In deze vijfdelige serie hebben we besproken wat een documentbeheersysteem (DMS) is (deel één), waarom uw bedrijf er een nodig heeft (deel twee), mogelijke obstakels bij de implementatie en oplossingen daarvoor (deel drie), en vragen die u moet stellen bij het kiezen van een DMS (deel vier). Hoe kan NetDocuments uw DMS-problemen voorgoed oplossen?

Een cloudgebaseerd DMS is een beter DMS

Bij de keuze tussen een cloudgebaseerd of lokaal DMS is de cloud duidelijk de winnaar. Cloudoplossingen zijn niet alleen eenvoudiger te implementeren en goedkoper in aanschaf, maar ook flexibeler, mobieler en veiliger voor uw team en klanten.

"Met de juiste implementatie bleek cloud computing niet alleen de logische keuze te zijn in onze zoektocht naar geavanceerde digitale platforms, maar ook een zeer krachtig hulpmiddel om klanten beter van dienst te zijn en een vlottere interactie tussen onze teams te garanderen", aldus José María Eyzaguirre B., voorzitter van het in Santiago gevestigde bedrijf Claro & Cia.

(Bekijk hoe de overstap naar de cloud Claro & Cia. heeft geholpen om de COVID-19-pandemie het hoofd te bieden.)

Als cloudgebaseerd documentbeheersysteem biedt NetDocuments een krachtige oplossing die speciaal is ontworpen voor de juridische sector. Als enige echte private, multi-tenant cloud op de markt – geen gehoste oplossing – biedt NetDocuments gebruikers alle voordelen van de cloud zonder concessies te doen aan veiligheid of betrouwbaarheid.

Wanneer u NetDocuments als uw DMS kiest, nemen wij het zware werk van u over. Dat betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het aanschaffen van extra servers, het updaten van uw software, het beheren van de beveiliging of het oplossen van IT-problemen. Wij staan voor u klaar.

NetDocuments biedt grote voordelen

NetDocuments-klanten genieten van tal van voordelen, waaronder lagere kosten, hogere productiviteit, betere samenwerking, sterkere beveiliging, overal toegang en nog veel meer.

Lagere interne kosten

Een cloudgebaseerd DMS zoals NetDocuments verlaagt de kosten van documentbeheer aanzienlijk. Voor wie overschakelt van fysiek documentbeheer, worden de kosten voor papier, afdrukken, opslag en tijd die wordt besteed aan zoeken en archiveren vrijwel volledig geëlimineerd. Gebruikers van lokale systemen zullen de druk op hun IT-middelen en hardwareonderhoudskosten verminderen.

Tijdens de wereldwijde pandemie is de waarde van de cloud enorm geweest: "Ik vind het geweldig dat NetDocuments cloudgebaseerd is", zegt Paula Semeyn van Dickinson Wright PLLC. "Ik maak me geen zorgen over servers die zich op een locatie bevinden waar ik niet naartoe kan reizen! We hadden talrijke servers gekoppeld aan ons vorige DMS. Ik kan me niet voorstellen dat ik die nu allemaal zou moeten beheren."

Verhoogde productiviteit

Advocatenkantoren hebben te maken met enorme hoeveelheden informatie. Wanneer documenten verspreid zijn over een fysiek archiefsysteem of gedigitaliseerd zijn in een platform dat ongeorganiseerd en moeilijk te gebruiken is, heeft dat een enorme negatieve invloed op de productiviteit.

Aan de andere kant kunnen advocaten met een DMS zoals NetDocuments snel vinden en ophalen wat ze nodig hebben, waardoor ze productief kunnen blijven en hun klanten beter van dienst kunnen zijn. Met NetDocuments kunnen gebruikers ook sjablonen voor werkruimten maken, zodat nieuwe projecten naadloos in de bestaande organisatiestructuur passen.

"Gebruikers werken consequent efficiënter en we krijgen positieve feedback over de migratie naar NetDocuments", zegt Sheri M. Stone, beheerder bij Aronberg Goldgehn. "De AI-functie voor het archiveren van e-mails ... krijgt consequent lof van onze advocaten en medewerkers omdat het tijd bespaart."

