Endring vil alltid være vanskelig – det er uunngåelig. Men når det gjelder å overhale et sentralt system i bedriften din, som et dokumenthåndteringssystem (DMS), kan det få alvorlige konsekvenser hvis endringen ikke håndteres riktig. For å redusere utfordringene ved å implementere et nytt DMS, er det nyttig å få et fugleperspektiv på prosessen.

I del 1 og del 2 av denne serien har du lært hva et DMS er og fordelene med å ha et – spesielt i skyen. Nå skal du lære vanlige potensielle hindringer som oppstår når du implementerer et nytt DMS, samt løsninger for å overvinne dem.

Start på høyre fot

Tonen for hele prosjektet er vanligvis satt fra begynnelsen – start rotete, og hele prosjektet kan fort bli et rot. Når du starter prosjektet på en gjennomtenkt måte, kan du starte endringsledelsesreisen din på riktig fot og legge grunnlaget for større suksess.

Identifiser interessenter

Før og når du begynner å se på ulike dokumenthåndteringsløsninger, bør du identifisere viktige interessenter i selskapet. Vanligvis vil du inkludere alle som er involvert fra teknologisiden, sluttbrukere og andre team som kan bli påvirket av systemendringen. Overkommunikasjon og teaminnspill vil være avgjørende for en grundig evaluering av ulike leverandører.

Vurder ditt nåværende system

Deretter bør du se kritisk på det eksisterende systemet ditt sammen med interessentene dine. Hvordan organiserer, deler eller samarbeider du om dokumenter for tiden? Hva er hovedproblemene som må løses eller optimaliseres? (Vi dekker flere spørsmål du bør stille i del 4 av denne serien!) Å forstå dine kjernebehov og den ideelle «fremtidige tilstanden» for hvor du ønsker å være, vil hjelpe deg med å identifisere viktige funksjoner du ser etter i et DMS.

Du bør også vurdere om og hvordan andre systemer kan bli påvirket av å bytte eller implementere et nytt DMS. Hvis du for eksempel har eksisterende tilpassede apper eller integrasjoner med tredjepartsverktøy, bør du forstå om det er noen implikasjoner for et nytt system. Noen DMS-leverandører kan ha et åpent API eller være villige til å lage nye integrasjoner for kundene sine om nødvendig.

Sett tidsfrister og lag disposisjoner

Selvfølgelig, selv om du ønsker å gjøre passende due diligence, bør ikke valg av et DMS være en pinefull, endeløs prosess. Lag en oversikt med tekniske og ikke-tekniske krav til ditt nye DMS, samt tidsrammer for valg og implementering av et nytt system. Dette vil hjelpe deg med å holde deg på sporet og prioritere prosjektet.

Viktige trinn:

• Identifiser viktige interessenter.
• Vurder nåværende dokumenthåndtering, dataflyter og forretningsprosesser.
• Identifiser integrasjoner, tilpassede apper og andre tredjepartsverktøy som vil bli påvirket av endringen.
• Identifiser spesifikke problemer som skal løses eller optimaliseres.
• Utvikle en disposisjon for utvelgelsesprosessen – med tidsfrister.

Få støtte

En viktig del av et nytt DMS er at du ønsker å maksimere adopsjonsraten blant brukerne, noe som krever at du får aksept fra starten av. I tillegg til å inkludere sluttbrukere blant interessentgruppen din fra starten av, er det noen andre måter å maksimere aksepten og til slutt aksepten med det nye DMS-et:

Kommunisere

Et nytt DMS bør ikke komme som en overraskelse den dagen implementeringen starter. For mange brukere, spesielt de som har sine egne veletablerte prosesser med det eksisterende DMS-et, kan det være vanskelig å endre et slikt sentralt system. Du kan imidlertid enkelt håndtere dette ved å kommunisere tidlig og transparent. Å ha ukentlige møter, holde nettbaserte opplæringer og sende statusoppdateringer på e-post kan bidra til å sikre at teamet og organisasjonen er oppdatert.

