Met de opkomst van cloud en kunstmatige intelligentie is het kiezen van het beste DMS-platform het verschil tussen succes en mislukking in een snel veranderende markt. Het is een cruciale beslissing, want een verkeerde keuze kan leiden tot een onvolledig dossier of, erger nog, wanpraktijken. In deel één hebben we al besproken wat een documentbeheersysteem (DMS) is, in deel twee waarom uw bedrijf een DMS nodig heeft en in deel drie welke mogelijke obstakels en oplossingen er zijn. Nu leert u welke vragen u moet stellen bij het zoeken naar en kiezen van het juiste DMS voor uw bedrijf en team.

Een nieuw documentbeheersysteem is een complex proces en het is van cruciaal belang om de juiste vragen te stellen om ervoor te zorgen dat u een oplossing krijgt die overeenkomt met de demo die u hebt gekregen, en om het risico op verrassingen na ondertekening van het contract te beperken. Gebruik deze vragen als uitgangspunt in uw gesprekken met potentiële leveranciers om u te helpen de juiste keuze te maken.

6 vragen die u specifiek moet stellen over het DMS

Wanneer u verschillende oplossingen overweegt, wilt u natuurlijk weten in hoeverre een DMS aan uw behoeften voldoet en in uw bestaande systeem past. Hier zijn een paar vragen om u op weg te helpen:

1. Met welke tools kan het juridische DMS worden geïntegreerd?

Uw bedrijf maakt waarschijnlijk gebruik van verschillende zakelijke tools voor praktijkbeheer, tijdregistratie, facturering en meer. Schakelen tussen apps kan vervelend zijn, en alles gaat zoveel gemakkelijker als ze harmonieus samenwerken. Bekijk de app store van het DMS om er zeker van te zijn dat het naadloos kan worden geïntegreerd met de tools waarmee u al vertrouwd bent, zoals Microsoft Teams.

2. Welke beveiligingsfuncties biedt het platform? Is het eenvoudig om de vereiste documentatie/certificering voor nalevingscontrole te verzamelen?

Beveiliging is een prioriteit, vooral voor advocaten en juridische teams. Een cloudgebaseerd DMS kan uw beveiliging zelfs verbeteren in vergelijking met een lokaal systeem, dankzij functies zoals geavanceerde versleuteling, toegangscontrole voor gebruikers en preventie van gegevensverlies.

3. Past uw DMS zich aan uw werkplek aan of bent u gedwongen om één enkele gebruikerservaring te accepteren?

Wanneer u buiten kantoor werkt, is het laatste wat u nodig heeft een technisch probleem. VPN-verbindingen staan bekend als onbetrouwbaar en het wisselen tussen verschillende apparaten kan een ware nachtmerrie zijn. Gelukkig hoeft dit niet zo te zijn.

Met de juiste DMS-provider kunt u zo mobiel zijn als u wilt en overal ter wereld documenten openen vanaf uw mobiele apparaat (bijvoorbeeld iPhone of Android) of tablet.

4. Hoe goed organiseert en doorzoekt het platform bestanden?

Met duizenden en duizenden documenten die worden aangemaakt, opgeslagen, geraadpleegd, gedeeld, beoordeeld en bewerkt, kan uw DMS al snel een doolhof worden. Het is van cruciaal belang om meteen te vinden wat u nodig hebt, maar veel bedrijven hebben nog steeds moeite met een consistente bestandsorganisatie, waardoor het nog moeilijker wordt om te navigeren.

Let bij het kiezen van een DMS op een dossiergerichte organisatie met de flexibiliteit om te beheren via een mappenstructuur of gefilterde zoekopdrachten als standaardfunctie, bekijk hoe het platform omgaat met versiebeheer en evalueer de kracht van gefilterde zoekopdrachten. Vraag naar optische tekenherkenningstechnologie (OCR) om er zeker van te zijn dat tekst uit andere bestandstypen, zoals PDF's en JPEG's, ook gemakkelijk kan worden doorzocht.

5. Ondersteunt het platform samenwerking met interne en externe belanghebbenden?

Het veilig delen van documenten, vooral met klanten en andere externe belanghebbenden, kan lastig zijn. Het juiste DMS kan u helpen bij het beheren van toegangsrechten en voorkomen dat uw gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Het is belangrijk om op te merken dat veilige samenwerking en het delen van documenten binnen de beveiliging van het platform moet plaatsvinden, zonder dat de documenten uit het beveiligde DMS hoeven te worden gehaald.

