Med fremveksten av skytjenester og kunstig intelligens er det å velge den beste DMS-plattformen forskjellen mellom suksess og fiasko i et marked i rask utvikling. Det er en kritisk avgjørelse, ettersom feil valg kan føre til en ufullstendig saksmappe eller enda verre, feilbehandling. Vi har allerede dekket hva et dokumenthåndteringssystem (DMS) er i del én, hvorfor firmaet ditt trenger et DMS i del to, og potensielle hindringer og løsninger i del tre, og nå lærer du spørsmål du bør stille når du handler og velger riktig DMS for firmaet og teamet ditt.

Et nytt dokumenthåndteringssystem er en kompleks prosess, og det er viktig å stille de riktige spørsmålene for å sikre at du får en løsning som samsvarer med demonstrasjonen du har mottatt, og redusere risikoen for overraskelser etter at kontrakten er signert. For å hjelpe deg med å ta det riktige valget, bruk disse spørsmålene som et utgangspunkt i samtalene dine med potensielle leverandører.

6 spørsmål du bør stille spesifikt om DMS-et

Når du vurderer ulike løsninger, bør du vurdere hvordan et DMS vil dekke dine behov og passe inn i ditt eksisterende system. Her er noen spørsmål som kan hjelpe deg i gang:

1. Hvilke verktøy integreres det juridiske DMS-systemet med?

Bedriften din bruker sannsynligvis diverse forretningsverktøy for praksisadministrasjon, tidssporing, fakturering og mer. Det kan være kjedelig å bytte mellom apper, og alt er mye enklere når de fungerer harmonisk sammen. Sørg for å se gjennom appbutikken til DMS-et for å sikre at det integreres sømløst med verktøyene du allerede er komfortabel med, for eksempel Microsoft Teams.

2. Hvilke sikkerhetsfunksjoner tilbyr plattformen? Vil det være enkelt å samle nødvendig dokumentasjon/sertifisering for samsvarsverifisering?

Sikkerhet er en prioritet, spesielt for advokater og juridiske team. Et skybasert DMS kan faktisk forbedre sikkerhetssituasjonen din sammenlignet med et lokalt system med funksjoner som avansert kryptering, brukertilgangskontroller og forebygging av datatap, blant annet.

3. Møter DMS-et deg der du jobber, eller er du tvunget til å bruke én enkelt brukeropplevelse?

Når du jobber utenfor kontoret, er det siste du trenger et teknologiproblem. VPN-tilkoblinger er notorisk upålitelige, og det kan være et mareritt i seg selv å prøve å bytte mellom forskjellige enheter. Heldigvis trenger det ikke å være slik.

Med riktig DMS-leverandør kan du være så mobil som du trenger for å få tilgang til dokumenter fra mobilenheten din (f.eks. iPhone eller Android) eller nettbrettet, fra hvor som helst i verden.

4. Hvor godt organiserer og søker plattformen i filer?

Med tusenvis av dokumenter som opprettes, lagres, åpnes, deles, gjennomgås og redigeres, kan DMS-et ditt raskt bli en labyrint. Det er avgjørende å finne det du trenger umiddelbart, men mange firmaer sliter fortsatt med konsekvent filorganisering, noe som gjør det enda vanskeligere å navigere.

Når du velger et DMS, se etter en saksorientert organisering med fleksibilitet til å administrere gjennom en mappestruktur eller filtrerte søk som standardfunksjon, gjennomgå hvordan plattformen håndterer versjonskontroll og vurder styrken til filtrerte søk. Spør om optisk tegngjenkjenningsteknologi (OCR) for å være sikker på at tekst fra andre filtyper som PDF-er og JPEG-er også enkelt kan søkes i.

5. Støtter plattformen samarbeid med interne og eksterne interessenter?

Det kan være vanskelig å håndtere dokumenter på en sikker måte, spesielt med kunder og andre eksterne interessenter. Riktig DMS kan hjelpe deg med å administrere tilgjengelighetskontroller og forhindre at sensitivt innhold havner i gale hender. Det er viktig å merke seg at sikkert samarbeid og deling bør skje innenfor plattformens sikkerhet, uten at dokumentene må flyttes ut av det sikre DMS-et.