Verbeterde samenwerking

Wanneer u moet samenwerken, kan het uitwisselen van documenten tussen verschillende partijen al snel een groot probleem worden. Met verschillende commentatoren en versies is het moeilijk om alles overzichtelijk te houden. NetDocuments helpt dit probleem op te lossen door de toegang tot documenten te beperken, zodat slechts één persoon tegelijk wijzigingen kan aanbrengen, en alle eerdere versies van een document worden samen opgeslagen, zodat u altijd weet welke de meest recente is en indien nodig toegang hebt tot andere versies. U kunt documenten ook eenvoudig en veilig delen binnen het team en met externe belanghebbenden.

"De mogelijkheid om links te delen en samen aan documenten te werken is superhandig", zegt Anand C. Mathew, partner bij Palmersheim & Mathew LLP. "Het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden. Dankzij de geavanceerde zoekfunctie in NetDocuments kunnen onze teams snel oude zaken terugvinden om te hergebruiken. Daardoor hoeven ze minder tijd te besteden aan nieuw werk en kunnen we onze klanten een hogere nauwkeurigheid bieden."

Veiliger en conform

Bij NetDocuments begrijpen we de wetten, voorschriften en normen waaraan advocatenkantoren en juridische teams moeten voldoen. We houden ons platform up-to-date met de meest recente beleidsregels en vereisten en beschikken over talrijke beveiligingscertificaten waarvan u kunt profiteren met pass-through compliance. Onze beveiligingsfuncties omvatten versleuteling van militaire kwaliteit, toegangscontrole voor gebruikers, bescherming tegen gegevensverlies en nog veel meer, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens op het hoogste niveau worden beschermd.

Overal toegang

Werk vindt niet alleen op kantoor plaats, wat betekent dat u niet gebonden hoeft te zijn aan het kantoor of een onbetrouwbare VPN-verbinding om dingen gedaan te krijgen wanneer dat nodig is. NetDocuments begrijpt het belang van flexibiliteit op de moderne werkplek. Daarom hebben we ons platform zo ontworpen dat u mobiel kunt werken op al uw apparaten, zodat u altijd en overal een naadloze ervaring hebt.

"De mobiliteit van NetDocuments was een wereld van verschil [met andere leveranciers], waardoor we vanaf elke locatie en met elk apparaat op afstand toegang hadden tot content", aldus Ken Kroeger, CIO van Kutak Rock.

(Bekijk hoe Kutak Rock NetDocuments gebruikt om uitdagingen op het gebied van toegankelijkheid, schaalbaarheid en samenwerking op te lossen.)

Overgenomen voordelen

Als u eenmaal klant bent van NetDocuments, hoeft u zich nooit meer zorgen te maken dat uw versie van het platform verouderd raakt. Wij noemen dit het voordeel van overerving: naarmate het platform wordt verbeterd, profiteert u van die verbeteringen in uw versie van de software. U hoeft daar niets extra's voor te doen – uw ervaring wordt gewoon beter. Hetzelfde principe geldt voor nieuwe integraties, bescherming tegen nieuwe beveiligingsrisico's en meer.

Beter voor uw team

Uw bedrijf profiteert van de vele voordelen van een cloudgebaseerd DMS, maar ook uw teamleden hebben hier individueel veel baat bij. Met NetDocuments wordt werken gewoonweg gemakkelijker. Gebruikers besteden minder tijd aan het zoeken naar documenten die ze nodig hebben, het uitvoeren van administratieve taken en het worstelen met een systeem dat niet voor hen is ontworpen. Ze kunnen op afstand werken zonder ook maar iets te missen. NetDocuments ondersteunt vrijheid, flexibiliteit en een goede balans tussen werk en privé voor uw team, waardoor ze productiever en tevredener zijn.

"Niemand binnen het bedrijf heeft me ooit zo vaak bedankt als voor het werk dat we hebben verricht om Claro naar de cloud te verhuizen", zegt Ariel Mihovilovic, partner bij Claro & Cia.

Hoe NetDocuments aan uw behoeften voldoet

Het kiezen van een DMS kan een hele uitdaging zijn, maar wij willen het u graag gemakkelijker maken. In deel vier van deze serie hebben we een lijst met vragen opgesteld die u aan elke DMS-leverancier kunt stellen. Hier volgt een voorproefje van wat we met u zullen delen wanneer u NetDocuments vragen stelt:

Ons platform overtreft de verwachtingen

NetDocuments kan worden geïntegreerd met de meest populaire juridische en zakelijke technologieplatforms en biedt tal van ingebouwde functies waarmee u nog soepeler tussen systemen kunt werken.