6. Welke extra diensten kan ik op een later tijdstip toevoegen?

Of u nu op zoek bent naar compatibele producten om uw tech stack compleet te maken of de horizon afspeurt om de toekomstige behoeften van uw bedrijf in kaart te brengen, het kan nuttig zijn om de aanvullende diensten van uw DMS-leverancier te verkennen bij het nemen van uw beslissing.

5 vragen die u aan de DMS-leverancier moet stellen

Met een platform dat zo centraal staat als uw DMS, wilt u zeker weten dat de leverancier u ondersteunt en een bedrijf is waarmee u op lange termijn wilt blijven samenwerken. Deze vragen helpen u bij het beoordelen van concurrerende leveranciers en het serviceniveau dat u kunt verwachten.

1. Hoe snel kunnen we een proof of concept (POC) starten?

Cloudproviders met een gehoste omgeving hebben mogelijk een week of langer nodig om een POC te implementeren, terwijl providers die gebruikmaken van een echte multi-tenant cloud gebruiken (zoals NetDocuments), kunnen u binnen 1-2 dagen een proof of concept leveren. Hierdoor kunnen uw juridische teams veel sneller beginnen met het verkennen en evalueren van het platform.

2. Hoe gaat u het migratieproces aanpakken?

Uw documenten en gegevens moeten met zorg worden behandeld, maar sommige DMS-leveranciers vereisen meerdere migraties, wat de kosten voor uw bedrijf verhoogt en er zelfs toe kan leiden dat uw documenten worden gedecodeerd en blootgesteld. Zorg ervoor dat u zowel contractueel als technisch begrijpt hoe uw gegevens worden behandeld, hoe de veiligheid wordt gewaarborgd en wat de migratiekosten zullen zijn.

3. Kunnen we uw overeenkomst voor clouddiensten bekijken?

Uw DMS is van cruciaal belang voor het werk in uw bedrijf. Daarom kan zelfs een paar minuten downtime tienduizenden euro's aan factureerbare uren kosten. Bekijk de clouddienstenovereenkomst van de provider en kijk goed naar de beschikbaarheid van het systeem van de provider en hoeveel uur onderhoudsherstel zij reserveren.

4. Hoeveel van uw klanten zijn overgestapt naar uw belangrijkste concurrent, en waarom?

U wilt weten of klanten tevreden zijn met de service die ze krijgen. Als veel klanten een leverancier hebben verlaten voor een concurrent, is dat waarschijnlijk een alarmsignaal. Het is ook aan te raden om in online gebruikersgemeenschappen te vragen naar de productroadmap van leveranciers en hun vermogen om hun beloften na te komen.

5. Kunt u mij in contact brengen met 5 klanten die actief dezelfde versie of instantie gebruiken die wij willen aanschaffen?

Net zoals u geen werknemer zou aannemen zonder referenties te controleren, geldt hetzelfde voor uw toekomstige DMS-leverancier. Huidige klanten kunnen een betrouwbare beoordeling geven van het product en de dienstverlening, inclusief sterke en zwakke punten, maar wees specifiek met wie u om feedback vraagt. U wilt er zeker van zijn dat u met klanten van de leverancier spreekt die dezelfde versie en omgeving gebruiken als u aan het evalueren bent, want het heeft geen zin om een referentie te krijgen van iemand die een dieselvrachtwagen gebruikt als u op zoek bent naar een elektrische auto.

Kies het DMS dat bij u past

Er zijn veel verschillende DMS-platforms om uit te kiezen, met een verscheidenheid aan functies en tools om aan uw behoeften te voldoen. Het vinden van het juiste DMS kost moeite, maar als u eenmaal een platform hebt waarop u kunt vertrouwen, wordt het werk een stuk gemakkelijker.

Blijf ons volgen voor het vijfde en laatste deel van onze DMS-blogserie, waarin we de dynamische eigenschappen van NetDocuments bespreken en hoe het uw bedrijf kan helpen om effectiever en veiliger te werken.

Wilt u meer weten over NetDocuments en hoe u de veiligheid, productiviteit en samenwerking kunt optimaliseren? Klik hier om een demo aan te vragen of bel vandaag nog naar (866) NET-DOCS.