Dans cette série en cinq parties, nous avons abordé ce qu'est un système de gestion documentaire (SGD) (première partie), pourquoi votre entreprise en a besoin (deuxième partie), les obstacles potentiels à sa mise en œuvre et les solutions (troisième partie), ainsi que les questions à poser lors du choix d'un SGD (quatrième partie). Alors, comment NetDocuments peut-il mettre fin une fois pour toutes à vos problèmes de SGD ?

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud est un meilleur système de gestion documentaire

Lorsqu'il s'agit de choisir entre un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud ou sur site, le cloud l'emporte haut la main. Non seulement les solutions cloud sont plus faciles à mettre en œuvre et moins coûteuses à l'achat, mais elles sont également plus flexibles, mobiles et sécurisées pour votre équipe et vos clients.

« Grâce à une mise en œuvre adéquate, le cloud computing s'est révélé non seulement être le choix naturel dans notre recherche de plateformes numériques de pointe, mais aussi un outil très puissant pour mieux servir nos clients et garantir une interaction plus fluide entre nos équipes », déclare José María Eyzaguirre B., président de la société Claro & Cia, basée à Santiago.

(Découvrez comment la transition vers le cloud a aidé Claro & Cia. à traverser la pandémie de COVID-19.)

En tant que système de gestion documentaire basé sur le cloud, NetDocuments offre une solution puissante spécialement conçue pour le domaine juridique. Seul véritable cloud privé multi-locataires du marché (et non une solution hébergée), NetDocuments permet aux utilisateurs de profiter de tous les avantages du cloud sans compromettre la sécurité ou la fiabilité.

Lorsque vous choisissez NetDocuments comme système de gestion documentaire, nous nous chargeons de tout le travail fastidieux. Vous n'avez donc plus à vous soucier d'acheter de nouveaux serveurs, de mettre à jour vos logiciels, de gérer la sécurité ou de résoudre les problèmes informatiques qui peuvent survenir. Nous sommes là pour vous aider.

NetDocuments offre des avantages considérables

Les clients de NetDocuments bénéficient de nombreux avantages, notamment des coûts réduits, une productivité accrue, une meilleure collaboration, une sécurité renforcée, un accès partout et bien plus encore.

Réduction des coûts internes

Un système de gestion documentaire basé sur le cloud, tel que NetDocuments, réduit considérablement les coûts liés à la gestion des documents. Pour ceux qui passent d'un système de gestion documentaire physique à un système électronique, les coûts liés au papier, à l'impression, au stockage et au temps passé à rechercher et classer des documents sont pratiquement éliminés. Les utilisateurs de systèmes sur site réduiront la pression sur leurs ressources informatiques et leurs coûts de maintenance matérielle.

Pendant la pandémie mondiale, la valeur du cloud a été considérable : « J'apprécie beaucoup le fait que NetDocuments soit basé sur le cloud », déclare Paula Semeyn, de Dickinson Wright PLLC. « Je n'ai pas à me soucier des serveurs situés dans des endroits où je ne peux pas me rendre ! Notre ancien système de gestion documentaire (DMS) était relié à de nombreux serveurs. Je ne peux pas imaginer devoir les gérer tous en ce moment. »

Augmentation de la productivité

Les cabinets d'avocats traitent d'énormes quantités d'informations. Lorsque les documents sont dispersés dans un système de classement physique ou numérisés sur une plateforme désorganisée et difficile à utiliser, cela nuit considérablement à la productivité.

D'autre part, grâce à un système de gestion documentaire tel que NetDocuments, les avocats peuvent rapidement trouver et récupérer ce dont ils ont besoin, ce qui leur permet de rester productifs et d'offrir un meilleur service à leurs clients. NetDocuments permet également aux utilisateurs de créer des modèles d'espaces de travail afin que les nouveaux projets s'intègrent parfaitement dans la structure organisationnelle existante.

