificar a las partes interesadas

Antes de empezar a examinar las distintas soluciones de gestión de documentos, identifique a las principales partes interesadas de la empresa. Por lo general, querrá incluir a todas las personas implicadas desde el punto de vista tecnológico, a los usuarios finales y a otros equipos que puedan verse afectados por el cambio de sistema. La comunicación y las aportaciones del equipo serán cruciales para evaluar a fondo a los distintos proveedores.

Evalúe su sistema actual

A continuación, analice críticamente su sistema actual con las partes interesadas. ¿Cómo organiza, comparte o colabora actualmente con los documentos? ¿Cuáles son los principales problemas que deben solucionarse u optimizarse? (¡Cubriremos más preguntas que debería plantearse en la parte 4 de esta serie!) Comprender sus necesidades principales y el "estado futuro" ideal de dónde quiere estar le ayudará a identificar las características clave que busca en un SGD.

También querrá evaluar si otros sistemas pueden verse afectados por el cambio o la implantación de un nuevo SGD y cómo. Por ejemplo, si tiene aplicaciones personalizadas existentes o integraciones con herramientas de terceros, querrá entender si hay implicaciones para un nuevo sistema. Algunos proveedores de DMS pueden tener una API abierta o estar dispuestos a crear nuevas integraciones para sus clientes si es necesario.

Fijar plazos y crear esquemas

Por supuesto, aunque quiera hacer las diligencias debidas, la elección de un SGD no debe ser un proceso agonizante e interminable. Cree un esquema con los requisitos técnicos y no técnicos de su nuevo SGD, así como los plazos para elegir e implantar un nuevo sistema. Esto le ayudará a seguir por el buen camino y a mantener el proyecto como una prioridad.

Pasos clave:

• Identifique a las principales partes interesadas.
• Evalúe la gestión actual de los documentos, los flujos de datos y los procesos empresariales.
• Identifique las integraciones, aplicaciones personalizadas y otras herramientas de terceros que se verán afectadas por el cambio.
• Identifique los problemas específicos que hay que resolver u optimizar.
• Desarrolle un esquema para el proceso de selección, con plazos.

Consiga apoyo

Un componente clave de un nuevo SGD es que usted desea maximizar las tasas de adopción entre los usuarios, lo que requiere conseguir su aceptación desde el principio. Además de incluir a los usuarios finales entre su grupo de interesados desde el principio, he aquí algunas otras formas de maximizar la aceptación y, en última instancia, la adopción, con el nuevo SGD:

Comuníquese

Un nuevo SGD no debería ser una sorpresa el día en que comienza su implantación. Para muchos usuarios, especialmente los que tienen sus propios procesos bien establecidos con el SGD existente, cambiar un sistema tan central puede resultar chocante. Sin embargo, puede solucionarlo fácilmente mediante una comunicación temprana y transparente. Celebrar reuniones semanales, organizar cursos de formación en línea y enviar actualizaciones de estado por correo electrónico puede ayudar a garantizar que el equipo y la organización estén al día.

Acentúe lo positivo

Aunque pueda haber opiniones discrepantes, recuerde el objetivo final: está creando un entorno de trabajo menos estresante y más flexible que le permite trabajar de forma segura y protegida, protegiendo sus documentos más delicados. A la hora de hablar del próximo cambio, haga hincapié en los beneficios, especialmente para los usuarios individuales. Aunque no quiera ignorar los retos o las preguntas, asegúrese de recordar al equipo los beneficios finales.

Una historia de éxito

Claro & Cia., un bufete de abogados con sede en Santiago de Chile, se pasó recientemente a NetDocuments después de utilizar su anterior DMS durante más de una década. Como parte de su proceso de selección, el equipo organizó talleres con cada proveedor potencial, lo que permitió a los usuarios finales evaluar los diversos puntos fuertes y débiles de los distintos sistemas. Si bien esto ayudó a la empresa a elegir la solución que mejor satisfacía las necesidades de su equipo, también favoreció la aceptación y la adopción por parte de los usuarios, ya que los miembros del equipo sintieron que su opinión y su experiencia importaban. (Vea por qué Claro eligió NetDocuments frente a sus competidores en el estudio de caso).

Pasos clave

• Sea transparente y comuníquese con su equipo.
• No ignore lo negativo, pero acentúe siempre lo positivo.
• Considere la posibilidad de organizar talleres con los usuarios finales para recabar su opinión y fomentar su aceptación.

Maximizar la adopción y el uso del SGD

Los beneficios de un DMS basado en la nube son muchos, pero sólo los cosechará si su equipo está totalmente a bordo con el nuevo sistema. A continuación le explicamos cómo asegurarse de que está sacando el máximo partido a su DMS:

Forme a su equipo

Puede parecer exagerado, sobre todo si ha sido usted el que ha pasado por demos, funciones y pruebas, pero formar al equipo de usuarios en la plataforma es vital.

Empiece por el panorama general, y vaya trabajando gradualmente en los aspectos básicos para empezar, y luego sumérjase en los detalles que sean relevantes para grupos de usuarios específicos. Aunque llevará tiempo y probablemente varias sesiones abarcarlo todo, todo merecerá la pena cuando su equipo sea capaz de trabajar sin esfuerzo con el sistema (y entre sí).

Encuentre a sus superusuarios

No todo el mundo se convertirá en un experto en la plataforma, y eso está bien. Pero es probable que tenga algunas personas en su equipo que sí lo sean, y su experiencia y conocimientos no deben desperdiciarse. En lugar de eso, conviértalos en un recurso en el que otros miembros del equipo puedan confiar. También serán una gran fuente de comentarios continuos sobre la plataforma.

Seguir optimizando

Ningún sistema o aplicación es perfecto, pero siempre puede mejorarlo. Supervise el grado de adopción de la plataforma por parte de su equipo, de modo que pueda identificar y abordar cualquier problema. Si es necesario, organice una formación de seguimiento para ayudar a su equipo a ponerse al día lo antes posible. A medida que comprenda mejor cómo utiliza su equipo la plataforma, podrá personalizarla aún más para satisfacer sus necesidades.

Pasos clave

• Organice cursos de formación para ayudar a los miembros del equipo a ponerse al día rápidamente.
• Identifique a expertos internos que puedan ser un recurso adicional de ayuda cuando sea necesario.
• Siga optimizando su sistema para satisfacer las necesidades del equipo.

Lo que viene a continuación

Próximamente, en la parte 4, trataremos 11 preguntas que puede plantearse para asegurarse de que cuenta con la plataforma DMS adecuada y el proveedor adecuado para cubrirle las espaldas.

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