We hechten veel waarde aan naleving en blijven op de hoogte van de huidige wet- en regelgeving en certificeringen. Onze beveiliging is van topklasse, met versleuteling van militaire kwaliteit, toegangscontrole voor gebruikers, bescherming tegen gegevensverlies en meer.

Zoals we al hebben besproken, is NetDocuments ontworpen om u de mobiliteit te bieden die u nodig hebt, zodat u overal toegang hebt tot al uw gegevens, of u nu op kantoor bent of onderweg.

Materiaalgerichte organisatie is een standaardfunctie van NetDocuments,het documentbeheerplatform voor advocatenkantoren. U kunt eenvoudig zoeken en resultaten filteren om snel te vinden wat u nodig hebt.

Met NetDocuments kunt u eenvoudig en veilig samenwerken met interne en externe belanghebbenden.

Als u nog meer uit uw NetDocuments-ervaring wilt halen, bekijk dan onze aanvullende tools en functies, waaronder ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder en ndOffice.

Wij stellen onze klanten voorop

Als echte multi-tenant cloud kunnen we u binnen 1-2 dagen aan de slag helpen met een proof of concept, in tegenstelling tot gehoste oplossingen die .

Omdat wij een echte cloudoplossing bieden, worden uw documenten één keer gemigreerd, zonder dat ze ooit worden blootgesteld.

De gemiddelde jaarlijkse uptime van NetDocuments is 99,979%. U kunt de servicestatus altijd controleren op trust-us.netdocuments.com.

We brengen u graag in contact met huidige klanten die u een eerlijke beoordeling van ons platform en onze service kunnen geven.

Wat onze klanten zeggen

Hier zijn nog enkele voordelen die onze klanten hebben ontdekt tijdens het gebruik van NetDocuments:

NetDocuments is eenvoudig te gebruiken (en te implementeren).

"We hebben verschillende opties onderzocht en kwamen tot de conclusie dat NetDocuments het meest gebruiksvriendelijk en waardegericht is."

Sheri M. Stone, beheerder, Aronberg Goldgehn

"Intuïtief van aard."

Janet L. Bender, bedrijfsadministrateur, Maser Law

“Na een implementatieproces van zes maanden kijken we terug en zijn we ontzettend tevreden. We hebben veel geleerd tijdens het proces en de migratie is vlekkeloos verlopen. Het werk was onberispelijk. Het hele team van NetDocuments heeft een geweldige indruk op ons gemaakt.”

Ariel Mihovilovic, partner, Claro & Cia.

"We hebben meer dan 850 mensen die op afstand werken en dankzij het NetDocuments-platform kunnen we zonder enige vertraging blijven samenwerken met elkaar en met de klanten van ons bedrijf."

Jared Gullbergh, Senior Manager, Informatiebeheer en Technologisch Servicemanagement, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

"Als we niet [vóór COVID-19] waren overgestapt van ons oude documentbeheersysteem naar NetDocuments, zou ons bedrijf een nachtmerrie hebben beleefd. We zouden een aanzienlijke periode van bedrijfsonderbreking hebben gehad terwijl we een manier configureerden en implementeerden waarmee iedereen toegang kon krijgen tot de dossiers van onze klanten. Met NetDocuments hebben we absoluut geen productiviteitsverlies geleden."

Kathy J. Hamilton, directeur, The Blum Firm, P.C.

“[Met NetDocuments] kunnen onze advocaten efficiënter en beter samenwerken, waardoor we slimmer te werk gaan. We hebben direct toegang, bestanden staan op de juiste plek en daardoor kunnen we onze klanten beter van dienst zijn.”

Kate Laycock, IT-bedrijfsanalist, Shulmans

De NetDocuments-oplossing

Er zijn verschillende manieren om de uitdagingen op het gebied van documentbeheer binnen uw bedrijf aan te pakken. Maar niet alle oplossingen zijn gelijk.

De waarheid is dat er maar één echte cloud-DMS-provider is die speciaal is ontworpen voor advocaten en juridische professionals: NetDocuments.

Voor meer informatie over hoe NetDocuments uw bedrijf kan helpen, kunt u contact met ons opnemen om met een expert op het gebied van bedrijfsoplossingen te spreken via (866) 638-3627 of klik hier om een demo aan te vragen.