6. Hvilke tilleggstjenester kan jeg legge til på et senere tidspunkt?

Enten du ønsker å komplettere teknologistabelen din med kompatible produkter eller skal skanne horisonten for å vurdere bedriftens fremtidige behov, kan det være nyttig å utforske tilleggstjenestene til DMS-leverandøren din når du tar en beslutning.

5 spørsmål du bør stille DMS-leverandøren

Med en så sentral plattform som ditt DMS, vil du vite at leverandøren støtter deg og at det er et selskap du ønsker å fortsette å samarbeide med på lang sikt. Disse spørsmålene vil hjelpe deg med å vurdere konkurrerende leverandører og servicenivået du kan forvente.

1. Hvor raskt kan vi starte et konseptbevis (POC)?

Skyleverandører med et driftet miljø kan trenge en uke eller mer for å distribuere en POC, mens leverandører som bruker en ekte multi-tenant-sky (som NetDocuments) vil kunne gi deg et proof of concept innen 1–2 dager. Dette lar dine juridiske team begynne å utforske og evaluere plattformen mye raskere.

2. Hvordan vil dere håndtere migreringsprosessen?

Dokumentene og dataene dine må håndteres med forsiktighet, men noen DMS-leverandører krever flere migreringer som øker kostnadene for bedriften din og kan til og med føre til at dokumentene dine blir dekryptert og eksponert. Bekreft at du forstår, både kontraktsmessig og teknisk, hvordan dataene dine skal håndteres, hvordan sikkerheten skal ivaretas og hva migreringskostnadene vil være.

3. Kan vi gjennomgå skytjenesteavtalen din?

DMS-systemet ditt er sentralt for arbeidet i firmaet ditt. Derfor kan selv noen få minutters nedetid koste titusenvis av kroner i fakturerbare timer. Se gjennom leverandørens avtale om skytjenester og se nøye på leverandørens systemtilgjengelighet og hvor mange timer med vedlikehold og gjenoppretting de reserverer.

4. Hvor mange av kundene dine har gått videre til hovedkonkurrenten din, og hvorfor?

Du ønsker å forstå om kundene er fornøyde med tjenesten de mottar. Hvis mange kunder har forlatt en leverandør til fordel for en konkurrent, er dette sannsynligvis et rødt flagg. Det oppfordres også til å spørre leverandører i nettbaserte brukerfellesskap om en leverandørs produktplan og deres evne til å levere på forpliktelser.

5. Kan dere sette meg i kontakt med fem kunder som aktivt bruker den samme versjonen eller instansen som vi ønsker å kjøpe?

Akkurat som du ikke ville ansatt en ansatt uten å sjekke referanser, bør det samme gjelde for din fremtidige DMS-leverandør. Nåværende kunder kan gi en pålitelig anmeldelse av produktet og tjenesten, inkludert styrker og svakheter, men vær spesifikk med hvem du ønsker å høre fra. Du bør sørge for at du snakker med leverandørens kunder som bruker samme versjon og miljø som du evaluerer, da det ikke ville være nyttig å få en referanse fra noen som bruker en dieselbil når du ønsker å kjøpe en elbil.

Få DMS-et som passer for deg

Det finnes mange forskjellige DMS-plattformer å velge mellom, med en rekke funksjoner og verktøy som dekker dine behov. Å finne riktig DMS krever innsats, men når du har en plattform du kan stole på, blir arbeidet så mye enklere.

Følg med for den femte og siste delen av vår DMS-bloggserie, hvor vi skal diskutere de dynamiske egenskapene til NetDocuments og hvordan det kan hjelpe bedriften din med å jobbe mer effektivt og sikkert.

Vil du lære mer om NetDocuments og hvordan du kan maksimere sikkerhet, produktivitet og samarbeid? Klikk her for å be om en demonstrasjon eller ring (866) NET-DOCS i dag.