« Les utilisateurs travaillent de manière toujours plus efficace, et nous recevons des commentaires positifs concernant la migration vers NetDocuments », déclare Sheri M. Stone, administratrice chez Aronberg Goldgehn. « La fonctionnalité de classement des e-mails par IA [...] est régulièrement saluée par nos avocats et notre personnel, qui la considèrent comme un gain de temps considérable. »

Collaboration améliorée

Lorsque vous devez collaborer, l'échange de documents entre différentes parties peut rapidement devenir un gros problème. Avec plusieurs commentateurs et plusieurs versions, il est difficile de tout garder en ordre. NetDocuments aide à résoudre ce problème en limitant l'accès aux documents afin qu'une seule personne à la fois puisse les modifier, et toutes les versions précédentes d'un document sont stockées ensemble afin que vous sachiez toujours laquelle est la plus récente et que vous puissiez accéder aux autres versions si nécessaire. Vous pouvez également partager facilement et en toute sécurité des documents au sein de l'équipe et avec des parties prenantes externes.

« La possibilité offerte par la plateforme de partager des liens et de collaborer sur des documents s'est avérée extrêmement utile », explique Anand C. Mathew, associé chez Palmersheim & Mathew LLP. De plus, « il est inutile de réinventer la roue. Grâce à la fonction de recherche avancée de NetDocuments, nos équipes peuvent rapidement retrouver des contenus utilisés par le passé afin de les réutiliser, ce qui réduit considérablement le temps qu'elles consacrent aux nouvelles tâches et améliore la précision globale pour nos clients. »

Plus sûr et conforme

Chez NetDocuments, nous comprenons les lois, les réglementations et les normes auxquelles les cabinets d'avocats et les équipes juridiques doivent se conformer. Nous maintenons notre plateforme à jour avec les politiques et les exigences les plus récentes, et nous disposons de nombreux certificats de sécurité dont vous pouvez bénéficier grâce à la conformité pass-through. Nos fonctionnalités de sécurité comprennent un cryptage de niveau militaire, des contrôles d'accès utilisateur, une protection contre la perte de données et bien d'autres encore, afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille en sachant que vos données sont protégées au plus haut niveau.

Accès partout

Le travail ne se fait pas uniquement au bureau, ce qui signifie que vous ne devriez pas être lié à votre bureau ou à une connexion VPN peu fiable pour accomplir vos tâches lorsque vous en avez besoin. NetDocuments comprend l'importance de la flexibilité dans le milieu de travail moderne. C'est pourquoi nous avons conçu notre plateforme pour vous offrir une mobilité sur tous vos appareils afin que votre expérience soit fluide, où que vous soyez.

« La mobilité offerte par NetDocuments était radicalement différente [de celle des autres fournisseurs], nous permettant d'accéder au contenu à distance depuis n'importe où, avec n'importe quel appareil », explique Ken Kroeger, directeur informatique chez Kutak Rock.

(Découvrez comment Kutak Rock utilise NetDocuments pour relever les défis liés à l'accessibilité, à l'évolutivité et à la collaboration.)

Avantages hérités

Une fois que vous êtes client NetDocuments, vous n'avez plus à vous soucier de l'obsolescence de votre version de la plateforme. C'est ce que nous appelons l'avantage de l'héritage : à mesure que la plateforme s'améliore, vous héritez de ces améliorations dans votre instance du logiciel. Vous n'avez aucun effort supplémentaire à fournir, votre expérience s'améliore tout simplement. Le même principe s'applique aux nouvelles intégrations, à la protection contre les nouvelles menaces de sécurité, etc.

Meilleur pour votre équipe

Si votre entreprise bénéficiera des nombreux avantages d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud, les membres de votre équipe en tireront également de nombreux bénéfices individuels. Avec NetDocuments, le travail est tout simplement plus facile. Les utilisateurs passent moins de temps à rechercher les documents dont ils ont besoin, à gérer des tâches administratives et à se battre avec un système qui n'a pas été conçu pour eux. Ils peuvent travailler à distance sans perdre une miette. NetDocuments favorise la liberté, la flexibilité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de votre équipe, ce qui lui permet d'être plus productive et satisfaite.

« Personne ne m'a jamais autant remercié au sein de l'entreprise que pour le travail que nous avons accompli afin de faire passer Claro au cloud », déclare Ariel Mihovilovic, associé chez Claro & Cia.

Comment NetDocuments répond à vos besoins

Le choix d'un système de gestion documentaire (DMS) peut s'avérer difficile, mais nous voulons vous faciliter la tâche. Dans la quatrième partie de cette série, nous vous avons fourni une liste de questions à poser à chaque fournisseur de DMS que vous envisagez. Voici un aperçu de ce que nous vous dirons lorsque vous poserez ces questions à NetDocuments :

Notre plateforme dépasse les attentes

NetDocuments s'intègre aux plateformes technologiques juridiques et commerciales les plus populaires, et offre de nombreuses fonctionnalités intégrées pour vous aider à travailler encore plus efficacement entre les systèmes.