Fremhev det positive

Selv om det kan være avvikende meninger, husk det endelige målet: du skaper et mindre stressende og mer fleksibelt arbeidsmiljø som lar deg jobbe trygt og sikkert, og beskytter dine mest sensitive dokumenter. Når det gjelder å diskutere den kommende endringen, legg vekt på fordelene, spesielt for individuelle brukere. Selv om du ikke vil ignorere utfordringer eller spørsmål, må du huske å minne teamet på de endelige fordelene.

En suksesshistorie

Claro & Cia., et advokatfirma basert i Santiago, Chile, flyttet nylig til NetDocuments etter å ha brukt sitt tidligere DMS i over et tiår. Som en del av utvelgelsesprosessen arrangerte teamet workshops med hver potensiell leverandør, slik at sluttbrukerne kunne evaluere de ulike styrkene og svakhetene ved de ulike systemene. Selv om dette hjalp firmaet med å velge løsningen som best dekket teamets behov, støttet det også oppslutning og brukeradopsjon ettersom teammedlemmene følte at deres meninger og erfaring var viktige. (Se hvorfor Claro valgte NetDocuments fremfor konkurrentene i casestudien.)

Viktige trinn

• Vær åpen og kommuniser med teamet ditt.
• Ikke ignorer det negative, men fremhev alltid det positive.
• Vurder å arrangere sluttbrukerworkshops for å innhente tilbakemeldinger og oppmuntre til engasjement.

Maksimer adopsjon og bruk av DMS

Det er mange fordeler med et skybasert DMS, men du vil bare høste disse fordelene hvis teamet ditt er fullt om bord med det nye systemet. Slik sørger du for at du får mest mulig ut av DMS-et ditt:

Tren teamet ditt

Det kan virke som overkill, spesielt hvis du har vært den som har gått gjennom demoer, funksjoner og prøveversjoner, men det er viktig å lære opp brukerteamet på plattformen.

Start med det store bildet, og jobb deg gradvis gjennom det grunnleggende for å komme i gang, og dykk deretter ned i detaljene som er relevante for spesifikke brukergrupper. Selv om det vil ta tid og sannsynligvis flere økter å dekke alt, vil det være verdt det når teamet ditt kan jobbe uanstrengt med systemet (og hverandre).

Finn superbrukerne dine

Ikke alle vil bli eksperter på plattformen, og det er greit. Men du vil sannsynligvis ha noen få personer på teamet ditt som blir det, og deres erfaring og kunnskap bør ikke gå til spille. Gjør dem heller til en ressurs som andre teammedlemmer kan stole på. De vil også være en god kilde til kontinuerlig tilbakemelding på plattformen.

Fortsett å optimalisere

Ingen systemer eller implementeringer er perfekte, men du kan alltid gjøre dem bedre. Overvåk hvor godt teamet ditt tar i bruk plattformen, slik at du kan identifisere og håndtere eventuelle problemer. Om nødvendig, arranger oppfølgingsopplæring for å hjelpe teamet ditt med å komme i gang så raskt som mulig. Etter hvert som du bedre forstår hvordan teamet ditt bruker plattformen, vil du kunne tilpasse den ytterligere for å møte deres behov.

Viktige trinn

• Hold opplæring for å hjelpe teammedlemmene raskt med å komme i gang.
• Identifiser interne eksperter som kan være en ekstra ressurs for hjelp ved behov.
• Fortsett å optimalisere systemet ditt for å møte teamets behov.

Hva skjer nå?

I del 4 skal vi dekke 11 spørsmål du kan stille for å sørge for at du har riktig DMS-plattform og riktig leverandør som støtter deg.

Klar til å lære mer om hvordan du kommer i gang med NetDocuments? Be om en demonstrasjon i dag eller ring (866) NET-DOCS