Nous accordons une grande importance à la conformité et nous nous tenons informés des lois, réglementations et certifications en vigueur. Notre sécurité est optimale, avec un cryptage de niveau militaire, des contrôles d'accès utilisateur, une protection contre la perte de données, et bien plus encore.

Comme nous l'avons déjà mentionné, NetDocuments est conçu pour vous offrir la mobilité dont vous avez besoin, afin que vous puissiez accéder à toutes vos données, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

L'organisation centrée sur les documents est une fonctionnalité standard de NetDocuments,la plateforme de gestion documentaire pour les cabinets d'avocats. Vous pouvez facilement rechercher et filtrer les résultats pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

NetDocuments vous permet de collaborer facilement et en toute sécurité avec des parties prenantes internes et externes.

Si vous souhaitez tirer encore davantage parti de votre expérience NetDocuments, découvrez nos outils et fonctionnalités supplémentaires, notamment ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder et ndOffice.

Nous accordons la priorité à nos clients

En tant que véritable cloud multi-locataires, nous pouvons vous aider à démarrer avec une preuve de concept en 1 à 2 jours, contrairement aux solutions hébergées qui prennent plus de temps.

Comme nous proposons une véritable solution cloud, vos documents sont migrés une seule fois, sans jamais être exposés.

Le temps de disponibilité annuel moyen de NetDocuments est de 99,979 %. Vous pouvez vérifier à tout moment l'état du service sur trust-us.netdocuments.com.

Nous serons ravis de vous mettre en relation avec nos clients actuels qui pourront vous donner leur avis sincère sur notre plateforme et nos services.

Ce que nos clients ont à dire

Voici quelques autres avantages que nos clients ont découverts en utilisant NetDocuments :

NetDocuments est facile à utiliser (et à adopter).

« Nous avons étudié différentes options et avons conclu que NetDocuments était la solution la plus conviviale et la plus rentable. »

Sheri M. Stone, administratrice, Aronberg Goldgehn

« Intuitif par nature. »

Janet L. Bender, administratrice du cabinet Maser Law

« Au terme d'un processus de mise en œuvre de six mois, nous faisons le bilan et nous ne pourrions être plus satisfaits. Nous avons beaucoup appris au cours de ce processus et avons bénéficié d'une expérience de migration sans faille. Le travail a été impeccable. Toute l'équipe NetDocuments nous a fait forte impression. »

Ariel Mihovilovic, associé, Claro & Cia.

« Nous avons plus de 850 personnes qui travaillent à distance et la plateforme NetDocuments nous a permis de continuer à travailler en collaboration entre nous et avec les clients de notre cabinet sans perdre une miette. »

Jared Gullbergh, directeur principal, Gouvernance de l'information et gestion des services technologiques, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

« Si nous n'étions pas passés de notre ancien système de gestion documentaire à NetDocuments [avant la COVID-19], notre cabinet aurait vécu un véritable cauchemar. Nous aurions connu une interruption significative de nos activités pendant la configuration et la mise en œuvre d'un système permettant à tous d'accéder aux dossiers de nos clients. Grâce à NetDocuments, nous n'avons subi aucun ralentissement de notre productivité. »

Kathy J. Hamilton, directrice, The Blum Firm, P.C.

« [Grâce à NetDocuments], nos avocats peuvent travailler plus efficacement et de manière plus collaborative, et nous travaillons plus intelligemment. Nous avons un accès instantané, les fichiers sont au bon endroit et, par conséquent, nous répondons mieux aux clients. »

Kate Laycock, analyste commerciale en informatique, Shulmans

La solution NetDocuments

Il existe plusieurs façons de relever les défis liés à la gestion des documents dans votre entreprise. Mais toutes les solutions ne se valent pas.

En réalité, il n'existe qu'un seul véritable fournisseur de système de gestion documentaire dans le cloud spécialement conçu pour les avocats et les professionnels du droit : NetDocuments.

Pour en savoir plus sur les avantages que NetDocuments peut apporter à votre entreprise, contactez-nous pour parler à un expert en solutions commerciales au (866) 638-3627 ou cliquez ici pour demander une démonstration.